سوالات استخدام منشی و نحوه مصاحبه با منشی و مسئول دفتر

وقتی صحبت از مصاحبه استخدامی می‌شود معمولا سیل پیشنهادات به سمت کارجو می‌آید که در جلسه مصاحبه چطور حضور پیدا کند، چگونه به سوالات جواب دهد و خلاصه چه کند که احتمال پذیرش در آن موقعیت شغلی بالا برود. اما همان‌قدر که آمادگی کارجو و مصاحبه‌شونده اهمیت دارد، مصاحبه‌کننده هم باید آماده باشد و مصاحبه را حرفه‌ای پیش ببرد. به همین خاطر در این مطلب می‌خواهیم مصاحبه با منشی و مسئول دفتر را بررسی کنیم و به صاحبین کسب‌وکار و مصاحبه‌کننده‌ها بگوییم که سوالات استخدام منشی و سوالات مصاحبه مسئول دفتر باید چه باشد. در واقع به طور کل می‌خواهیم با بیان نکات مهم بررسی کنیم که اگر قصد استخدام یک منشی یا مسئول دفتر را دارید، فرآیند مصاحبه را چطور باید جلو ببرید که بتوانید بهترین و مناسب‌ترین فرد را برای سازمان خود استخدام کنید.

اهمیت مشاغل مسئول دفتری و منشی‌گری در سازمان

قبل از این که سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر را بررسی کنیم، ببینیم اصلا چرا مصاحبه با افرادی که می‌خواهیم برای این موقعیت‌های شغلی استخدام کنیم اهمیت زیادی دارد. شاید برخی از افراد وظایف و مسئولیت‌های مسئول دفتر و منشی به نظرشان ساده، ابتدایی و کم‌اهمیت بیاید و اصلا مصاحبه را سرسری برگزار کنند و در نهایت شخصی را که توانایی‌ها و شایستگی لازم را ندارد استخدام کنند. اما حقیقت این است که مشاغلی که مربوط به امور اداری و دفتری می‌شود، مثل مسئول دفتری و منشی‌گری، از اهمیت و حساسیت زیادی برخوردار هستند و باید هنگام مصاحبه و استخدام، نهایت دقت را به خرج دهید. کارمندان اداری و دفتری می‌توانند در موفقیت یا شکست سازمان شما بسیار تاثیرگذار باشند. افرادی که علاقه‌مند به این پوزیشن شغلی هستند، می‌توانند با شرکت در دوره منشی گری، مهارت‌های خود را بالا ببرند تا بتوانند بهترین پاسخ‌ها را در مصاحبه‌ها بدهند.

چرا مصاحبه با کارمندان اداری و دفتری اهمیت دارد؟

حالا شاید بپرسید چرا؟ جوابش مشخص است. مسئولین دفاتر و منشی‌ها هم ارتباطات داخلی را مدیریت می‌کنند هم روابط شما با مشتریان، شرکا و به طور کل افراد خارج از سازمان را مدیریت خواهند کرد، بنابراین به‌نوعی آینه تمام‌نمای سازمان شما هستند. در ضمن این افراد معمولا در طول روز وظایف زیادی دارند، باید برای امور روزانه شرکت برنامه‌ریزی کنند، به کارها نظم بدهند و کارهای مدیریت را سبک‌تر و آسان‌تر کنند. در نتیجه‌ی این توضیحات، این که کارها چطور پیش برود و به اهدافی که تعیین کرده‌اید برسید یا نه، تا حد زیادی به توانمندی‌های منشی و مسئول دفتر سازمان بستگی دارد. البته شما هم به‌عنوان مصاحبه‌کننده باید سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر را به درستی تنظیم و طراحی کرده تا بتوانید فرد مناسب را برای این پوزیشن‌ها انتخاب کنید.

نکات مهم مصاحبه شغلی را این‌جا بخوانید

مصاحبه استخدامی چیست

چطور یک مصاحبه عالی با مسئول دفتر و منشی داشته باشیم؟

حالا که به اهمیت چنین مشاغلی پی برده‌اید، در این بخش نکات مهم و کلیدی برای مصاحبه با مسئول دفتر و مصاحبه با منشی را با شما در میان می‌گذاریم. یادتان نرود برای این که بتوانید با افراد حرفه‌ای و کاربلد همکاری و آن‌ها را جذب سازمان‌تان کنید، خودتان هم باید حرفه‌ای باشید و برای یک مصاحبه به نحو احسن برنامه‌ریزی کنید. اگر صرفا به یک سری سوالات تکراری بسنده کنید و برخورد درستی نداشته باشید، نمی‌توانید فرد مناسب را شناسایی کنید و نتیجه مطلوبی نخواهید گرفت؛ اما با در نظر گرفتن چند نکته اساسی می‌توان بهترین نتیجه را گرفت. با آموزش مدیریت منابع انسانی برنادل می‌توانید مهارت انجام این کار را به خوبی بیاموزید زیرا که صفر تا صد این کار به شما آموزش داده می‌شود.

