نامه اداری درخواست کار و استخدام چگونه باید نوشته شود؟

افراد وقتی دنبال کار می‌گردند، اصولا به شرکت‌هایی که آگهی استخدامی مرتبط با مهارت‌ها و سابقه تحصیلی و شغلی آن‌ها را در سایت‌ها و کانال‌های کاریابی قرار داده‌اند، رزومه می‌فرستند. این رایج‌ترین روش جست‌وجوی کار است؛ اما هنوز هم گاهی لازم می‌شود که برای به دست آوردن شغلی و مشغول شدن در سازمانی، نامه اداری درخواست کار و استخدام نوشت. بنابراین اگر فکر می‌کنید نامه‌نگاری منسوخ شده است، باید بگوییم چنین چیزی اصلا درست نیست. توانایی نوشتن نامه اداری و رسمی و تسلط به اصول و قواعد نامه‌نگاری از آن دسته مهارت‌هایی است که هر شخصی در هر جایگاه شغلی به آن نیاز پیدا می‌کند. در دوره منشی گری برنادل درمورد تکینک‌های انواع نامه نگاری صحبت می‌شود. در این مطلب طریقه نوشتن نامه اداری درخواست استخدام و نکات مهم مربوط به نامه درخواست کار را بررسی می‌کنیم تا اگر قصد نوشتن نامه برای همکاری با یک سازمان را دارید، بتوانید به بهترین نحو این کار را انجام دهید.

نامه درخواست استخدام چیست؟

قبل از این که نحوه نوشتن نامه اداری درخواست شروع به کار را توضیح بدهیم، ببینیم اصلا نامه اداری درخواست کار چیست. نامه اداری جهت درخواست استخدام در دسته‌بندی مکاتبات اداری-رسمی قرار می‌گیرد و زمانی نوشته می‌شود که کسی می‌خواهد از اداره یا سازمانی خاص درخواست کار کند.

روش‌های مختلفی برای درخواست همکاری با یک سازمان وجود دارد که نامه‌نگاری هم یکی از آن‌هاست و حالت رسمی‌تری به درخواست می‌دهد. در واقع در این نامه فرد متقاضی شغل درباره سوابق تحصیلی و شغلی، مهارت‌های تخصصی، مهارت‌های عمومی و اهداف شغلی خود و انگیزه حضور در آن سازمان، توضیح مختصر و مفیدی برای کارفرما می‌نویسد تا برای به دست آوردن فرصت شغلی در سازمان مربوطه، توجه کارفرما را جلب کند.

در چه مواقعی نامه درخواست کار نوشته می‌شود؟

در مواردی سازمان‌ها آگهی منتشر می‌کنند و افراد پیرو آن آگهی، نامه درخواست کار می‌نویسند؛ اما گاهی هم پیش می‌آید که سازمان موردنظر آگهی دعوت به همکاری منتشر نکرده است اما افراد با شناختی که از سازمان دارند علاقه‌مند هستند در آن‌جا کار کنند و بدین منظور نامه اداری درخواست کار می‌نویسند. همچنین نامه اداری درخواست مساعدت برای استخدام فرزند هم جزو این نامه‌ها محسوب می‌شود؛ مثلا شما سال‌ها در سازمانی خدمت کرده باشید و بعد از بازنشستگی بخواهید که فرزندتان در همان سازمان استخدام شود. مورد دیگر این که ممکن است شما چند سال در جایی کار کنید و بنا به دلایلی تصمیم به ترک کار بگیرید، مثلا مشکلی برایتان پیش آمده باشد یا درگیر پروژه‌ای شده باشید، بعد از حل مشکل تصمیم می‌گیرید به محل کار قبلی برگردید. در این صورت می‌توانید نامه اداری درخواست بازگشت به کار بنویسید و درخواستتان را مطرح کنید.

مهم‌ترین تکنیک‌های نامه‌نگاری اداری را این‌جا بخوانید.

تکنیک های نامه اداری

نامه اداری درخواست کار را چطور بنویسیم؟

نوشتن متن نامه اداری درخواست استخدام شاید به نظر ساده برسد؛ اما آن‌قدرها هم راحت نیست و نمی‌توانید سرسری و بدون رعایت اصول نامه‌نگاری اداری آن را بنویسید. البته که می‌توانید بی‌دقت و نسنجیده نامه بنویسید، اما درخواست شما احتمالا رد می‌شود؛ چرا که شیوه نگارش نامه تاثیر زیادی در رد یا قبول درخواست شما دارد. به این توجه کنید که ممکن است افراد زیادی متقاضی استخدام باشند و نامه بنویسند؛ برای این که درخواست شما به دیگران ترجیح داده شود و نظر کارفرما را جلب کند باید نامه را با رعایت استانداردها و اصول مکاتبات اداری بنویسید.

