فرایند استخدام را چگونه می توان بهبود داد؟
مدیران سازمانهای مختلف و صاحبین کسبوکارها، چه صاحب شرکتی کوچک باشند چه سازمانی بزرگ، همواره در حال جذب نیرو و استخدام هستند. در واقع یکی از مهمترین چالشهایی که مدیران منابع انسانی و مدیران ارشد سازمانها با آن درگیر هستند، استخدام نیروی متخصص و ماهر است، کسی که هم مهارتها و دانش موردنیاز را داشته باشد، هم متناسب با اهداف سازمان و همچنین فرهنگ سازمانی، برای کار در سازمان مناسب باشد. مسئله دیگر این است که خیلی از شرکتها، بهخصوص شرکتهای نوپا که تازه فعالیتشان را شروع کردهاند، پول و زمان کافی برای پیش بردن فرایند استخدام ندارند. در این صورت، چارهی کار در بهبود فرایند استخدام است تا ضمن کاهش هزینههای مربوط به استخدام، بتوان بهترین و مناسبترین افراد را به سازمان جذب کرد.
در این مطلب درباره فرایند استخدام موفق در سازمانها توضیح میدهیم و بررسی میکنیم که چطور باید مدیریت فرایند استخدام را جلو ببرید تا بتوانید در این زمینه عملکرد موفقی داشته باشید. همچنین دوره منابع انسانی برنادل را معرفی میکنیم که تمامی این موارد به صورت دقیق در آن آموزش داده میشود.
فلوچارت فرایند استخدام در سازمانها
هر سازمانی بر اساس اهداف خود و همچنین سیاستها و قوانینش، اقدام به استخدام نیروی انسانی میکند؛ بنابراین فلوچارت فرآیند استخدام سازمانها با هم متفاوت است. اما به طور کل اصلیترین مراحلی که برای استخدام طی میشود عبارتاند از:
- شناسایی نیازهای سازمان
- نوشتن شرح شغل و انتشار آگهی شغلی
- دریافت رزومه از کارجوها، بررسی رزومهها و انتخاب کاندیدهای مناسب
- دعوت به مصاحبه از کاندیدها
- مصاحبه و ارزیابی متقاضیان
- اعلام نتایج مصاحبهها
- در صورت قبولی در مصاحبه← تکمیل فرم و مدارک و شروع به کار
بهبود فرایند استخدام چه مزایایی برای سازمان دارد؟
استخدام نیروی انسانی جزو فعالیتهای اجتنابناپذیر هر سازمانی است و جذب و استخدام هم که امر پیچیده و زمانبری محسوب میشود. حالا تصور کنید شما هزینه و زمان زیادی را برای گزینش و استخدام نیرو صرف میکنید؛ اما در نهایت فرد نامناسبی را استخدام میکنید، در این صورت هزینههای زیادی به سازمان تحمیل میشود و وقت و انرژی قابلتوجهی هم هدر میرود. در صورتی که اگر به فکر بهینهسازی فرایند استخدام باشید و نکات لازم را از قبل رعایت کنید، راحتتر و سریعتر نیروی مناسب سازمان را پیدا خواهید کرد. در ادامه مهمترین مزایای بهبود مدیریت فرآیند استخدام را برایتان لیست میکنیم:
- کاهش هزینههای مربوط به استخدام
- سرعت بخشیدن به روند جذب و استخدام و صرفهجویی در زمان
- بهبود عملکرد کسبوکار و سودآوری بیشتر
- افزایش احتمال جذب نیروی ماهر و حرفهای
- افزایش بهرهوری نیروی کار
- کاهش نرخ خروج کارکنان
برای بهبود فرایند استخدام این نکات را از یاد نبرید
