نوشتن شرح شغل یکی از مهم‌ترین اقدامات در زمینه مدیریت منابع انسانی و مدیریت سازمانی است. در واقع می‌توان گفت یک بیانیه یا سند نوشتاری جامع محسوب می‌شود که وظایف، مسئولیت‌ها، ویژگی‌ها و انتظارات مرتبط با یک موقعیت شغلی خاص در یک سازمان را تعیین می‌کند. توصیف یک شغل با ساختار مناسب، یک ابزار ضروری برای انواع فرآیندهای منابع انسانی است، از جمله استخدام، ارزیابی کارکنان، پرداخت حقوق و مزایا و مدیریت عملکرد. در این مطلب از مجله برنادل به بررسی اهمیت شرح شغل، عناصر آن و نقش آن در انواع فرآیندهای منابع انسانی می‌پردازیم. اگر شاغل هستید یا به تازگی فارغ‌التحصیل شده‌اید و دنبال کار می‌گردید، حتما در آگهی‌های استخدامی قسمت شرح شغل و مشخصه های شغلی را دیده‌اید. حالا این‌جا می‌خواهیم دقیق‌تر آن را توضیح دهیم. تا انتهای مطلب با ما همراه باشید.
شرح شغل چیست؟
شرح شغل یا همان job description سندی است که در آن ماهیت شغل، وظایف، مسئولیت‌ها، اختیارات، حقوق و مهارت‌های مورد نیاز مربوط به یک شغل توضیح داده می‌شود. به بیان ساده، این نوشته می‌گوید که هر فرد در سازمان باید چه کاری برای رسیدن به اهداف انجام دهد و چه جایگاه شغلی‌ای دارد. مدیرانی که می‌خواهند افراد شایسته و مناسب را در سازمان خود استخدام کنند، باید توجه ویژه‌ای به نوشتن job description داشته باشند تا به این طریق جزئیات کافی در اختیار کارجویان قرار بگیرد و بتوانند از همان اول به‌خوبی بررسی کنند که آیا برای این شغل مناسب هستند یا خیر. وظیفه انجام درست این کار به عهده منابع انسانی است که در دوره منابع انسانی برنادل این مورد به صورت کامل و اصولی آموزش داده می‌شود.
شرح شغل یعنی چه
چرا شرح شغل نویسی اهمیت دارد؟
شرح دادن یا به عبارتی دیگر معرفی شغل از مهم‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی در سازمان‌هاست؛ چرا که شرح شغل به عنوان یک دستور کامل نوشتاری عمل می‌کند که وظایف، مسئولیت‌ها، ویژگی‌ها و انتظارات مرتبط با یک موقعیت شغلی خاص را توضیح می‌دهد. توصیف شغلی به‌طور دقیق به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا دامنه کار، انتظارات و ویژگی‌های مورد نیاز برای یک نقش خاص را درک کنند و همین باعث می‌شود که بعدا بابت انجام وظایف مشکل و اختلاف نظری پیش نیاید. یک کارمندی که دقیق به جزئیات شغل خود و کارهایی که باید انجام دهد مسلط باشد، سردرگم نمی‌شود و به‌طور موثری می‌تواند در راستای ماموریت‌ها و اهداف سازمان گام بردارد. همچنین توصیف شغلی خوب به مدیریت منابع انسانی در مراحل مختلفی از جمله استخدام و انتخاب تا مدیریت عملکرد و برنامه‌ریزی موقعیت‌های جانشینی، کمک می‌کند و ابزار ضروری محسوب می‌شود.
[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/09/improving-the-hiring-process.jpg” button_text=”بهبود فرایند استخدام” button_link=”https://bornadel.academy/improving-the-hiring-process/”]فرایند استخدام را چگونه می‌توان بهبود داد؟[/cta_box]
عناصر اصلی شرح شغل چیست؟
تا این‌جا دانستید که شرح یک شغل به چه معناست و چگونه شرح دادن یک شغل باعث می‌شود که متقاضی درباره شغل مورد نظر آگاهی بیش‌تری پیدا کند. وقتی در یک آگهی شغلی، آن شغل به‌خوبی شرح داده شود، کارجویان تصویر واضحی از شغل مربوطه به دست می‌آورند و تصمیم می‌گیرند که برای آن شغل درخواست بفرستند یا نه. یک نمونه شرح شغلی استاندارد باعث می‌شود کارجویان رزومه بفرستند و برای استخدام در آن سازمان ترغیب شوند. حالا بررسی کنیم که job description چه بخش‌هایی دارد. شرح شغل به‌طور معمول شامل چند عنصر کلیدی است، از جمله:
عنوان شغلی
یک کارجو وقتی وارد سایت‌های کاریابی می‌شود، اولین چیزی که سرچ می‌کند عنوان شغلی مورد نظرش است. بنابراین باید عنوان شغلی دقیق نوشته شود و نقش و موقعیت آن فرد در سلسله مراتب سازمان را به دقت بازتاب دهد. مثلا اگر برای شرکت خود به دنبال استخدام فردی برای تولید محتوای متنی در سطح ارشدیت هستید، باید در آگهی عنوان شغل را کارشناس ارشد تولید محتوا (نویسنده) بنویسید. بررسی کلمات کلیدی نشان می‌دهد که کسانی که کارشان تولید محتواست، با عنوان نویسنده هم در سایت‌ها دنبال کار می‌گردند.
