آموزش شایستگی شغلی و سوالات آزمون آن

هنگام استخدام در برخی از شرکت‌ها یا سازمان‌ها، درباره شایستگی شغلی سوال می‌شود، یا در فرم‌ها و آگهی‌های استخدامی، انواع شایستگی شغلی و سوالات شایستگی محور مورد نیاز برای شغلی که تعیین شده است، دیده می‌شود. شایستگی‌ها ترکیبی از یک یا چند مهارت هستند. این مهارت‌ها با توانایی‌ها، دانش و رفتارهای فردی ترکیب شده و مفهوم شایستگی را شکل می‌دهند.

طبق پژوهش‌های مختلف، تعاریف متفاوتی برای شایستگی شغلی ارائه شده است. اما به طور کلی می‌توان گفت مجموعه‌ای از دانش، توانمندی و مهارت‌های فرد است که او را به شکل موثر، قادر به انجام کار و وظایف خود می‌کند. ترکیب مهارت و توانایی‌ها، ایجاد شایستگی را به دنبال دارد و به عنوان الگویی در مدیریت منابع انسانی است که مدیریت منابع انسانی شایستگی محور را ایجاد کرده است. در این الگو سایر فرایندهای مدیریت منابع انسانی نیز بر اساس مرکز قرار دادن شایستگی‌ها، طراحی و پیاده‌سازی می‌شود.

شایستگی شغلی اهمیت زیادی در موفقیت سازمان دارد. برای انجام مناسب یک شغل باید انواع مهارت‌های پایه‌ای، مدیریت منابع و شایستگی، حل مسائل پیچیده، مهارت‌های اجتماعی، مهارت‌های فنی و مهارت‌های سیستمی مورد بررسی قرار گیرد. برای آموزش شایستگی شغلی و کسب مهارت و همچنین تنظیم اصولی و توسعه این موارد، پیشنهاد می‌شود در دوره آموزش مدیریت منابع انسانی شرکت شود.

شایستگی شغلی

شایستگی، دانش، مهارت، خصوصیت شخصی، تجربه، علایق و توانمندی مرتبط با شغل است که باعث می‌شود دارنده آن، مسئولیت خود را در سطحی بالاتر از حد متوسط ایفا کند. در واقع شایستگی یک الگویی ارائه می‌دهد که عملکرد برتر فرد در شغل را نشان می‌دهد.

شایستگی‌ها، بر رفتارهای هدفمند دلالت داشته و شامل عناصری مثل قابلیت‌ها یا مهارت‌ها، دانش و آگاهی، نگرش و ارزش، ویژگی و انگیزه است. بخشی از آن‌ها از جمله دانش و مهارت مشهود بوده و به سرعت قابل ارزیابی هستند. اما بخشی از آن‌ها مثل خصوصیات شخصی، انگیزه و استعداد، کمتر مشهود هستند و برای اینکه آن‌ها را کشف کنیم، به زمان بیشتر و همچنین ابزارهایی مثل کانون ارزیابی و توسعه نیاز داریم. از این طریق، می‌توان میزان شایستگی در افراد مورد ارزیابی و سنجش قرار داد. برای توسعه و تقویت این مهارت‌ها در افراد، می‌توان به آموزش شایستگی شغلی بسنده کرد.

کاربرد شایستگی شغلی

از شایستگی می‌توان به فرایندهای مدیریت منابع انسانی، ارزیابی عملکرد، جذب، استخدام و… بهره‌گیری کرد. در واقع به کارگیری این رویکرد، یکی از بهترین و مناسب‌ترین روش‌ها محسوب می‌شود. شایستگی انواع مختلفی دارد که شامل موارد زیر است:

• شایستگی عمومی: این شایستگی صرف نظر از کارکرد یا سطح، برای همه کارکنان لازم و ضروری است.
• شایستگی اختصاصی: شایستگی‌های خاصی است که برای انجام هر شغلی، در سازمان یا در فضای کاری معین، ضروری و حیاتی است.
• شایستگی مدیریتی: این شایستگی برای کارکنانی لازم و ضروری است که مسئولیت‌های سرپرستی و مدیریتی در هر حوزه را بر عهده دارند.

روش‌های مختلفی برای استخراج شایستگی‌ها و تدوین مدل شایستگی وجود دارند. از جمله این روش‌ها می‌توان به مصاحبه با مدیران ارشد سازمان، مصاحبه با مدیران موفق صنعت، روش‌های پرسشنامه‌ای، مطالعه برنامه استراتژیک، مطالعات الگوبرداری و مطالعه شرح شغل اشاره کرد.