ساختار نامه درخواست استخدام

اجزای اصلی یک متن استخدامی نامه اداری درخواست کار شامل موارد زیر می‌شود:

• اطلاعات گیرنده نامه شامل نام و نام خانوادگی و سمت سازمانی (به این ترتیب به طور دقیق مشخص می‌شود که نامه باید به دست چه شخصی در کدام واحد سازمانی برسد.)
• مقدمه نامه اداری درخواست کار (یک توضیح کوتاه که خواننده نامه در نگاه اول بفهمد چرا نامه را نوشته‌اید و به لحاظ ذهنی آماده شود.)
• متن درخواست کار (در واقع بخش اصلی که شامل معرفی کارجو و اشاره‌ای مختصر به سوابق تحصیلی و شغلی و مهارت‌ها شده و درخواست کار مطرح می‌شود.)
• تشکر و قدردانی (بعد از این که درخواست را مطرح کردید، در پایان بابت این که برای خواندن نامه شما زمان گذاشته‌اند تشکر کنید.)
• امضا و مشخصات فرستنده نامه (در انتهای نامه اداری درخواست شروع به کار باید امضا کنید و نام و نام خانوادگی و اطلاعاتی مثل شماره تماس و ایمیل را بنویسید تا اگر سازمان مربوطه خواست با شما ارتباط برقرار کند، راه ارتباطی داشته باشد.)

برای نوشتن نامه اداری درخواست کار باید چه نکاتی را رعایت کنیم؟

همان‌طور که گفتیم برای این که نامه درخواست شغل شما به بهترین شکل ممکن نوشته شود و بتوانید فرصت شغلی موردنظرتان را به دست آورید، باید نامه را با رعایت اصول و نکاتی بنویسید. در ادامه مهم‌ترین نکات مربوط به نوشتن نامه اداری درخواست استخدام نیرو را برایتان توضیح می‌دهیم. حتما برای نوشتن نامه به این نکات دقت کنید تا بتوانید نتیجه مطلوبی بگیرید.

با رعایت نکات زیر، در نوشتن نامه اداری درخواست استخدام حرفه‌ای شوید

• نامه درخواست کار باید با فونت و سایز مناسب روی کاغذ تمیز تایپ شود. (ترجیحا نباید دست‌نویس باشد.)
• حتما پیش از ارسال به لحاظ غلط املایی، مشکلات تایپی و نگارشی نامه را بررسی کنید.
• نامه درخواست کار باید معرفی و توضیح مختصر و مفیدی از مهارت‌ها و سوابق شما باشد، نه این که کل رزومه را بنویسید. (اگر نیاز بود باید رزومه کامل را به پیوست نامه ارسال کنید.)
• سوابق و مهارت‌هایی که به شغل موردنظر مربوط هستند را بنویسید و موارد غیرضروری و بی‌ربط را ننویسید.
• متن نامه اداری درخواست کار باید رسمی باشد، نباید از کلمات عامیانه و محاوره استفاده کنید.
• متن نامه باید واضح و گویا باشد. از سخت‌نویسی پرهیز کنید.
• در توضیح مهارت‌ها و توانمندی‌های خود اغراق نکنید و دروغ ننویسید.
• لحن شما نباید طلبکارانه و توهین‌آمیز باشد.
• اعتمادبه‌نفس داشته باشید. ادب و احترام را رعایت کنید؛ اما بیش از حد هم متواضع نباشید و سطح خودتان را پایین نیاورید.
• درباره سازمان موردنظر تحقیق کنید و اطلاعات کافی را به دست آورید تا بتوانید در متن نامه توانمندی‌های خود را با نیازمندی‌ها و اهداف سازمان تطبیق دهید.
• احساسات را در نامه اداری کنار بگذارید و منطقی صحبت کنید. (مثلا نیازی نیست در نامه درخواست استخدام بنویسید که مشکل مالی دارید، ورشکست شده‌اید و…)
• هدف و موضوع اصلی نامه را در همان پاراگراف اول توضیح دهید و به حاشیه نپردازید.
• جملات نه خیلی طولانی و نه خیلی کوتاه باشد. بیش‌تر از یک صفحه هم نامه اداری درخواست کار ننویسید. دو الی سه پاراگراف کافیست.

