نامه اداری درخواست همکاری چگونه باید نوشته شود؟

وقتی صحبت از نامه اداری می‌شود شاید خیلی از افراد تصور کنند به دانستن اصول نامه‌نگاری احتیاجی ندارند و اصلا هیچ‌وقت قرار نیست نامه رسمی بنویسند. اما باید یک حقیقتی را با شما در میان بگذاریم! فرقی نمی‌کند کارمند اداره دولتی باشید یا شرکت خصوصی، جایگاه شغلی مدیریتی داشته باشید یا یک کارمند ساده باشید، در هر صورت گاهی اوقات نیاز می‌شود که برخی از مکاتبات و درخواست‌ها را به صورت کتبی پیش ببرید. نوشتن نامه اداری درخواست همکاری یکی از این موقعیت‌هاست که احتمالش وجود دارد برای هر کسی پیش بیاید. برای نوشتن چنین نامه‌هایی خیلی مهم است که اصول نگارش را رعایت کنید تا بتوانید به نتیجه موردنظرتان برسید. به همین دلیل در این مطلب قصد داریم نحوه  نوشتن متن نامه درخواست همکاری را توضیح دهیم و چند نمونه نامه اداری درخواست همکاری را هم بررسی کنیم.

نامه اداری چیست؟

قبل از این که درباره متن نامه رسمی درخواست همکاری صحبت کنیم، ببینم اصلا نامه اداری به چه نامه‌هایی گفته می‌شود. نامه اداری در واقع دارای ساختار خاص و حاوی موضوعات اداری است و با هدف معین و مشخص برای انتقال پیام و ایجاد ارتباطات برون سازمانی یا درون ‌سازمانی، نوشته می‌شود. این‌گونه می‌توانیم بگوییم که نامه اداری یک ابزار ارتباطی رسمی برای سازمان‌هاست. در دوره منشی گری امور اداری و دفتری آموزش داده می‌شود زیرا که یکی از کارهای اصلی این پوزیشن شغلی، تسلط به انجام چنین کارهایی است.

انواع نامه‌های اداری هم به دو دسته نامه‌های درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می‌شوند. نامه‌های درون سازمانی همان‌طور که مشخص است بین افراد و دپارتمان‌های مختلف یک سازمان نوشته و ارسال می‌شود؛ اما منظور از نامه‌های برون سازمانی در واقع نامه‌نگاری بین دو سازمان است. برای ارتباط با خارج سازمان و نوشتن نامه اداری درخواست همکاری از نامه‌ اداری برون سازمانی استفاده می‌شود که مسلما رسمی‌تر از نامه‌های درون‌سازمانی هستند.

[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/03/نوشتن-نامه-اداری-1.jpg” button_text=”تکنیک نامه اداری” button_link=”https://bornadel.academy/writing-an-administrative-letter/”]با 10 تکنیک مهم و کاربردی نامه‌نگاری اداری آشنا شوید.[/cta_box]

چرا باید برای درخواست همکاری نامه اداری بنویسیم؟

شاید بپرسید چرا باید نامه اداری بنویسیم در حالی که می‌توانیم خواسته‌های خود را با تماس تلفنی یا در جلسه و قرار ملاقات مطرح کنیم؟ یکی از دلایلش این است که مکاتبات اداری حالت رسمی‌تری به درخواست‌ها می‌دهد. هم این که درخواست شما رسمی‌تر مطرح می‌شود و هم این نکته که در برخی موارد می‌توانید از نامه اداری به‌عنوان سند و مدرک استفاده کرده و در مواقع لزوم به آن رجوع کنید. خیلی از ادارات و شرکت‌ها به‌خصوص شرکت‌های بزرگ و ادارات دولتی، چه برای ارتباطات درون سازمان چه ارتباطات خارج سازمان، همه چیز را مکتوب می‌کنند تا به اصطلاح کسی نتواند زیر حرف‌هایش بزند. بعد از نوشتن نامه و توافقات اولیه می‌توانید برای ادامه صحبت‌ها جلسه حضوری هم برگزار کنید.

در ضمن نامه اداری درخواست همکاری لزوما در قالب متن تایپ‌شده بر روی کاغذ نیست و می‌تواند به صورت ایمیل هم ارسال شود. همچنین نامه را فقط برای درخواست همکاری نمی‌نویسند، گاهی اوقات نامه اداری درخواست قطع همکاری نوشته می‌شود.

