نحوه تذکر به کارمند و پرسنل چگونه است؟

در هر سازمان یا شرکتی این احتمال وجود دارد که کارمندان گاهی اوقات نافرمانی کنند یا به قوانین و مقررات عمل نکنند. بنابراین دانستن نحوه تذکر به کارمند و کنترل کارمندان و پرسنل شرکت یا سازمان نقش بسزایی در مدیریت درست منابع انسانی یک شرکت یا سازمان دارد. نحوه مدیریت کارکنان و کارمندان مشکل ساز و تذکر به کارمندانی که توصیهها و تذکرات مدیر بخش منابع انسانی را قبول نمیکنند یا به دستورالعملها گوش نمیدهند، چگونه است؟
بیشتر مدیران و صاحبان کسب و کارهای مختلف از برخورد با کارمندی که دستورالعملها و قوانین شرکت را رعایت نکرده، طفره میروند. زیرا حتی مدیران کارکشته هم در ارائه بازخورد و نحوه رسیدگی به نافرمانیهای کارمندان و کارکنان با مشکل مواجه میشوند.
با این وجود ضروری است قبل از اینکه نافرمانیها و عدم رعایت قوانین و مقررات توسط بعضی از پرسنل و کارمندان شرکت، تبدیل به بحرانهای داخلی شوند، به موضوع مهم نحوه تذکر به کارمندان بپردازیم.
بنابراین درک و آگاهی از تکنیکهای مختلف برای رسیدگی به نافرمانی و چگونگی تذکر به کارمندان در یک شرکت یا سازمان بسیار مهم و ضروری است که از جمله مباحث مهم در دوره آموزش مدیریت منابع انسانی به حساب میآید. به همین دلیل در این مقاله قصد داریم در خصوص نحوه اخطار به کارمند صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
آنچه در این مطلب خواهید خواند
Toggleنحوه تذکر به کارمند
تذکر شفاهی در محل کار برای تنبیه و مدیریت کارمندانی که یک یا چند دستورالعمل یا قوانین و مقررات شرکت یا سازمان را نقض کردهاند یا رفتار غیر قابل قبول و غیر حرفهای در محل کار از خود نشان دادهاند، مورد استفاده قرار میگیرد. به این شکل میتوانید به کارمندان بفهمانید که رفتار یا عملکرد آنها مطابق با استانداردهای شرکت یا سازمان شما نیست. تذکر شفاهی به کارمند اولین گام در فرآیند انضباطی است و به کارمند این فرصت را میدهد که عملکرد یا رفتار خود را پیش از انجام اقدامات شدیدتر و جدیتر بهبود ببخشد.
در نحوه اخطار و تذکر شفاهی چندین مرحله وجود دارد که هر کدام از این موارد را باید به ترتیب انجام دهید تا به نتیجهی مطلوبی برسید. این مراحل عبارتند از:
-
کارمند شرکت را به یک اتاق خصوصی ببرید
همیشه در چنین شرایطی برای برخورد با کارمند باید در یک دفتر یا اتاق خصوصی و در صورتی که شرکت شما از راه دور است باید تماس ویدیویی بگیرید و مسائل را با کارمندان و پرسنل خود در میان بگذارید. البته قبل از اینکه آنها را به اتاق بیاورید، دلیل کلی این درخواست را که چرا باید آنها را به صورت خصوصی ملاقات کنید به آنها اطلاع دهید. به این نکته توجه داشته باشید که سایر کارمندان شرکت یا سازمان نباید در این موضوع دخالت کنند. با این وجود میتوانید ناظر دیگری را به عنوان شاهد بگنجانید که میتواند مواردی را که در جلسه مطرح شده است را بازگو کند. همچنین ممکن است به کارمند مورد نظر اجازه دهید در صورت تمایل یک همکار یا یک فرد را برای پشتیبانی همراه خود بیاورد.
-
مسئله را به وضوح بیان کنید
به هنگام تذکر به کارمند باید مستقیماً سر اصل مطلب بروید و به کارمند شرکت یا سازمان خود بگویید اصل موضوع چیست و توضیح دهید که چرا اقدامات و رفتارهای او یک نگرانی یا مشکل برای سازمان یا شرکت است. یک مثال خاص از موضوع بیاورید تا کارمند مورد نظر به طور کامل متوجه صحبتهای شما شود و مهم بودن مسئله را به خوبی درک کند.
