گزارش چیست + آموزش اصول گزارش نویسی و انواع آن

گزارش نویسی مهارت بسیار مهمی است که شاید فکر کنید به درد شما نمی‌خورد؛ اما خوب است بدانید که همه ما در موقعیت‌های مختلف به این مهارت نیاز داریم. دوران دانشگاه یا در محل کار، چه دانشجو باشید، چه کارمند باشید یا کارفرما، باید بدانید گزارش چیست و گزارش نویسی چه اصولی دارد. بسیاری از مشاغل و فعالیت‌ها برای تحقق اهداف و بررسی عملکرد خود نیاز به تهیه گزارش دارند و مهارت گزارش نویسی به کارتان می‌آید. در این مطلب با مفهوم گزارش و انواع گزارش آشنا خواهید شد؛ همچنین ساختار و اصول گزارش نویسی را یاد می‌گیرید.

گزارش چیست؟

گزارش نوشته یا در واقع سند مختصر و مفیدی است که اطلاعاتی دقیق و واقعی را درباره وضعیت عملکرد یک بخش یا فرآیند، ارائه می‌دهد. همچنین گزارش برای هدف و مخاطب خاصی نوشته می‌شود و اصولا مشکل یا موقعیتی را تجزیه و تحلیل می‌کند. در یک گزارش برای اقداماتی که باید در آینده صورت بگیرند، پیشنهاداتی هم داده می‌شود. در ضمن می‌توان گفت تقریبا هر نوع فعالیت مکتوب در سازمان، به‌نوعی گزارش نویسی است.

برای نوشتن گزارش ابتدا باید داده‌ها را تهیه کنید، از داده‌هایی که دارید اطلاعات لازم را به دست آورید و در نهایت آن اطلاعات را تبدیل به گزارش کنید. این گزارش در امور مختلف و جهت تصمیم‌گیری برای آینده استفاده می‌شود.

چرا گزارش نویسی مهم است؟ چه مزایایی دارد؟

حالا که دانستید گزارش چیست به این بپردازیم که چرا تهیه گزارش اهمیت دارد. معمولا خیلی از افراد با اهمیت گزارش نویسی آشنا نیستند و سراغ این مهارت نمی‌روند؛ در صورتی که اهمیت آن از سایر مهارت‌ها کم‌تر نیست و به پیشرفت شما کمک می‌کند. علاوه بر پیشرفت شخصی، گزارش نویسی در رشد و پیشرفت سازمان هم تاثیر دارد.

با گزارش می‌توانیم بفهمیم کارها چطور و تا کجا پیش رفته، برنامه‌ها چقدر پیشرفت داشته، فعالیت‌ها چه نتیجه‌ای داشته، پیامدها چه بوده و… به این ترتیب می‌توان نواقص و مشکلات را موردبررسی قرار داد و به سمت اهداف پیش‌بینی‌شده حرکت کرد. اگر گزارش نویسی به صورت دقیق، صحیح و پیوسته انجام بگیرد، مزایای متعددی دارد.

مهم‌ترین مزایای گزارش نویسی عبارت‌اند از:

• کمک به تصمیم‌گیری و اتخاذ بهترین تصمیم‌ها
• انتقال تجربه‌ها و در نتیجه جلوگیری از تکرار چندین‌باره اشتباهات
• ایجاد مجموعه‌ای از اطلاعات و دانش جامع درباره بخش‌های مختلف سازمان

علاوه بر مهارت‌های نوشتاری، لازم است بدانید که مهارت نرم یعنی چه و چرا اهمیت دارد.