اهمیت شایستگی شغلی

مدل شایستگی، یکی از ابزارهایی است که تیم‌های منابع انسانی سازمان‌های موفق، برای تعیین مهارت‌ها و شایستگی‌های لازم جهت تکمیل و حفظ یک نقش خاص مورد استفاده قرار می‌دهند. فرایندهایی که مبتنی بر این مدل هستند، از چهارچوب شایستگی جهت همسوسازی اهداف استراتژیک و همچنین فرایند‌های کلیدی کسب و کار استفاده می‌کنند.

این مدل راهنمای خوبی برای جنبه‌های مختلف منابع انسانی بوده و کسب و کارها و سازمان‌های موفق چگونگی استفاده از سرمایه دانش خود برای عملکرد بهینه را می‌دانند. شایستگی، داشتن توانایی و کیفیت لازم است. به طور کلی شایستگی ترکیبی از مهارت‌ها دانش و توانایی‌ها و همچنین برخی از ویژگی‌های شخصی است که می‌توان با آموزش شایستگی شغلی، این مهارت‌ها را توسعه داد.

مدیریت شایستگی کارکنان

مدیریت شایستگی دستورالعمل‌هایی است که بخش منابع انسانی هر سازمان تهیه می‌کند و بر آن اساس مهارت‌ها دانش و رفتارهای خاصی تعیین می‌شود. این مهارت‌ها کارمند را قادر می‌سازد تا کار خود را با موفقیت انجام دهد.

این سیستم موارد زیر را به دنبال دارد:

• تعریف نیازهای شایستگی در سازمان
• ارزیابی کارکنان
• شناسایی شکاف‌ها
• گسترش قابلیت‌ها
• روان و خودکارسازی برنامه‌ریزی یادگیری و توسعه آن
• در اختیار قرار دادن دید وسیعی از داده‌ها به مدیریت و تیم منابع انسانی
• کاربردی ساختن روند انجام فعالیت‌های مهم سازمان با کاهش بار اداری

اطمینان از توانایی‌های تیم و کیفیت‌های لازم برای رسیدن به موفقیت برای هر کسب و کاری اهمیت داشته، به تقویت و نشان دادن فرهنگ اصلی سازمان کمک کرده و تفاوت‌های آن را با رقبای دیگر برجسته می‌کند. به همین دلیل هر سازمانی یک چهارچوب شایستگی دارد که شامل شایستگی اصلی و کاربردی است. از این رو استاندارد آموزش شایستگی و مدیریت آن، شایستگی‌های اصلی یک سازمان را پوشش می‌دهد.

به کارگیری شایستگی شغلی

بسیاری از سازمان‌ها، زمانی که می‌خواهند نیروی جدیدی استخدام کنند، صرفاً به مهارت‌های تخصصی توجه می‌کنند. اما سازمان‌ها و شرکت‌هایی که دارای یک مدیر منابع انسانی با تجربه هستند، علاوه بر اینکه مهارت‌های سخت و تخصصی را در نظر می‌گیرند، به سایر مهارت‌های او از جمله مهارت‌های نرم و ارتباطی توجه می‌کند. زیرا این سازمان‌ها، به تاثیر این مهارت‌ها روی موفقیت نیرو در جایگاه شغلی که دارد، پی برده‌اند.

هر شخصی برای اینکه به جایگاه شغلی مورد نظر خود برسد، به داشتن صلاحیت شغلی و شایستگی نیاز دارد. به همین دلیل اگر به عنوان یک مدیر اجرایی یا مدیر منابع انسانی یک سازمان، قصد استخدام شخصی را دارید، بهتر است مفاهیمی مثل مدل شایستگی و توصیف شغل را در نظر بگیرید. این دو عبارت مفهوم متفاوتی دارند، اما در فرایند استخدام سازمانی کاملاً با یکدیگر مرتبط هستند.

مدل شایستگی در انتخاب آموزش و ارزیابی منابع انسانی و متخصصان، نقش بسیار مهمی دارد. از این رو سازمان‌ها می‌توانند برای کمک به ساختار و تیم‌های خود از مدل‌های شایستگی استفاده کرده و آن‌ها را در جهت موفقیت سازمانی هدایت نمایند و باعث توسعه اهداف سازمانی شوند. اگر در سازمان، مدل شایستگی به خوبی طراحی و اجرا شود، می‌توانند مناسب‌ترین و شایسته‌ترین افراد را یافته و منجر به بهبود عملکرد آن‌ها شود.