در فضایی که کسبوکارها برای به دست آوردن جایگاه بهتر در بازار مدام در حال رقابت با یکدیگر هستند، برنده سازمانی است که بتواند از طریق استخدام موثر و موفق با بهترین و مناسبترین افراد همکاری کند. در واقع یک سازمان زمانی میتواند به اهداف تعیینشده برسد و موفق شود که کارمندان خوبی داشته باشد. اغراق نیست اگر بگوییم یکی از مهمترین عوامل بقا و موفقیت سازمان، کارکنان شایسته است. البته پیدا کردن نیروی خوب و شایسته اصلا کار راحتی نیست؛ اما غیرممکن هم نیست. با توجه به یک سری نکات کلیدی میتوانید باعث بهبود کیفیت استخدام شوید و در زمینه جذب و استخدام جزو موفقترین سازمانها به حساب بیایید. مهمترین نکاتی که برای بهینهسازی فرایند استخدام باید به خاطر بسپارید عبارتاند از:
شرح شغل را دقیق بنویسید
یکی از مهمترین و اولین اقدامات برای بهبود فرایند استخدام این است که شرح شغل را واضح و دقیق بنویسید. فرض کنید قصد دارید که برای شرکت خود یک گرافیست استخدام کنید. رایجترین روش برای پیدا کردن نیروی مناسب این است که در کانالها و سایتهای کاریابی، آگهی منتشر کنید. بدین منظور در آگهی استخدامی باید با دقت شرح شغل را بنویسید تا کارجو موقعیت شغلی را درک کند و بر این اساس تصمیم بگیرد که برای این پوزیشن شغلی مناسب است یا نه، باید رزومه بفرستند یا این شغل متناسب با مهارتهایش نیست و… وقتی به وضوح تعیین شود که مثلا یک گرافیست در سازمان شما وظایفش چیست، چه مهارتها و توانمندیهایی باید داشته باشد، الزامات چیست و… تصمیمگیری برای هر دو طرف آسانتر میشود و خیلی راحتتر میتوانید نیروی موردنظرتان را پیدا کنید.
از روشهای نوین استخدام استفاده کنید
یک زمانی کارفرماها برای پیدا کردن نیرو باید در روزنامه آگهی میدادند یا به همسایه و فامیل سفارش میکردند فرد مطمئنی را معرفی کنند؛ اما حالا با روشهای جدید میتوان سراغ بهبود فرایند استخدام رفت. برای جذب نیروی کارآمد باید گاهی روشهای قدیمی را کنار بگذارید و سراغ روشهای جدیدتر و بهتر بروید. مثلا با شیوع بیماری کرونا بسیاری از شرکتها مصاحبه با کارجویان را به صورت آنلاین برگزار میکردند و اکنون هم با همین روش ادامه میدهند. حداقل میتوانید مصاحبه اولیه را آنلاین پیش ببرید که هم در وقت و هزینه طرفین صرفهجویی شود، هم کارجو رغبت بیشتری برای مصاحبه پیدا کند. همانطور که میدانید خیلی از کارجوها برای مصاحبه حضوری محدودیت زمانی دارند که با مصاحبه آنلاین میتوانید مانع این محدودیت شوید.
از شبکههای اجتماعی غافل نشوید
لینکدین که یک شبکه اجتماعی حرفهای و اختصاصی برای کاریابی است و برای پیدا کردن نیروی متخصص و شایسته باید حتما سراغش بروید. اما از شبکههای اجتماعی دیگر مثل اینستاگرام و توییتر هم میتوانید کمک بگیرید، یعنی توصیه میکنیم که حتما کمک بگیرید. در حال حاضر جمعیت اکثر شرکتها بهخصوص شرکتهای خصوصی و استارتآپی از متولدین دهه ۷۰ و ۸۰ است که زمان زیادی را در شبکههای اجتماعی میگذرانند. بنابراین با فعالیت در شبکههای اجتماعی، شناخت مخاطبان و اجرای کمپینها میتوانید به نیروی انسانی جوان و بااستعداد دسترسی داشته باشید. در ضمن حضور در رسانههای اجتماعی و بهرهگیری از تکنولوژی نشان میدهد که شما شرکت مدرنی هستید و در جذب افراد تاثیر دارد.
