نامه نگاری اداری و تکنیک‌های آن

نامه اداری به نامه‌ای گفته می‌شود که دارای ساختار خاص و اجزای مختلف باشد. این نوع نامه معمولا برای مکاتبات درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی نوشته می‌شود و با نامه‌های دوستانه و معمولی فرق دارد، به همین خاطر اصول نوشتن نامه اداری نیز با نامه‌های دیگر متفاوت خواهد بود و به عنوان یک مهارت نرم حتما باید آن را یاد بگیرید. از آن‌جایی که خیلی از کارهای اداری در ایران از طریق مکاتبات رسمی صورت می‌گیرد و در بسیاری از سازمان‌ها با نامه نگاری اداری کارها را پیش می‌برند؛ باور کنید اگر امروز هم مجبور نباشید نامه بنویسید، به احتمال زیاد بالاخره یک روزی باید این کار را انجام دهید. در این مطلب نکات مهمی درباره طرز نوشتن نامه اداری را با شما در میان می‌گذاریم تا برای روز مبادا به کمکتان بیاید!

مشخصات نامه اداری

نامه‌های اداری مشخصات و ویژگی‌هایی دارند که آن‌ها را از نامه‌های دیگر متمایز می‌کند. این مشخصات عبارت‌اند از:

شماره، تاریخ، عنوان واحد فرستنده، عنوان واحد گیرنده، موضوع، نام و عنوان امضاکننده، امضای نامه به‌وسیله شخص صلاحیت‌دار، نگارش نامه روی کاغذهای مناسب نامه اداری و رعایت اصول نامه‌نگاری

اجزای اصلی نامه نگاری اداری چیست؟

• سربرگ

شامل: لوگو، تاریخ، شماره، پیوست

• عنوان

شامل: گیرنده، فرستنده و موضوع نامه

• متن اصلی

شامل: مقدمه، پیام اصلی، نتیجه‌گیری، سپاس‌گذاری و قدردانی

• امضا

شامل: مشخصات فرستنده (نام و سمت سازمانی فرستنده)، امضا

• رونوشت (در صورت ارسال نامه برای چند نفر)
• پابرگ

شامل: آدرس، کد پستی، شماره تماس، وب‌سایت و… (مشخصات شرکت)

نکات طلایی برای نوشتن نامه اداری

حالا که دانستید نامه اداری چیست و چه مشخصاتی دارد و با اجزای نامه آشنا شدید، برسیم به نکات مهم درباره نوشتن این نامه‌ها:

۱. بهتر است نامه اداری را تایپ کنید

نامه اداری را بهتر است تایپ کنید و به‌صورت دست‌نوشته نباشد، به‌خصوص اگر از طرف یک سازمان یا نهاد این نامه را می‌نویسید. دلیلش هم این است که خط شما ممکن است خوانا نباشد. در ضمن نامه عاشقانه یا دوستانه نمی‌نویسید که بگوییم با دستخط خودتان احساسات بهتر منتقل می‌شود. نامه اداری باید کاملا رسمی نوشته شود.

۲. برای نوشتن نامه اداری از وسط دفتر کاغذ جدا نکنید!

یادش بخیر یک زمانی سر کلاس وقتی درس طولانی می‌شد و حوصله‌مان سر می‌رفت از وسط دفتر کاغذ می‌کندیم و برای هم نامه می‌نوشتیم؛ اما در نامه اداری از این خبرها نیست! به‌هیچ‌عنوان نباید برای نوشتن نامه‌های رسمی و اداری از کاغذ متفرقه، کاغذ دفتر و چنین چیزهایی استفاده کنید. معمولا نامه‌های اداری در کاغذهای A4 یا A5 نوشته می‌شود.

۳. غلط املایی و مشکل نگارشی ممنوع!

در حالت عادی و برای نوشتن هر متنی باید حواستان به نکات ویرایشی و نگارشی و املای صحیح کلمات باشد؛ اما وقتی قرار است نامه رسمی و اداری نوشته شود، دقت و حساسیت به این موضوع باید بیش‌تر هم بشود. اگر در مورد نگارش و املای صحیح کلمات تردید دارید، به فرهنگ لغات مراجعه کنید. از ویراستارهای آنلاین و اینترنت هم می‌توانید کمک بگیرید. خلاصه این که به هر طریقی شده متن را بدون‌غلط بنویسید.

۴. به فارسی سخت ننویسید!

سخت‌نویسی نشان‌دهنده توانایی نویسنده نیست. از لغات نامانوس و عجیب‌وغریب استفاده نکنید. قرار نیست متن ادبی ثقیل بنویسید، نامه شما رسمی است و مخاطب دارد و مخاطب باید بفهمد چه چیزی نوشته‌اید. استفاده از کلمات ثقیل، فهم و بررسی نامه را دشوار می‌کند.