مهم‌ترین اصول نوشتن انواع گزارش چیست؟

گزارش نویسی هم مثل هر کار دیگری اصولی دارد که با رعایت این اصول می‌توانید یک گزارش حرفه‌ای، دقیق و درست بنویسید. در ادامه مهم‌ترین اصول گزارش نویسی را ذکر می‌کنیم:

• اطلاعات گزارش نباید نامرتبط به هم باشد.
• محتوای گزارش باید دقیق باشد و هدف آن به‌طور واضح و شفاف توصیف شود. از هر دری سخن نگویید!
• ظاهر گزارش را حرفه‌ای تنظیم کنید. گزارش بی‌نظم و شلخته را کسی نمی‌خواند.
• گزارش را ساده و دقیق و همچنین آسان و سریع بنویسید و از پیچیده‌نویسی پرهیز کنید. در واقع به بهره‌وری گزارش دقت کنید.
• گزارشات با موضوعات مشابه و در یک حوزه خاص، باید ساختار مشخص داشته باشند. (ثبات در ساختار)
• گزارش باید در بستر و زمان مناسبی ارائه شود تا بتواند اثربخش باشد.
• محتوای گزارش باید کاربردی باشد و به تصمیم‌گیری‌های درست کمک کند.
• گزارش باید خواننده‌محور باشد و دانش و سطح درک خواننده را در نظر بگیرد.
• گزارش باید با رعایت دستور زبان نوشته شود و اشتباهات دستوری نداشته باشد.
• پیشنهاداتی که در گزارش ارائه می‌شود باید منطقی و بدون سوگیری باشد.

ساختار گزارش نویسی

همان‌طور که تا این بخش از مطلب گزارش چیست گفتیم، یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید به آن توجه کنید، ایجاد یک ساختار منسجم برای گزارش است. البته اجزای ساختار گزارش بر اساس نوع سازمان یا گزارشی که می‌خواهید بنویسید، ممکن است متفاوت باشد؛ اما این‌جا یک ساختار کلی که در اکثر سازمان‌ها مرسوم است را توضیح می‌دهیم تا بتوانید یک گزارش اصولی بنویسید.

عنوان گزارش

دقیقا مثل یک نامه اداری که نیاز دارید عنوان آن را مشخص کنید، در قسمت عنوان گزارش باید موضوع، نام فرد درخواست‌دهنده گزارش، نام نویسنده یا نویسنده‌های گزارش، تاریخ نگارش گزارش و در صورت لزوم مکان تهیه گزارش، نوشته شود.

چکیده (خلاصه گزارش)

چکیده در واقع یکی از مهم‌ترین قسمت‌های هر گزارش است که خلاصه مختصر و مفیدی از محتویات گزارش در این بخش نوشته می‌شود. مخاطب شما در یک نگاه اجمالی باید بفهمد محتویات گزارش چیست. حتی ممکن است بعضی از افراد فقط همین بخش را بخوانند، پس تمام اطلاعات مهم را بنویسید، اما نیازی نیست طولانی بنویسید.

معمولا توصیه می‌شود نوشتن چکیده را به مرحله آخر و زمانی که می‌دانید دقیقا نکات کلیدی گزارشتان چیست، موکول کنید.

مقدمه

در این بخش باید درباره مساله یا مشکلی که وجود دارد بنویسید و به خواننده بفهمانید که قصد توضیح چه مطلبی را دارید و دلیل نوشتن این گزارش چیست. در مقدمه باید به نتیجه گزارش هم اشاره مختصری بشود.

بدنه اصلی گزارش چیست؟

بدنه گزارش، اصلی‌ترین بخش گزارش از نظر محتواست. برای نوشتن بدنه گزارش باید ساختاربندی کنید، چند عنوان و زیرعنوان به کار ببرید و توضیحات کاملی را در هر بخش بنویسید. اطلاعاتی که در بدنه اصلی گزارش نوشته می‌شود، اغلب به ترتیب اهمیت ارائه می‌شود. به این نکته هم دقت کنید که تمام اطلاعات نوشته‌شده در بخش بدنه گزارش، باید با دستور کار و موضوع اصلی آن مرتبط باشد.