نامه اداری جهت درخواست همکاری چه ساختاری دارد؟

یکی از ویژگی‌هایی که نامه‌های اداری را از دیگر نامه‌ها متمایز می‌کند، ساختار این نامه‌هاست. فرمت نامه اداری درخواست همکاری بدین صورت است که باید شامل شماره، تاریخ، عنوان شخص/واحد فرستنده، عنوان شخص/واحد گیرنده، عنوان و نام امضاکننده و مشخصات شرکت مثل آدرس، شماره تماس، وب‌سایت و… باشد. ضمن این که متن نامه همکاری رسمی باید با رعایت اصول نگارشی روی کاغذ مناسب نوشته/تایپ شود و در نهایت شخص صلاحیت‌دار آن را امضا کند. نامه اداری درخواست همکاری مجدد و به طور کل درخواست کار و همکاری یا نامه اداری درخواست عدم همکاری از سوی یک فرد به یک سازمان یا از سمت یک سازمان به سازمانی دیگر نوشته می‌شود؛ اما در کل سه بخش مهم دارد:

• مقدمه
• پیام اصلی
• درخواست و نتیجه‌گیری

مقدمه نامه اداری درخواست همکاری

بخش مقدمه در واقع مربوط به علت نگارش نامه است. به این صورت که وقتی فرد گیرنده مقدمه نامه را می‌خواند متوجه شود به چه دلیل نامه را نوشته‌اید و چه کسی باید پاسخگو باشد. می‌توان گفت مقدمه نامه برای آماده کردن ذهن گیرنده نامه است. در ضمن مقدمه هر نامه با نامه دیگر فرق می‌کند و برای نوشتن مقدمه نامه اداری باید به موضوع نامه، گیرنده، میزان تسلط گیرنده به محتوا و موضوع نامه و سوابق نامه توجه کنید.

متن و پیام اصلی نامه اداری درخواست همکاری

به این بخش که پیام اصلی نامه نوشته می‌شود اصطلاحا تنه نامه هم گفته می‌شود که مهم‌ترین قسمت یک نامه اداری است. در حقیقت در این قسمت شما باید سازمان خود را معرفی کنید و رزومه‌ای از فعالیت‌های سازمان بدهید تا شخص یا شرکت گیرنده نامه قانع شود که با شما همکاری کند. البته که قرار نیست کل رزومه شرکت را در یک نامه بیاورید، بلکه باید خیلی مختصر و مفید به صلاحیت‌ها، فعالیت‌های شرکت و سوابق کاری مرتبط بپردازید. البته می‌توانید پروپوزال و رزومه مفصل‌تر سازمان را به پیوست نامه ارسال کنید؛ اما در خود نامه نباید طولانی به این بخش بپردازید.

درخواست و نتیجه‌گیری نامه

در این بخش که در واقع بخش پایانی نامه است باید به طور صریح و واضح درخواست خود را مطرح کرده و نتیجه‌گیری کنید. اگر می‌خواهید بخشی از کارهای یک سازمان را بر عهده بگیرید یا برعکس بخشی از کارهای شرکت خود را برون‌سپاری کنید و در کل یک همکاری صورت بگیرد، خیلی رسا، واضح و دقیق درخواستتان را بنویسید. در پایان نامه هم که سپاس‌گزاری و قدردانی می‌شود.

[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/08/salary-increase-request-letter.jpg” button_text=”نامه درخواست افزایش حقوق” button_link=”https://bornadel.academy/salary-increase-request-letter/”]می‌دانید چطور باید نامه درخواست افزایش حقوق بنویسید؟[/cta_box]

برای نوشتن نامه اداری درخواست همکاری به چه نکاتی باید توجه کرد؟

رعایت اصول نگارش نامه‌های اداری یک امر ضروری است؛ چون همان‌طور که گفتیم وقتی نامه را صحیح و اصولی بنویسید و همه نکات موردنیاز را رعایت کنید، سریع‌تر و با احتمال بالاتری به نتیجه دلخواهتان می‌رسید، ارتباط بهتری شکل می‌گیرد و طرف مقابل هم منظورتان را درست متوجه می‌شود. ضمن این که درخواست همکاری یک موضوع مهم و حساس است، بنابراین نگارش صحیح چنین نامه‌هایی اهمیت بیش‌تری هم پیدا می‌کند. در ادامه مهم‌ترین نکات برای نوشتن متن نامه اداری جهت درخواست همکاری را با شما در میان می‌‌گذاریم تا بتوانید نامه درخواست قرارداد اداری را به بهترین شکل بنویسید.

این نکات کاربردی را حتما به خاطر بسپارید

• نامه اداری بهتر است که تایپ شود و دست‌نویس نباشد.
• نامه به هیچ وجه غلط املایی و تایپی و مشکل نگارشی نداشته باشد؛ چون در غیر این صورت نشان‌دهنده بی‌دقتی و حرفه‌ای نبودن سازمان شماست.
• در نامه اداری درخواست همکاری از اصطلاحات عامیانه و محاوره استفاده نکنید.
• نامه را کوتاه، صریح و گویا بنویسید و به حاشیه نپردازید.
• موارد غیرضروری و نامرتبط را ننویسید.
• نامه اداری باید حتما دارای شماره و تاریخ باشد تا بتوان آن را پیگیری کرد.
• تا جایی که ممکن است نامه اداری را روی سربرگ بنویسید، چون سربرگ علامت تجاری، اسم، آدرس و شماره سازمان را دارد و گیرنده نامه می‌تواند از این طریق با سازمان شما ارتباط برقرار کند.
• برای نوشتن نامه فونت و سایز مناسب و معقولی را در نظر بگیرید.
• با توجه به پست و مقام گیرنده نامه، باید متن مناسب و درخوری نوشته شود.
• از جملات توهین‌آمیز و تهدیدآمیز به هیچ وجه استفاده نکنید.
• ترجیحا در یک نامه موضوعات متعددی را مطرح نکنید و به یک موضوع بپردازید.
• احساسات و سلیقه فردی را در نامه اداری درخواست همکاری کنار بگذارید.