۵. از اصلاحات عامیانه استفاده نکنید

گفتیم که سخت و ثقیل ننویسید؛ اما حواستان باشد از آن‌ور بوم هم نیفتید! نامه اداری مثل نامه دوستانه نیست که هر طور دلتان خواست بنویسید، نباید در نامه رسمی از جملات عامیانه و اصطلاحات محاوره و کوچه بازاری استفاده کنید. نهایت احترام و ادب را در نامه رعایت کنید.

۶. به حاشیه نروید

در نوشتن نامه اداری از هر دری سخن نگویید و به حاشیه نروید، به طور صریح در متن نامه منظور خود را برسانید. سعی کنید تا جایی که ممکن است محتوای نامه را از حاشیه دور نگه دارید و به موضوع و بحث اصلی بپردازید. رعایت این نکات باعث می‌شود فرد مقابل بهتر و سریع‌تر منظور نامه را درک کند و اگر درخواستی دارید زودتر به آن رسیدگی شود.

۷. نامه اداری باید کوتاه، صریح و گویا نوشته شود

از زیاده‌گویی در نامه‌های اداری پرهیز کنید. نامه اداری باید مختصر و مفید باشد. در ضمن باید صریح و گویا نوشته شود و خیلی واضح منظور را برساند. در نامه‌های اداری باید روان بودن مطلب را لحاظ کرده و از به کار بردن عبارات و کلمات حشو خودداری کنید.

۸. احساسات را کنار بگذارید!

یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید هنگام نوشتن نامه اداری به آن دقت کنید، کنار گذاشتن احساسات است. در واقع منظورمان این است که مثلا به تعریف و تمجید زیاد نپردازید یا جملات تهدیدآمیز و توهین‌آمیز به کار نبرید و… خلاصه این که اغراق نکنید و احساساتی نباشید، این یک نامه رسمی است، موضوع دوستی و دشمنی با کسی نیست.

۹. ترجیحا به یک موضوع بپردازید

بهتر است در نامه‌های اداری فقط یک موضوع را مطرح کنید تا تمام تمرکز مخاطب نامه به آن موضوع باشد. اگر مجبور شدید در یک نامه به چند موضوع بپردازید، اول موضوع اصلی را بنویسید و سپس موضوعات فرعی را در نامه بیاورید.

۱۰. سلیقه فردی در نامه اداری جایی ندارد

نامه‌های اداری و رسمی، اصولی دارند که هنگام نوشتن باید آن‌ها را رعایت کنید. در نامه نگاری اداری به‌هیچ‌عنوان نباید به سلیقه فردی خود اتکا کنید و چهارچوب نامه را به هم بزنید. علاوه بر این کار، بهتر است گزارش نویسی را هم بلد باشید، فراموش نکنید کسی که گزارش نوشتن را بلد باشد نامه نگاری برایش مثل آب خوردن است.

نمونه نامه اداری

نمونه‌های زیادی از نامه‌های اداری وجود دارد. در ادامه یک نمونه از نامه‌های اداری، حقوقی را مثال می‌زنیم.

بسمه‌تعالی

شماره: …

تاریخ: …

پیوست: …

جناب آقای/ سرکار خانم … رئیس / مدیر / سرپرست / محترم شعبه … دادگاه عمومی و حقوقی شهرستان …

موضوع: اعلام سمت در پرونده حقوقی

گیرنده: جناب آقای شیخی، رئیس شعبه

متن:

سلام و علیکم

احتراما اینجانب … به موجب وکالت‌نامه به شماره … که به پیوست این لایحه است، در مقام دفاع از موکل خود، …، در پرونده به شماره بایگانی … مطروح نزد آن مقام محترم، اعلام سمت نموده و تقاضای مطالعه و اخذ رونوشت از اوراق پرونده را دارم.

مشخصات فردی و اداری فرستنده: آقای …

امضا

رونوشت به: دفتر شعبه

گیرندگان رونوشت: مدیر دفتر شعبه آقای …

سخن پایانی درباره طریقه نوشتن نامه اداری

در این مطلب تلاش کردیم نکات مهم درباره نحوه نوشتن نامه اداری را با شما در میان بگذاریم. از این به بعد، این که چقدر در امر نامه نگاری اداری موفق شوید و در این کار مهارت پیدا کنید، به ممارست شما بستگی دارد. برای ماهر شدن در هر کاری باید تلاش و تمرین کنید.