نتیجه‌گیری

در این قسمت باید با در نظر گرفتن تمام جوانب و بر مبنای حقایق، نتایج قطعی نوشته شود. در واقع نتیجه‌گیری نشان می‌دهد از اطلاعات چه برداشتی می‌شود. مانند بخش چکیده، برخی از افراد ممکن است فقط نتیجه‌گیری گزارش را بخوانند، پس دقیق و مرتبط با اصل مطلب بنویسید.

پیشنهادات

در یک گزارش حرفه‌ای باید بخشی را هم به پیشنهادات اختصاص دهید. در این بخش پیشنهاداتی دقیق و قابل‌اندازه‌گیری را برای بهبود موقعیت و حل مساله ارائه کنید.

انواع گزارش

حالا که توضیح دادیم گزارش چیست و ساختار و اصول گزارش نویسی به چه صورت است، به طور مختصر به بررسی انواع گزارش هم بپردازیم.

گزارش‌های ادواری

به گزارش‌هایی که در فواصل منظم و با پر کردن فرم‌های معینی ثبت می‌شوند تا درباره وضعیت کار و روند پیشرفت اطلاعاتی بدهند، گزارش‌های ادواری گفته می‌شود.

برخی از گزارش‌های ادواری:

• گزارش پیشرفت
• بازرسی
• ارزیابی عملکرد

گزارش‌های اتفاقی

این نوع گزارش‌ها هنگامی که وضعیت خاصی پیش بیاید نوشته می‌شوند. در این صورت افرادی که درباره آن اتفاق و موضوع اطلاعات دارند، جهت تحقیق و جمع‌آوری اطلاعات و کمک برای اتخاذ تصمیمات درست، فراخوانده می‌شوند. انواع گزارش‌های اتفاقی عبارت‌اند از:

• گزارش اولیه حوادث
• تحقیقی
• گزارش امکان‌سنجی یا نظرسنجی
• گزارش پروژه

گزارش‌های رسمی

گزارش رسمی نوعی از گزارش است که در قالب فرمی از پیش تعیین‌شده و استاندارد تهیه می‌شود و از طریق کانال‌های مناسب آن را ارائه می‌دهند. انواع گزارش‌های رسمی عبارت‌اند از:

• گزارش‌های قانونی
• گزارش‌های فاقد الزام قانونی

گزارش‌های غیررسمی

این نوع گزارش‌ها از هیچ روند و فرم از پیش تعیین‌شده‌ای تبعیت نمی‌کنند. معمولا قالب این گزارش‌ها به شکل ارتباطات بین‌فردی و حتی گاهی در قالب نامه تنظیم می‌شوند.

پیشنهاداتی برای نوشتن یک گزارش خوب

حالا که به انتهای مقاله گزارش چیست رسیدیم، بد نیست به‌عنوان حسن ختام، برای نوشتن گزارش خوب و حرفه‌ای چند پیشنهاد به شما بدهیم.

• برای نوشتن گزارش باید مخاطب را بشناسید تا بتوانید اطلاعات را به بهترین نحو انتقال دهید.
• قبل از ارائه گزارش، یک بار آن را دقیق بازخوانی کنید تا اشتباهی صورت نگیرد و کیفیت گزارش پایین نیاید.
• اگر درباره گزارش، انتقاداتی دریافت کردید، واکنش منفی نشان ندهید و انتقادپذیر باشید. برخی از نکاتی که دیگران می‌گویند ممکن است به تقویت مهارت‌های نوشتاری شما کمک کند.

سخن پایانی

گزارش‌دهی برای برخی از مشاغل مثل مسئول دفتری، جزو مهم‌ترین وظایف است. در این مطلب برایتان توضیح دادیم که گزارش چیست و گزارش نویسی چه مراحل، اصول و ساختاری دارد تا بتوانید گزارش‌های خوب و حرفه‌ای بنویسید. البته اگر برای اولین بار است که گزارش می‌نویسید، ممکن است اشتباهاتی هم داشته باشید که با تمرین و با توجه به نکاتی که گفتیم، رفع می‌شود.