نمونه نامه رسمی درخواست همکاری

حالا که دانستید نامه رسمی اداری درخواست همکاری چیست، چه ساختاری دارد و چه نکاتی را باید برای نوشتن آن رعایت کرد، می‌توانید به راحتی یک نامه اداری بنویسید؛ اما بهتر است قبل نوشتن نمونه‌ای از متن نامه درخواست همکاری را بخوانید. خواندن نمونه نامه های اداری درخواست همکاری به شما یک پیش‌زمینه‌ای می‌دهد که آسان‌تر بتوانید نامه مدنظرتان را بنویسید.

مثال نامه اداری درخواست همکاری:

تاریخ: ۱۴۰۱/۰۵/۱۰

شماره: پ/۷۵۰۳۵

به: مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل

از: شرکت ابرساینده مسباره کویر

بسمه تعالی

مدیر محترم شرکت برنادل

جناب آقای/سرکار خانم …

با عرض سلام و احترام

اینجانب … مدیر آموزش شرکت ابرساینده، تمایل دارم در صورت امکان با موسسه آموزشی شما جهت رشد و توسعه کارکنان سازمان خود همکاری کنم. در این راستا خواهشمند است دستور فرمایید که یک نفر مدرس باتجربه و حرفه‌ای جهت آموزش ICDL به سازمان ما معرفی و اعزام شود. پیشاپیش از حسن نیت شما سپاسگزارم. به امید همکاری‌های بیش‌تر.

با تشکر

نام، سمت، امضا و مهر شرکت (پایین نامه، گوشه سمت چپ)

آموزش نامه نگاری در دوره مسئول دفتری برنادل

یکی از مهارت‌های پایه‌ای که هر کارمندی باید داشته باشد، نامه‌نگاری و انجام مکاتبات اداری است. نه فقط مسئولین دفاتر و منشی‌ها و کسانی که کارهای اداری و دفتری انجام می‌دهند، بلکه هر فردی در هر سمت شغلی و جایگاهی باید نوشتن نامه اداری درخواست همکاری و انواع دیگر نامه‌های رسمی و اداری را بلد باشد. در این راستا برای تقویت مهارت نامه‌نگاری می‌توانید در دوره آموزش مسئول دفتری برنادل شرکت کنید و علاوه بر اصول مکاتبات اداری، دیگر مباحث مهم منشی‌گری و مسئول دفتری و صفر تا صد امور اداری و دفتری را یاد بگیرید. در پایان دوره نیز به شما مدرک معتبری از سوی مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل داده می‌شود که حضورتان را در دوره گواهی می‌کند.

[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/07/duties-of-office-worker.jpg” button_text=”وظایف کارمند امور اداری” button_link=”https://bornadel.academy/duties-of-office-worker/”]وظایف کارمند امور اداری چیست؟[/cta_box]

در این دوره هر چیزی که برای تبدیل شدن به یک مسئول دفتر و مدیر داخلی موفق نیاز است به شما آموزش داده می‌شود؛ از جمله مهارت‌های نرم مثل اصول مذاکره، مدیریت استرس و فن بیان، مهارت‌های تخصصی مثل همین مکاتبات اداری و گزارش‌نویسی، عقد قرارداد و مدیریت جلسات و همچنین مهارت‌های نرم‌افزاری و مالی شامل کار با ابزارهای گوگل، نرم‌افزارهای آفیس، تنخواه‌گردانی و اصول مقدماتی حسابداری. در ضمن اگر شاغل هستید یا به هر دلیلی زمان محدودی برای یادگیری دارید، با توجه به آفلاین و غیرحضوری بودن دوره، این مشکل حل می‌شود و بدون محدودیت زمانی و مکانی می‌توانید ویدیوهای دوره را تماشا کنید. امکان پرداخت اقساطی هزینه دوره هم وجود دارد که این نیز مزیت قابل‌توجهی است. همچنین مباحث دوره آپدیت می‌شود و می‌توانید همواره دانش خود را در این زمینه به‌روز نگه دارید.

سخن پایانی

در این مطلب برنادل نکات مهم را درباره نوشتن نامه اداری درخواست همکاری با شما در میان گذاشتیم و نمونه‌ای از نامه ی اداری درخواست همکاری را برایتان نوشتیم. با توجه به این موارد می‌توانید به درستی یک نامه اداری را بنویسید. اما اگر می‌خواهید حرفه‌ای‌تر و اصولی‌تر یاد بگیرید به شما شرکت در دوره معتبر امور اداری و دفتری را پیشنهاد می‌کنیم. یادگیری نامه‌نگاری می‌تواند در خیلی از موقعیت‌ها به دردتان بخورد و کارتان را جلو بیندازد.