آزمون شایستگی شغلی

امروزه برای استخدام، از معیارها و روش‌های مناسب‌تری مثل آزمون شایستگی شغلی استفاده می‌شود. ویژگی‌ها و زمینه‌های این شایستگی‌ها بسیار زیاد است.

هر مجموعه و سازمان با توجه به نیازهای خود سوالات خاصی را می‌پرسد. در آزمون‌ها و مصاحبه‌های سازمان‌ها، ممکن است در وهله اول، فقط قسمت‌های مهارت و دانشی شایستگی شغلی دیده شود، اما قسمت اعظم آن به انگیزه‌ها و ویژگی‌های فردی مربوط می‌شود. دیدن نقاط قوت خود و تاکید بر آن‌ها در مصاحبه‌های کاری از اهمیت بالایی برخوردار است.

از مهم‌ترین سوالات شایستگی شغلی که در مصاحبه‌ها می‌پرسند و برای بسیاری از مجموعه‌ها حائز اهمیت است، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. شایستگی‌های مدیریت کارکنان

داشتن این شایستگی‌ها نه تنها مختص مدیران است، بلکه داشتن حداقل‌های آن برای تمام کارمندان نیز ضروری است. این شایستگی به 4 دسته تقسیم می‌شود:

• مدیریت عملکرد: چگونگی عملکرد شما در موقعیت‌های حساس و چالش‌های کوچک و بزرگ یکی از ویژگی‌های مدیریتی است.
• شناخت، آموزش، گسترش استعداد و مهارت دیگران: در این ویژگی کارفرما از شما با انجام مسئولیت‌های خود و دادن وظایف مربوط به همکاران می‌خواهد، مهارت‌های شما و همکاران را بسنجد. همچنین از شما توقع دارد که همواره در حال آموزش دیدن خود و آموزش دادن باشید و مهارت‌های خود را افزایش دهید. مدیریت استعداد در سازمان بر عهده واحد منابع انسانی است.
• کوچینگ و منتورینگ: در این مورد از شما انتظار گوش دادن به پرسش‌های دیگران و به دنبال جواب کارساز بودن دارند. بعد از آن شما می‌توانید تجربیات خود را در میان بگذارید.
• انجام کارها به صورت گروهی: از جمله کارهایی که می‌توان در این زمینه انجام داد، تشویق اعضا به انجام دادن کارهای گروهی و همچنین شنیدن و برخورد مناسب با همه انتقادات و پیشنهادات است.

در مصاحبه کاری ممکن است با نمونه سوالات شایستگی شغلی زیر آشنا شوید:

• آیا تا به حال همکار یا کارفرما از شما خواسته تا دروغ بگویید؟
• آیا به صورت گروهی کار کرده‌اید؟
• درباره مهارت‌های مدیریتی خود صحبت کنید.
• یکی از چالش‌هایی که با آن مواجه شدید و عملکرد خود را نسبت به آن تعریف کنید.
• درباره تجربه کاری خود در شرایطی که تحت فشار بودید، صحبت کنید.

2. شایستگی توسعه فردی

شایستگی توسعه فردی یکی از دیگر از مهم‌ترین سوالات شایستگی شغلی است. توسعه فردی ویژگی است که در راستای پیشرفت مهارت‌ها و استعدادهای خود و دیگران بوده و راه‌های زیادی برای توسعه آن وجود دارد. در این بخش، شایستگی‌ها ارزیابی شده، هدف‌هایی که سازمان در نظر دارد مشخص می‌شود و از افراد انتظار می‌رود که قابلیت‌های خود را به حداکثر برسانند. استفاده از الگوهای ذهنی، کمال طلبی و پیشرفت کاری مهارت‌های این شایستگی هستند.

• الگوهای ذهنی: برقراری الگوی ذهنی می‌تواند پیدا کردن رابطه بین مفاهیم و ایده‌هایی باشد که در سر دارید. آن‌ها را روی کاغذ رسم کنید، ایده‌های پیچیده را ساده سازی کنید و آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارید.
• پیشرفت کاری: این مورد مربوط به پیشبرد اهداف است، پس آن را با پیشرفت شخصی اشتباه نگیرید. هرچند که هر دو با یکدیگر مرتبط هستند. تلاش برای پیشرفت دیگران، تقسیم مسئولیت و پیدا کردن بهترین راه برای پیشبرد اهداف سازمان، پیشرفت کاری را به دنبال دارند.
• کمال طلبی: اینکه چگونه با چالش‌ها برخورد کنید، راه‌های جدید پیدا کنید، همواره خود را محک بزنید و بر اساس آمار و ارقام خود را بسنجید روش‌هایی برای رسیدن به کمال طلبی هستند.