انعطافپذیر باشید
برای بهبود فرایند استخدام در فرآیند جذب و استخدام نیرو باید انعطافپذیر باشید، در همه مراحل، چه زمانی که میخواهید مصاحبه و گزینش را انجام دهید، چه زمانی که نیروی مناسب را پیدا کردهاید و میخواهید از او دعوت به همکاری کنید. حالا انعطافپذیری یعنی چه؟ یعنی مصاحبه آنلاین یا مثلا اگر متخصص باتجربهای را پیدا کردهاید و مطمئن هستید که فرد شایستهای است، در صورتی که آن شخص تمایل به همکاری به صورت دورکاری داشت، اگر برایتان مقدور بود، اصرار نداشته باشید که حتما با او حضوری همکاری کنید. در دوران کرونا خیلی از سازمانها به صورت دورکاری فعالیتهای سازمان خود را پیش بردند و مشکلی هم برایشان پیش نیامد. این شما هستید که باید با استفاده از ابزارهای مناسب، به خوبی تیم را مدیریت کنید، حالا چه جلوی چشمتان باشند چه در خانههایشان مشغول به کار شوند.
متقاضیان را معطل نکنید
تا به حال برایتان پیش آماده برای جایی رزومه بفرستید و یک سال بعد تازه یادشان بیفتد پاسخی بدهند یا با شما تماس بگیرند؟ یا جایی برای مصاحبه بروید و آنقدر دیر به شما نتیجه مصاحبه را خبر بدهند که اصلا یادتان نیاید چنین شرکتی رفتهاید؟ این که نباید متقاضیان را معطل کنید یکی از نکات مهم در فرایند استخدام است. برای بهبود فرایند استخدام باید تعامل درستی با متقاضیان داشته باشید و آنها را هر چه زودتر در جریان نتایج و اتفاقات بگذارید تا تجربه خوبی از فرایند مصاحبه و استخدام با شرکت شما داشته باشند. به این دقت کنید که افراد متخصص و باتجربه زمانی که دنبال کار میگردند معمولا از شرکتهای مختلفی پیشنهاد همکاری میگیرند و چندین جا برای مصاحبه میروند، بنابراین اگر خبری از شما نشود، احتمالا منتظرتان نمیمانند و سراغ شرکتهای دیگر میروند. تا جایی که میتوانید کارآمد و سریع پیش بروید.
فرایند مصاحبه را پیچیده نکنید
یک برنامه دقیق و استاندارد را برای فرایند مصاحبه و همچنین مراحل استخدام بعد از گزینش طراحی و اجرا کنید، اما زیاد هم این فرایند را پیچیده و سخت نکنید. در این راستا میتوانید از فناوری برای سادهسازی و بهینهسازی فرایند مصاحبه و استخدام استفاده کنید. مصاحبه آنلاین، آزمونهایی برای ارزیابی رفتاری و ارزیابی تواناییها و تخصص، تجزیه و تحلیل آزمونها با ابزارهای پیشرفته و… مثالهایی در این مورد هستند. با بهبود فرایند استخدام از طریق سادهسازی فرایند مصاحبه، زمان موردنیاز برای پیدا کردن نیروی مناسب کاهش مییابد و سریعتر و آسانتر میتوانید نیرو استخدام کنید.
سوالات تکراری و کلیشهای نپرسید
یکی از بدترین کارها در مراحل فرایند استخدام و مصاحبه این است که با سوالات تکراری و کلیشهای حوصله مصاحبهشونده را سر ببرید. اگر میخواهید دچار این مشکلات نشوید، باید از قبل برای طراحی سوالات مناسب مصاحبه زمان بگذارید و هوشمندانه سوال بپرسید. وقتی سوالات مناسب و دقیقی بپرسید، هم برای مصاحبهشونده جذاب خواهد بود و با اشتیاق و دقت جواب میدهد، هم میتوانید از جواب سوالات به اطلاعات خوبی از فرد متقاضی شغل دست یابید. البته اینجا باید کمی هم درباره رفتارشناسی و شخصیتشناسی بلد باشید تا بتوانید جواب سوالات و رفتارهای مصاحبهشونده را تجزیه و تحلیل کنید.