-
در مورد تغییراتی که کارمند باید ایجاد کند گفتگو کنید
اجازه دهید کارمند و پرسنل شرکت شما بداند که برایتان ارزشمند است و برای او احترام زیادی قائل هستید و به همین دلیل از او میخواهید که رفتارش را تغییر دهد. اطمینان حاصل کنید که در مورد تغییراتی که او باید انجام دهد به طور کامل آگاه است. همچنین یک برنامه بهبود عملکرد میتواند مراحل و انتظارات خاصی را برای پیشگیری از سردرگمی پرسنل و کارمندان شرکت یا سازمان شما تعریف کند.
-
یک چارچوب زمانی برای اصلاح کارمند به او ارائه دهید
برای پیشگیری از اقدامات انضباطی بیشتر، یک چارچوب زمانی مشخص برای اصلاح موضوع برای کارمند مورد نظر تعیین کنید. این موضوع بسته به مسئلهای که باید اصلاح شود و بسته به سیاستها یا اهداف شرکت یا سازمان شما میتواند 1 ماه، 3 ماه یا 6 ماه باشد.
-
عواقب را بیان کنید
اگر کارمند و پرسنل مورد نظر نتواند مشکل فعلی را در بازه زمانی که به او میدهید اصلاح کند، از عواقب این کار آگاهش کنید و به او بفهمانید که در مورد این موضوع کاملاً جدی هستید. این کار به کارمند فرصت میدهد تا جدیت موضوع را درک کند و رفتار خود را بر اساس آن اصلاح کند و تغییرات لازم را در عملکرد خود ایجاد کند.
-
برای تغییر حمایت کنید
آخرین نکتهای که لازم است به آن توجه داشته باشید، حمایت از کارمند خود برای ایجاد تغییرات در رفتار و عملکرد خود است. بنابراین حمایت لازم را برای کمک به کارمند یا پرسنل شرکت خود در ایجاد تغییرات مورد نیاز ارائه دهید. به این نکته نیز توجه داشته باشید که اگر کارمند وظایف شغلی خود را به درستی انجام نمیدهد، ممکن است به آموزش، ابزار اضافی یا یک مربی برای آسانتر کردن کار نیاز داشته باشد. کارمندی که همیشه دیر میکند و سر موقع سر کار نمیآید، ممکن است از یک برنامه کاری انعطاف پذیر بهرهمند شود.
[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/08/good-human-resources-manager.jpg” button_text=”ویژگی های یک مدیر منابع انسانی موفق” button_link=”https://bornadel.academy/how-to-become-a-good-human-resource-manager/”]مدیر منابع انسانی موفق چه چیزهایی باید بداند؟[/cta_box]
دلایل رایج برای اخطار شفاهی به کارمندان در محل کار
برخی از دلایل رایج برای صدور تذکر به پرسنل در شرکت یا سازمان عبارتند از:
- غیبت: کارمندانی که مدام غیبت میکنند به بهرهوری شرکت یا سازمان شما آسیب میرسانند و هزینههای شما را افزایش میدهند. در مورد غیبتهای مکرر با کارمندان گفت و گو کنید و برای بهبود حضور آنها در شرکت خود برنامه ریزی کنید.
- عملکرد ضعیف: کارمندانی که به اشتباهات مشابه ادامه میدهند، به عنوان یک عضو از تیم کار نمیکند و ضرب الاجلها را از دست میدهند یا انگیزهای در کار ندارند، ممکن است برای بهبود عملکرد خود و ایجاد انگیزه در کارکنان سازمان نیاز به هشدار و تذکر شفاهی داشته باشند.
- نادیده گرفتن مراحل ایمنی: نادیده گرفتن مراحل مهم ایمنی کارمندان، سایر کارکنان و شرکت یا سازمان شما را در معرض خطر قرار میدهند. در وهله اول یک تذکر شفاهی برای یادآوری اهمیت ایمنی به کارمندان بدهید.
- شکستن خط مشیهای سازمان: شما خط مشیها و رویههای سازمانی دارید که انتظار دارید همه کارمندان و کارکنان از آن پیروی کنند. برای نخستین تخلف، اخطار و تذکر شفاهی میتواند به اصلاح مشکل کمک کند.