سوالاتی که ممکن است در مصاحبه کاری با آن‌ها مواجه شوید، عبارتند از:

• نقاط قوت خود را نام ببرید.
• نقطه ضعفتان چیست؟
• آیا منافع سازمان را به منافع شخصی خود ترجیح می‌دهید؟
• آیا فرد موفقی هستید؟ دستاوردهایی را که کسب کردید را بیان کنید.
• چگونه کم تجربه بودن خود را حل می‌کنید؟

3. شایستگی مهارت‌های ارتباطی

شایستگی و مهارت‌های ارتباطی یک سوال شایستگی شغلی است که اهمیت زیادی دارد. در این ویژگی دارای 4 مهارت کاربردی است که می‌توان از آن‌ها در ارتباطات خود با مشتری یا همکاران بهره‎‌مندشد.

• مهارت ترغیب: این مهارت در بازاریابی و یا به امضا رفتن قرارداد اهمیت زیادی دارد. در این زمینه باید روابط محکم حین مذاکرات ایجاد شود و همچنین نگرانی‌ها و راه‌حل‌های موجود ارائه شود.
• مهارت نوشتاری: در نوشتن باید از جملات روشن استفاده کرد و از تکلف دوری نمود. زیرا بسیاری از اطلاعات به صورت مکتوب منتقل می‌شوند.
• گوش کردن و مکالمه: حین گفت و گو باید ارتباط چشمی را حفظ کرده و صحبت کردن شفاف باشد.
• درک عاطفی: درک عاطفی مهارتی است که در محیط‌های کاری آموزشی و خدمات رفاهی کاربرد بیشتری دارد. درک و کنترل عواطف و استفاده از این مهارت، در درک عواطف دیگران از جمله مهارت‌های شایستگی ارتباطی است.

در این بخش ممکن است سوال‌های زیر پرسیده شود:

• آیا اهل کار تیمی هستید؟
• نظر همکارانتان درباره شما چیست؟

4. شایستگی‌های رهبری و آزمون شایستگی شغلی

با مشخص شدن اهداف سازمان، می‌توان انتخاب‌های بهتری برای پست‌های مدیریتی و شرایطی که به آن‌ها نیاز است، داشت. پس نیروهایی انتخاب می‌شوند که مهارت و هماهنگی بیشتری دارند.

• مدیریت استراتژیک: فرد باید به طور همزمان رابطه رقابتی را حفظ کرده و داده‌های مجموعه را بررسی کند. در این صورت با تحلیل همزمان می‌تواند تصمیم‌های آگاهانه‌ای در رابطه با آن بگیرد.
• برنامه‌ریزی: شخص باید بتواند مشکلات را پیش بینی کند و برنامه‌ریزی‌های قابل انعطافی را برای آن‌ها ارائه دهد. همچنین باید با نیازهای مجموعه آگاه بوده و برنامه‌ریزی مناسبی برای آن‌ها داشته باشد.
• مدیریت تغییرات: فرد باید تغییرات و چالش‌هایی که در مجموعه وجود دارد را بپذیرد، بقیه افراد را از نظر روحی پشتیبانی کند و برنامه مناسبی در مواجهه با چالش‌ها ارائه دهد.
• تشویق کردن و انگیزه دادن: یکی از ویژگی‌های مهمی است که در رهبری ایفا می‌کند، ایجاد انگیزه در کارکنان سازمان است. شخص باید به پیشنهادات و نظرات بقیه گوش کرده، آن‌ها را تحلیل نماید، با لحن و رفتار مناسب آن‌ها را تشویق کند و انتظارات خود را به وضوح بیان نماید.