در دوره جامع رزومه نویسی برنادل علاوه بر اصول رزومهنویسی، بایدها و نبایدهای مصاحبه شغلی نیز به شما آموزش داده میشود.
به مهارتهای نرم توجه کنید، تخصص کافی نیست!
اگر به فکر بهبود فرایند استخدام در سازمان هستید، باید برای استخدام نیرو همه جوانب را در نظر بگیرید و هم به مهارتهای نرم و شخصیت متقاضیان و هم به مهارتهای تخصصی آنها توجه کنید. توجه به مهارتهای نرم که شامل ارتباطات، شخصیت و رفتار، روحیه کار تیمی، مدیریت زمان، توانایی سازش با تیم، انعطافپذیری و موارد اینچنینی میشود، در بهبود کیفیت استخدام بسیار اهمیت دارند. شما ممکن است فردی را مناسب یک جایگاه شغلی در سازمان خود بدانید، این فرد بسیار متخصص و باتجربه باشد، اما از لحاظ رفتاری مناسب سازمان شما نباشد، سازگاری و انعطافپذیری کمی داشته باشد و… در این صورت باید به افراد دیگری برای استخدام فکر کنید، وگرنه بعدا دچار مشکل میشوید. فردی که از لحاظ تخصص در سطح متوسطی قرار دارد، با تلاش و پشتکار میتواند مهارتهای خود را ارتقاء دهد، اما شما نمیتوانید شخصیت یک کارمند ناسازگار و بدقلق را از نو بسازید!
از کارمندان سازمان برای معرفی نیرو کمک بگیرید
برای این که بتوانید متناسب با اهداف سازمان و همچنین فرهنگ سازمانتان، فرد مناسبی را برای یک موقعیت شغلی پیدا کنید، میتوانید از کارکنان خود کمک بگیرید. در واقع میتوانید با در نظر گرفتن پاداشهای مالی از کارمندان سازمان بخواهید که اگر کسی را برای آن پوزیشن شغلی میشناسند، به شما معرفی کنند و به آنها بگویید که در صورت استخدام فرد مناسب و شایسته، به آنها پاداش میدهید. این یکی از روشهای موثر برای بهبود فرایند استخدام است. وقتی کارکنان مورداعتماد شما از دوستان و همکاران قبلی خود کسی را که میشناسند و میدانند برای سازمان شما مناسب است معرفی کنند، شما بیشتر و راحتتر میتوانید به تواناییهای آن فرد اعتماد کنید.
فرهنگ سازمانی قوی بسازید
ساخت فرهنگ سازمانی قوی برای همه کسبوکارها بسیار اهمیت دارد. وقتی فرهنگ سازمانی قوی در شرکت شما حاکم باشد، تصویر خوبی از خود در ذهنها ثبت میکنید، از رقبا متمایز میشوید و افراد بیشتری مشتاق همکاری با شما خواهند شد. یک نکته مهم در فرایند استخدام موفق در سازمانها این است که در وبسایت، شبکههای اجتماعی و… فرهنگ سازمانی خود را به بهترین نحو معرفی کنید و ارزشهای خود را به اشتراک بگذارید تا سازمان شما بهعنوان یک محل کار ایدهآل در ذهن افراد ثبت شود. در نقطه مقابل اگر فرهنگ سازمانی ضعیف و نامناسبی داشته باشید، برند کارفرمایی شما نیز آسیب میبیند و برای جذب و استخدام افراد بااستعداد و شایسته، به مشکل برمیخورید. اگر این نکات مهمی که گفتیم را مدنظر قرار دهید، بهبود فرایند استخدام آنقدرها هم کار سختی نیست.
به نظراتی که درباره سازمان میدهند توجه کنید
مدیران منابع انسانی و صاحبین کسبوکارها باید مدام حواسشان به نظرات و بازخوردها باشد، چه مثبت و چه منفی. شما باید همواره به این توجه کنید که کارکنانتان چه نظراتی درباره محیط کارشان دارند و همچنین این که افراد خارج سازمان درباره سازمان شما چه فکری میکنند. اگر اسم سازمانتان به اصطلاح بد در برود، کارکنان قبلی شما در شبکههای اجتماعیشان درباره شما بد بنویسند یا به هر حال دهان به دهان بچرخد و شرکت شما بیاعتبار شود، هم در نگهداشت نیرو و هم برای جذب و استخدام نیروهای جدید به مشکل برمیخورید. برای بهبود فرایند استخدام اگر فهمیدید که نظرات و بازخوردهای منفی درباره سازمانتان وجود دارد، باید روی فرهنگ سازمانی خود و عملکردتان بازنگری کنید.