اجزای شرح شغل
خلاصه شغل
در این قسمت از شرح شغل در واقع باید یک مرور کوتاهی از شغل، شامل اهداف و مسئولیت‌های اصلی داشته باشید. در حد سه الی چهار خط درباره آن جایگاه شغلی در سازمان و انتظاراتی که از فرد می‌رود بنویسید و تصویری کلی از شغل ارائه دهید. در این بخش درباره فرهنگ سازمانی نیز کمی بنویسید و دلیلی به کارجو بدهید تا ترغیب شود و شرکت شما را انتخاب کند، اما حواستان باشد که زیاد وارد جزئیات نشوید، چون در بخش‌های بعدی به جزئیات پرداخته خواهد شد.
وظایف و مسئولیت‌ها مهم‌ترین بخش شرح شغل
در جواب این که شرح شغل شامل چیست باید بگوییم نوشتن مسئولیت‌ها و وظایف از مهم‌ترین بخش‌های هر job description است. لیستی دقیق از مسئولیت‌ها و وظایف کلیدی و مهم که انتظار می‌رود یک کارمند در آن جایگاه شغلی انجام دهد را با دقت بنویسید. این قسمت را مختصر و مفید اما با جزئیات و دقیق بنویسید تا فرد متقاضی کار بداند دقیقا چه فعالیت‌هایی را باید در شرکت انجام دهد. در ضمن این قسمت را صادقانه بنویسید، اگر در آگهی یک چیزی بنویسید و بعدا چیز دیگری از کارمندتان بخواهید و بسیار بیش‌تر از وظایفش به او کار بدهید، قطعا به مشکل برمی‌خورید.
ویژگی‌ها و مهارت‌ها
تحصیلات، مهارت‌ها، تجربه، سوابق کاری و گواهی‌های مورد نیاز برای آن موقعیت شغلی را حتما در شرح شغل بنویسید. این به فیلتر کارجویان و تشخیص داوطلبان مناسب در مرحله استخدام کمک می‌کند. دقت کنید که برای به دست آوردن هر شغلی به یک سری مهارت‌های نرم و مهارت‌های سخت (فنی) نیاز است، تمام مهارت‌های ضروری را ذکر کنید. در ضمن به مهارت‌های الزامی و مهارت‌های ترجیحی، جداگانه اشاره کنید. واقعا آن‌چه که نیاز دارید را بنویسید و اغراق‌آمیز ننویسید، چون این باعث می‌شود بسیاری از افراد مستعد که اتفاقا برای سازمان شما مناسب هستند، احساس کنند که مهارت‌های مورد نظر شما را ندارند و بنابراین درخواست شغلی ارسال نکنند.
مهارت های شغلی
ساختار گزارش‌دهی
در معرفی شغل و شرح شغل نویسی حتما اطلاعاتی هم در مورد این بدهید که کارمند به چه کسی باید گزارش بدهد، تحت سرپرستی چه کسی کار می‌کند و چه کسانی به او گزارش خواهند داد. در واقع این، زنجیره فرمان و ساختار گزارش‌دهی در سازمان را مشخص می‌کند و متقاضی شغل می‌فهمد که با چه کسانی باید در تعامل باشد و چه اختیاراتی دارد.
شرایط کاری
هر یک از شرایط ویژه یا نیازهای جسمانی مرتبط با شغل، مانند بلند کردن اشیاء سنگین، کار در فضای باز یا سفرهای مکرر را در شرح شغل بیاورید.
حقوق و مزایا
خیلی از سازمان‌ها در بخش شرح شغل چیزی از درآمد دقیق نمی‌نویسند و مبلغ حقوق را توافقی می‌نویسند. این درست است که درباره حقوق باید توافق صورت بگیرد و شاید نتوانید در معرفی شغل عدد دقیقی را بنویسید، اما حداقل می‌توانید یک بازه درآمدی مشخص کنید تا به هر حال کارجو هم یک اطلاعاتی نسبت به حقوق خود داشته باشد. همچنین به مزایای مهم هم حتما اشاره کنید، مثلا ساعت کاری شناور، اضافه کاری، غذای سازمانی، بیمه و پوشش هزینه‌های پزشکی، امکان دورکاری و… بخش حقوق و مزایا در تصمیم‌گیری کارجو در ارتباط با رد یا پذیرش پیشنهاد شغلی، تاثیر زیادی دارد.