نکاتی برای شما به هنگام تذکر به پرسنل به عنوان مدیر
به عنوان یک مدیر باید به یک سری مسائل آگاهی داشته باشید و یک سری نکات را به هنگام تذکر شفاهی به پرسنل شرکت یا سازمان خود رعایت کنید که این موضوع اهمیت منابع انسانی در سازمان را نشان میدهد تا بتواند برخورد صحیحی در چنین شرایط داشته باشد.
این نکات مهم و ضروری شامل موارد زیر است:
-
مشکل را نادیده نگیرید.
اگر کارمندی مشکلی را حتی غیر عمدی ایجاد میکند، این نکته بسیار مهم است که به سرعت به این موضوع رسیدگی کنید و مشکل به وجود آمده توسط آن کارمند را نادیده نگیرید. زیرا با نادیده گرفتن مشکل به وجود آمده به این امید که مشکل خود به خود حل خواهد شد، نه تنها خود را در موقعیت و شرایط بدتری قرار میدهید بلکه به کارکنان و کارمندان مشکل ساز شرکت یا سازمان خود نیز این اجازه را میدهید که کار غیر قابل قبول و اشتباه خود را دوباره تکرار کنند.
چنین نگرش و انتخابی میتواند برای سایر کارمندان و کارکنان که در سازمان یا شرکت شما کار میکنند هم مشکل ساز باشد و گرهای که به راحتی قابل باز شدن بود را تبدیل به مشکلی لاینحل کند و مدیریت و کنترل کارمندان و کارکنان مشکل ساز را برای شما از قبل سختتر و دشوارتر کند. بنابراین بهترین روش و تکنیک در تذکر به کارمند این است که در نخستین و مناسبترین فرصت و در فضایی کاملاً خصوصی، در مورد این مسئله با پرسنل مورد نظر شرکت صحبت کنید.
-
ریشه مشکل را پیدا کنید.
مهمترین بخش از تذکر شفاهی به کارمندان کنترل خود به هنگام صحبت با آنها و مودبانه و محترمانه رفتار کردن است.
در زمان تذکر به کارمندان در کنار محترمانه و مودبانه صحبت کردن باید مطمئن شوید که هدف و پیام خود را به طور واضح و شفاف و موثر به آنها بیان کنید. اگر در پایان جلسه خصوصی کارمند مورد نظر متوجه اصل پیام شما نشده باشد و بخش یا بخشهایی از مکالمات و گفت و گوی شما برای کارمند گنگ و مبهم بوده باشد و کاملاً متوجه اصل مطلب و منظور شما نشده باشد، خروجی جلسه شما مطلوب نخواهد بود و قاعدتاً شما هم به هدف مورد نظر خود نخواهید رسید.
بنابرین در طول مکالمه و گفت و گو با کارمند مورد نظر، سعی کنید ریشه مشکل به وجود آمده را کشف کنید. در زمان جلسه خصوصی خود با کارمند به او این فرصت را بدهید که داستان را از زاویه دید خود برای شما تشریح کند. زیرا زاویه تشریح شده از طرف کارمند، ممکن است بُعد جدیدی از ماجرا را برای شما نمایان کند. این نکته را به هیچ وجه فراموش نکنید که نحوه کنترل کارمندان ارتباط مستقیمی با نحوه رفتار شما با آنها دارد.
مشکل از دانش است یا نگرش؟
البته در تمام طول جلسه تان با کارمند مورد نظر باید به این سوال پاسخ دهید که آیا مشکل از دانش است یا نگرش؟
ممکن است مسئلهای را که فکر میکردید ناشی از یک نگرش و تفکر منفی است میتواند نتیجه آموزش ضعیف یا ناکافی باشد، چیزی که شاید ناشی از کوتاهی یا قصور کارمند شما نبوده باشد. شاید او بی اطلاع بوده یا آموزشهای لازم را ندیده باشد و کارمند مورد نظر واقعاً نمیدانسته که کاری که انجام میدهد اشتباه است و برخلاف دستورالعملهای شرکت شما است.