از جمله نمونه سوالات شایستگی شغلی که ممکن است در مصاحبه با آن‌ها مواجه شوید، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مهمترین تصمیمی که در طول شغل قبلی خود گرفته‌اید چه بود؟
• به نظر شما چه شخصی صلاحیت این پست را دارد؟
• روحیه انتقاد پذیری در شما چگونه است؟
• اشتباهاتی که در گذشته انجام داده‌اید چه بوده و چه نتیجه‌ای از آن‌ها گرفته‌اید؟
• چه ویژگی در همکارتان آزاردهنده است؟

5. شایستگی‌های استدلال منطقی

شایستگی استدلال منطقی یک سوال شایستگی شغلی مهم دیگر است. این ویژگی نوعی بررسی داده و تحقیق روی آن بوده که برای گرفتن بهترین تصمیم ممکن است و به صورت زیر دسته‌بندی می‌شود:

• تصمیم گیری: در تصمیم گیری علاوه بر اینکه باید مسائل را اولویت بندی کنید، باید داده‌ها و اطلاعات را نیز به درستی بررسی کرده و بهترین تصمیم ممکن را بگیرید.
• شناسایی الگوها و ارتباطات: این مهارت در مشاغلی مانند بازاریابی، تحلیل کسب و کارها و مدیریت عمومی شناختن الگوها و پیدا کردن ناهماهنگی در آن‌ها بسیار حائز اهمیت است.
• رویکرد هوشمند: در این مهارت، وظایف و کارها به واحدهای کوچک‌تری تقسیم شده و سپس بین اعضای گروه تقسیم می‌شود.
• تحقیق: تحقیق به روش درست، منجر به قوت یافتن تصمیم‌گیری‌های مهم می‌شود. در این مهارت، توانایی شناسایی منابع و استخراج داده‌ها از آن بسیار مهم است.
• حل مسئله: حل مسئله در واقع چگونگی مواجه شدن با چالش‌ها است، که باید ریشه مشکلات و دلیل به وجود آمدن آن را تشخیص دهید. سپس با توجه به اطلاعاتی دارید، آن را برای رسیدن به پاسخ درست سازماندهی کنید.

نمونه سوالاتی که ممکن است در مصاحبه‌های کاری در این زمینه پرسیده شود عبارتند از:

• درباره پروژه‌ای که در آن شکست خوردید و پروژه‌ای را که در آن موفقیت کسب کرده‌اید، توضیح دهید.
• چگونه زمانی را که باید چند کار مهم را به صورت همزمان انجام می‌دادی را مدیریت کردید؟

6. شایستگی‌های مشترک

همانطور که از اسم شایستگی مشترک پیداست، این ویژگی بین همه مشاغل یکسان است و سوالات عمومی آزمون از این دسته طرح می‌شود. این ویژگی‌ها شامل موارد زیر هستند:

• امانت‌داری: امانت‌داری به معنای این است که بدون کنترل، وظیفه و کار خود را به درستی انجام دهید. با مشتریان و همکاران، صادق بوده و در قبال کارهایتان مسئولیت‌پذیر باشید.
• تدبیر
• مدیریت استرس
• تیزبینی
• برنامه ریزی

موارد زیر نمونه سوالات شایستگی شغلی که ممکن است پرسیده شود:

• درباره خودتان بگویید.
• چه مدت بیکار بودید؟
• چرا شغل سابق خو را ترک کردید؟
• چه اطلاعاتی در مورد کارهایی که انجام می‌دهیم دارید؟

جمع بندی

در این مقاله برنادل به بررسی اهمیت شایستگی شغلی، آزمون و سوالات شایستگی محور پرداختیم. به طور کلی سعی کنید، در هر مصاحبه کاری که شرکت می‌کنید، صداقت را در نظر بگیرید. استفاده کردن از مدیریت شایستگی کارکنان و رویکرد سیستماتیک، برای سنجیدن مهارت‌ها و شایستگی‌های فردی، چشم اندازی کلی از دانش سازمان را در اختیار رهبران، مدیران و کارفرمایان قرار می‌دهد. این اطلاعات می‌توانند باعث بهبود یافتن عملکرد منابع انسانی، کاهش یافتن هزینه‌های آموزشی، بهبود فرایند استخدام و … شوند.

برای تقویت مهارت و تنظیم اصولی این موارد در سازمان ها باید در (دوره منابع انسانی) شرکت شود. زیرا مهارت‌های مختلفی از جمله مهارت‌های پایه‌ای، فنی، سیستمی، اجتماعی، مدیریت و… را توسعه داده و به تقویت آن کمک می‌کند و برای استخدام و توسعه در سازمان‌ها لازم و ضروری است. این دوره طبق استاندارد آموزش شایستگی در اختیار شما قرار می‌گیرد. امکان پرداخت قسطی برای این دوره وجود دارد و به صورت دوره‌ای نیز آپدیت می‌شود تا اطلاعات خود را برای همیشه به روز نگه دارید. همچنین به دلیل برگزاری در بستر اسپات پلیر، شما را محدود به زمان و مکان خاص نمی‌کند.