بهبود مدیریت فرآیند استخدام از مهمترین وظایف منابع انسانی
تیم منابع انسانی در سازمانها وظایف متعددی دارند که بهبود فرایند استخدام یکی از وظایف اصلی واحد منابع انسانی است. از آنجایی که امروزه سازمانها برای جذب نیروهای شایسته و به اصطلاح شکار استعدادها با هم در رقابت هستند، مدیران و کارشناسان منابع انسانی هر شرکتی باید با بهینهسازی فرایند جذب و استخدام، تلاش کنند که بهترین و مناسبترین افراد را به سازمان خود جذب کنند. در این صورت با بهبود کیفیت استخدام با سرعت بیشتری میتوانید نیروهای موردنظرتان را پیدا کنید. در ضمن احتمال جذب افراد نامناسب به حداقل میرسد و هزینههای قطع همکاری هم کاهش مییابد. به هر حال وقتی فرایند استخدام را به درستی جلو نبرید و فرد مناسبی را انتخاب نکنید، دوباره باید فرایند جذب را تکرار کنید که این یعنی مجددا صرف هزینه و زمان.
دوره جامع منابع انسانی برنادل
همانطور که گفتیم بهبود فرایند استخدام بر عهده واحد منابع انسانی است. اما حقیقت این است که مدیران منابع انسانی سازمانها برای این که بتوانند فرایند جذب و استخدام را بهینه کنند، باید همواره دانش خود را بهروز نگه دارند و مهارتهایشان را ارتقاء دهند. منابع انسانی یکی از کلیدیترین و حساسترین مشاغل سازمانی است، چرا که واحد منابع انسانی کارکنان را هدایت و مدیریت میکند تا به بهترین نحو و در سریعترین حالت به اهداف سازمان برسند؛ بنابراین افرادی که در این حوزه فعالیت میکنند، باید برای انجام وظایف خود به بهترین شکل، مهارتهای جدید موردنیاز را یاد بگیرند. شما هم اگر در حوزه منابع انسانی مشغول به کار هستید، پیشنهاد میکنیم که برای تقویت مهارت و برای این که بتوانید سوالات هدفمند طراحی کنید و فرایند استخدام را بهبود ببخشید، در دوره آموزش مدیریت منابع انسانی برنادل شرکت کنید.
مزایای دوره آموزش منابع انسانی
برای تدریس سرفصلها با اساتید باتجربه و زبده در این حوزه همکاری کردهایم و در دوره منابع انسانی برنادل میتوانید صفر تا صد مهمترین مباحث مربوط به منابع انسانی و بهبود فرایند استخدام را یاد بگیرید. سرفصلها نیز آپدیت میشود و به طور رایگان در اختیار دانشپذیران قرار میگیرد. همچنین این دوره به صورت غیرحضوری و آفلاین برگزار میشود و بدون محدودیت زمانی و مکانی میتوان ویدیوهای آموزشی را تماشا کرد. در ضمن امکان پرداخت اقساطی هزینه دوره وجود دارد و در پایان دوره نیز به شما مدرک معتبری از سمت مجتمع فنی و حرفهای برنادل داده میشود که حضورتان را در دوره گواهی میکند.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
نحوه برخورد با کارمند لجباز و ناسازگار چگونه است؟
نحوه تذکر به کارمند و پرسنل چگونه است؟
روش صحیح برخورد با کارمندان چگونه است؟
اشتیاق شغلی چیست؟ و چه عواملی بر آن تاثیر می گذارد؟
دلبستگی شغلی چیست؟ اهمیت و مولفه های التزام کاری چیست؟