شرح شغل نویسی در مدیریت منابع انسانی چه نقشی دارد؟
توصیفات شغلی نقشی کلیدی در انواع فرآیندهای منابع انسانی و فرآیندهای سازمانی دارند که به شرح زیر است:
مرحله استخدام و انتخاب
در مرحله استخدام، شرح شغل نویسی با ارائه توضیح دقیقی از انتظارات نقش، به جذب داوطلبان مناسب کمک می‌کند. همچنین خواندن job description به متقاضیان کمک می‌کند تا در جلسه مصاحبه با آمادگی بیش‌تری حاضر شوند و بتوانند به سوالات دقیق‌تر جواب دهند. در ضمن با معرفی دقیق شغل، هم متقاضیان و هم مسئولین یک تفاهم مشترک در مورد شغل خواهند داشت.
مزایای نوشتن شرح شغل
مدیریت عملکرد
شرح شغلی پایه‌ای برای تعیین انتظارات و همچنین مدیریت عملکرد است. در این صورت کارکنان می‌توانند بفهمند سازمان از آن‌ها چه انتظاراتی دارد، الزامات شغل‌شان چیست و باید چه کارهایی انجام دهند. مدیران هم می‌توانند از شرح شغل اطلاعاتی به دست آورند و برای ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد استفاده کنند.
آموزش و توسعه کارکنان
شرح شغل می‌تواند هدایت‌کننده برنامه‌های آموزشی و مسیرهای حرفه‌ای در سازمان باشد. در واقع معرفی شغل هم به کارمندان و هم به مدیران منابع انسانی و مسئولین آموزش سازمان، اطلاعاتی از این می‌دهد که برای شکوفایی در یک موقعیت شغلی و در واقع برای پیشرفت و ارتقاء شغلی، چه مهارت‌ها و توانایی‌هایی مورد نیاز است و در نهایت هر کدام به سهم خود (کارکنان و مسئولین آموزش سازمان) برای رشد و توسعه نیروهای انسانی برنامه‌ریزی می‌کنند.
[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/07/the-importance-of-human-resources.jpg” button_text=”اهمیت منابع انسانی در سازمان” button_link=”https://bornadel.academy/importance-of-human-recourse-management/”]دلیل اهمیت منابع انسانی در سازمان‌ها چیست؟[/cta_box]
تعیین حقوق و مزایا
ساختارهای حقوقی اغلب به توصیفات شغلی مرتبط هستند. با تعیین دقیق وظایف، نیازها و مهارت‌های یک موقعیت شغلی، سازمان‌ها می‌توانند بسته به نقش هر فرد در رسیدن به اهداف سازمان، میزان وظایف و مسئولیت‌هایش و موارد دیگر، به‌طور منصفانه میزان حقوق و مزایا را تعیین کنند.
چطور یک شرح شغلی موثر بنویسیم؟
نوشتن یک job description موثر نیاز به مشاهده دقیق و توجه به جزئیات دارد. برای نوشتن شرح شغلی حتما به نکات زیر دقت کنید:
- در فرآیند معرفی شغل و نوشتن جزئیات یک موقعیت شغلی، از کارکنانی که در حال حاضر آن نقش را بر عهده دارند کمک بگیرید و متخصصان آن حوزه را نیز درگیر کنید. آن‌ها می‌توانند در مورد وظایف و فعالیت‌های روزانه و نیازهای آن پوزیشن شغلی اطلاعات مهمی به شما بدهند.
- واضح و مختصر، وظایف و مسئولیت‌ها را بنویسید. از اصطلاحات و عبارات پیچیده که ممکن است به سادگی درک نشوند، تا جایی که امکان دارد استفاده نکنید. مگر اصطلاحی تخصصی باشد و مطمئن باشید که متقاضیان آن شغل، معنی این اصطلاحات و کلمات را می‌دانند.
- وظایف و مسئولیت‌های مهم‌تر را در توصیفات شغلی بنویسید. این به کارکنان و داوطلبان کمک می‌کند تا وظایف اصلی نقش را درک کنند.
- هر وظیفه یا مسئولیت را اگر امکان دارد با کلماتی مثل مدیریت، توسعه و هماهنگی آغاز کنید تا احساس مسئولیت را به فرد انتقال دهد. برای مثال مدیریت شبکه‌های اجتماعی و تولید محتوا برای سوشال، آموزش و توسعه اثربخش کارکنان، مدیریت استعدادها و…
- در مورد نوشتن نیازها و الزامات هر شغل، دقیق باشید. حداقل سطح تحصیلات، حداقل سابقه کاری و سال‌های تجربه و هر گواهی یا مجوزی که لازم است را در شرح شغل ذکر کنید.