نمونه نامه رسمی درخواست استخدام

تا این‌جا گفتیم که نامه درخواست استخدام چیست و چطور باید آن را بنویسید. همچنین قواعد و نکات نوشتن این نامه را با شما در میان گذاشتیم. حالا می‌خواهیم یک نمونه نامه اداری درخواست کار را بیاوریم تا یک ذهنیت و پیش‌زمینه‌ای داشته باشید و در صورت نیاز بتوانید به راحتی یک نامه اصولی و حرفه‌ای بنویسید.

متن نامه اداری درخواست کار

تاریخ: ۱۰/۰۳/۱۴۰۲

بسمه تعالی

مدیریت محترم شرکت …

جناب آقای/ سرکار خانم …

با عرض سلام و احترام

به استحضار می‌رساند پیرو درج آگهی استخدام در … (نام نشریه، سایت یا کانال انتشار آگهی) مورخ … اینجانب (نام و نام خانوادگی خود را بنویسید) در بخش (نام واحد سازمانی) متقاضی همکاری با شرکت … هستم. از آن‌جا که رشته تحصیلی من ارتباط مستقیمی با این موقعیت شغلی در سازمان شما دارد و با توجه به گذراندن دوره‌های … و داشتن مهارت‌های … ، امیدوارم این ویژگی‌ها در نظر گرفته شود و فرصت همکاری با سازمان … را داشته باشم.

رزومه شغلی اینجانب به پیوست این نامه تقدیم شما می‌گردد. پیشاپیش از این که زمان خود را به مطالعه این رزومه اختصاص می‌دهید، از شما سپاس‌گزارم. ضمن آرزوی موفقیت برای شرکت … منتظر پاسخ و فرصتی برای حضور در مصاحبه جهت ارائه اطلاعات و صحبت‌های تکمیلی هستم.

نام و نام خانوادگی، امضا و اطلاعات تماس

آموزش مکاتبات اداری در دوره منشی گری و مسئول دفتری برنادل

در دوره آموزش مسئول دفتر برنادل به طور کامل از صفر تا صد مهارت‌های موردنیاز مسئول دفتری از جمله مهارت‌های تخصصی، عمومی، نرم‌افزاری و مالی به دانش‌پذیران آموزش داده می‌شود تا بتوانند مهارت‌های خود را ارتقاء دهند و با آمادگی کامل وارد بازار کار شوند. برای مثال در دوره آموزش کارهای دفتری به اصول مکاتبات اداری، نوشتن نامه اداری درخواست کار و به طور کل قواعد نامه‌نگاری پرداخته می‌شود که یکی از مهم‌ترین وظایف مسئولین دفاتر و کارمندان اداری است. خلاصه هر چیزی که برای تبدیل شدن به یک مسئول دفتر حرفه‌ای و موفق نیاز داشته باشید را یاد می‌گیرید. البته که مهارت نامه‌نگاری فقط مختص منشی‌ها و مسئولین دفاتر نیست، بلکه همه افراد شاغل نیاز دارند نوشتن نامه اداری و رسمی را بلد باشند. در این راستا برای تقویت این مهارت و تنظیم متن نامه‌ها در سازمان، دوره آموزشی مسئول دفتری برنادل برای شما مناسب و کاربردی خواهد بود.

نامه درخواست افزایش حقوق را چطور بنویسیم؟

نامه درخواست افزایش حقوق

هزینه این دوره را مانند سایر دوره‌های سازمانی برنادل می‌توانید به صورت اقساطی پرداخت کنید. این امکان در نظر گرفته شده است تا افراد بیش‌تری بتوانند از دوره‌ها استفاده کنند و سطح دانش خود را بالا ببرند. در ضمن محتوای دوره آپدیت می‌شود و به طور رایگان در اختیارتان قرار می‌گیرد تا همواره اطلاعات خود را به‌روز نگه دارید. در آخر نیز بعد از گذراندن دوره از سوی مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل به شما مدرک معتبری داده می‌شود که حضورتان را در دوره گواهی می‌کند و راحت‌تر می‌توانید با سازمان‌های معتبر همکاری کنید.