بنابراین پیش از هرگونه تصمیم و اقدامی در مورد نحوه تذکر شفاهی به کارمندان، ابتدا باید تعیین کنید که واقعاً چه کسی مقصر است، کارمندان یا خود سازمان. زیرا امکان دارد مشکل از فرآیندها یا عدم شفافیت در قوانین و مقررات سازمان بوده باشد که در این حالت باید برنامه ریزی لازم را برای بر طرف کردن چنین چالشی در دستور کار سازمان قرار دهید.
-
مسیر درست را تعیین کنید.
هیچ روش کلی و واحدی برای چگونگی روند صحیح تذکر به پرسنل وجود ندارد. این به این معنی است که شما باید بهترین قضاوت خود را به عنوان یک مدیر در واحد منابع انسانی شرکت به کار ببرید و به صلاح دید و اقتضای شرایط و موقعیت، راه حل درست و مناسبی را برای حل کردن مشکل به وجود آمده پیدا کنید. اگر چه پایبندی به سیاستها و قوانین شرکت و نحوه تذکر به کارمندان حائز اهمیت است. اما قضاوت منصفانه هم به همان اندازه مهم است.
تقویت مهارت خود با دوره منابع انسانی
برای تقویت مهارتهای خود در این زمینه و یادگیری روشهای صحیح تذکر به کارمند باید در دوره منابع انسانی شرکت کنید.
مدیر واحد منابع انسانی یک شرکت یا سازمان علاوه بر جذب و استخدام، وظیفه نگهداشت، بررسی عملکرد پرسنل و کارمندان شرکت، بررسی نیازمندیها همچون دورههای آموزشی و تجهیزات و… را بر عهده دارد. در حقیقت میتوان گفت وظیفه نیازسنجی بر عهده منابع انسانی است و تمام این مسائل و تکنیکهایی صحیح انجام چنین کارهایی را در این دوره برنادل میتوانید به طور کامل آموزش ببینید.
همچنین با شرکت در دوره میتوانید از مزایای بینظیری همچون آپدیت کاملاً رایگان شوید و در پایان مدرک فنی حرفهای برنادل را دریافت کنید. حتی اگر وارد بازار کار هم نشدهاید میتوانید به صورت قسطی ثبت نام کنید و با استفاده از ضمانت استخدام در پایان، وارد بازار کار شوید و در یک شرکت خوب مشغول به کار شوید.
[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/12/human-resource-management-models.jpg” button_text=”مدل های مدیریت منابع انسانی” button_link=”https://bornadel.academy/human-resource-management-models/”]انواع مدل های مدیریت منابع انسانی چیست؟[/cta_box]
سخن پایانی
به خاطر داشته باشید که نحوه تذکر به کارمند به این دلیل از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است که میتواند باعث عمیقتر شدن یا کم رنگ شدن ارتباط شما با تیم پرسنلیتان شود. با استفاده از راهکارهایی که در این مقاله ذکر شد میتوانید با مدیریت کارکنان و کارمندان مشکل ساز از بروز مجدد چنین مشکلهایی در سازمان یا شرکت پیشگیری کنید و با شرکت در دوره منابع انسانی آکادمی برنادل میتوانید روی تقویت مهارتهای خود در این زمینه کار کنید و با روشهای صحیح کنترل کارمندان شرکت یا سازمان خود به طور کامل آشنا شوید.
سرفصلها مطابق با آخرین نیازهای بازار کار است و تمامی ویدیوهای دورههای آکادمی برنادل در بستر اسپات پلیر ضبط میشود تا دانش پذیران بدون محدودیت داشتن در زمان و مکان، هر وقت که خواستند و در هر کجا که بودند، بتوانند به تماشای ویدیوها بپردازند.
همچنین امکان پرداخت اقساطی وجود دارد تا تمامی افرادی که قصد دارند در دوره شرکت کنند بتوانند از این فرصت استفاده کنند و از ضمانت استخدام در انتها نیز بهرهمند شوند.
در پایان امیدواریم از مطالب ارائه شده در این مقاله به خوبی استفاده کرده باشید و با شرکت در دوره منابع انسانی برنادل بتوانید در این موقعیت شغلی به خوبی بدرخشید و با تکنیکهایی که آموزش میبینید بتوانید به نحو احسن کارمندان و پرسنل شرکت را مدیریت کنید.