- به‌روزرسانی منظم شرح شغلی را فراموش نکنید، چرا که توصیفات شغلی نباید اسناد ثابت باشند و باید با تغییر نیازهای سازمانی، تغییر اهداف، پیشرفت‌های فناوری و… تغییر داده شوند.
چگونه شرح شغل بنویسیم؟
نوشتن شرح شغلی چه چالش‌هایی می‌تواند داشته باشد؟
هر چند که شرح شغل نویسی بسیار ارزشمند است و موضوع مهمی است، اما چالش‌ها و مشکلاتی وجود دارد که سازمان‌ها باید به آن‌ها نیز توجه کنند:
- توصیفات شغلی بسیار دقیق می‌تواند انعطاف و خلاقیت در نقش را محدود کند. مثلا شاید مانع از این شود که کارکنان وظایف جدیدی را به عهده بگیرند که می‌تواند برای خودشان و سازمان منفعت داشته باشد.
- شرح شغل می‌تواند منقضی شود، اگر به‌طور منظم مرور و به‌روزرسانی نشود. این می‌تواند به ایجاد تفاوت‌های اساسی بین وظایف اعلام‌شده و کار واقعی منجر شود.
- ضروری است اطمینان حاصل کنید که شرح شغلی با قوانین و مقررات کار همخوانی دارند، وگرنه سازمان شما ممکن است با مشکلات قانونی مواجه شود.
- توصیفات شغلی باید با اهداف کلی و فرهنگ سازمان هماهنگ باشند. عدم هماهنگی و اختلاف بین شرح شغلی و ماموریت کلی سازمان می‌تواند به عدم رضایت کارکنان و حتی ترک سازمان منجر شود.
دوره مدیریت منابع انسانی برنادل
همان‌طور که گفتیم تعیین شرح شغل بر عهده واحد منابع انسانی هر سازمانی است تا بدین وسیله بتوان مناسب‌ترین افراد را در سازمان استخدام کرد و در ادامه نیز بتوان مدیریت عملکرد آن‌ها را به بهترین نحو انجام داد. خیلی از مدیران هنوز به اهمیت این موضوع پی نبرده‌اند که باید شرح شغل نویسی را با دقت انجام دهند و جزئیات را در نظر بگیرند. در واقع فکر می‌کنند کاری غیرضروری است و نباید چندان برای آن زمان گذاشت. اما اگر شما می‌خواهید با توجه به این مورد و نوشتن توصیفات شغلی دقیق سازمان‌تان را سریع‌تر به موفقیت برسانید، می‌توانید مهم‌ترین مباحث مربوط به منابع انسانی را در دوره آموزش منابع انسانی برنادل یاد بگیرید.
در این دوره که به صورت غیرحضوری برگزار می‌شود و محدودیت زمانی و مکانی برای استفاده از مطالب آن نخواهید داشت، به شما آموزش داده می‌شود که چطور یک مدیر منابع انسانی حرفه‌ای و موفق باشید. در ضمن هزینه دوره را می‌توانید طی سه قسط پرداخت کنید. در پایان دوره نیز به شما مدرک معتبری از سمت مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل داده می‌شود که حضورتان را در دوره گواهی می‌کند.
نوشتن شرخح شغل با منابع انسانی
سخن پایانی
در این مطلب برنادل توضیح دادیم که شرح شغل سندی است شامل اطلاعاتی مثل نوع کار، وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها، درآمد و… و از آن به‌عنوان یک راهنمای واضح برای کارکنان، راهنمایی در استخدام، تسهیل در مدیریت عملکرد و پشتیبانی از انواع فرآیندهای منابع انسانی استفاده می‌شود. در ضمن گفتیم که توصیفات شغلی موثر ثابت نیستند؛ با تغییر نیازهای سازمان و نیروی کار تکامل می‌یابند و وقتی با دقت نوشته و به‌روزرسانی می‌شوند، می‌توانند به‌طور قابل‌توجهی به موفقیت یک سازمان کمک کنند. به این دلیل که اطمینان می‌دهند کارکنان نقش خود و انتظارات سازمان از خود را به‌خوبی درک کرده‌اند. حال اگر سوالی در این مورد دارید و هنوز چیزی برایتان مبهم است، حتما در بخش نظرات از ما بپرسید.
نمونه شرح شغل موقعیت‌های شغلی برنادل را هم می‌توانید در صفحه‌ی https://jobinja.ir/companies/abarsayande-1/jobs ببینید.