وظایف متقاضی شغل و انتظارات خود را مشخص کنید

قبل از این که برای یک موقعیت شغلی آگهی استخدامی منتشر کنید و به دنبال جذب افراد باشید، باید دقیقا مشخص کنید شرح شغل و وظایف آن فرد چیست. در این راستا وقتی برای استخدام منشی و مسئول دفتر، شخصی به دفتر شما می‌آید، باید از قبل این موارد را مشخص کرده باشید و آن‌ها را با فرد مصاحبه‌شونده در میان بگذارید. حین طراحی سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر حتما این مورد را لحاظ کنید که این فرد چه وظایف و مسئولیت‌هایی دارد، چه انتظاری از او دارید و… بر این اساس خیلی واضح و شفاف این موارد را در جلسه با کارجو مطرح کنید تا بعدا مشکل و سوتفاهمی پیش نیاید. در ضمن وقتی وظایف و مسئولیت‌ها را مشخص کنید، سوالات دقیق‌تر و مرتبط‌تری می‌توانید بپرسید و به جواب‌های درست‌تری هم خواهید رسید.

درباره مهارت‌های تخصصی مسئول دفتر و منشی سوال بپرسید

منشی‌گری و به‌خصوص مسئول دفتری مشاغلی هستند که برای به دست آوردن آن‌ها به یک سری مهارت‌های تخصصی نیاز است. برای مثال کارمندان اداری و دفتری باید مکاتبات اداری و نامه‌نگاری را بلد باشند چون در خیلی از موارد به این نیاز پیدا می‌کنند که نامه اداری بنویسند. همچنین باید اصول عقد قرارداد را بدانند و مدیریت جلسات و برنامه‌ریزی را بتوانند به خوبی انجام دهند. یک مسئول دفتر حرفه‌ای به امور دبیرخانه، اصول بایگانی و مدیریت اسناد مسلط است و با اتوماسیون اداری آشنایی کامل دارد. البته بنا به اهداف و ضرورت‌های سازمان شما، ممکن است مهارت‌های تخصصی بیش‌تر و متفاوت‌تری را از مسئول دفتر و منشی بخواهید. همه مواردی که مدنظرتان است را در سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر مشخص کنید و از او بپرسید تا بفهمید چقدر تسلط دارد.

مهارت‌های مالی و نرم‌افزاری را در نظر بگیرید

مسئول دفتر و منشی قطعا برنامه‌نویس یا حسابدار نیستند؛ اما باید اصول و مفاهیم اولیه حسابداری را بدانند و همچنین کار با کامپیوتر و اینترنت را بلد باشند. در خیلی از سازمان‌ها مسئول دفتر یا منشی تنخواه‌دار سازمان هستند و بخشی از امور مالی را انجام می‌دهند؛ بنابراین لازم است که آشنایی مقدماتی با اصول حسابداری و مالی داشته باشند. همچنین مهارت‌های نرم‌افزاری هم برای شغل مسئول دفتری و منشی‌گری ضروری است. در دنیای امروزی هر شخصی با هر شغلی با تکنولوژی و نرم‌افزارهای مختلف سر و کار دارد. مسئولین دفاتر و منشی‌ها باید در این زمینه سطح قابل‌قبولی از دانش را داشته باشند؛ مثلا کار با ابزارهای گوگل مثل گوگل شیت و نرم‌افزارهای آفیس مثل ورود و اکسل را بلد باشند. همچنین بتوانند سریع تایپ کنند، جست‌وجوی آنلاین انجام دهند و مواردی از این قبیل.

سوالات استخدام منشی و رئیس دفتر که مربوط به مهارت‌های مالی و نرم‌افزاری است را آماده کنید و از مصاحبه‌شونده بپرسید یا اگر مدرکی دارد، مثلا مدرک icdl، از او بخواهید که ارائه دهد.

هرگز مهارت‌های عمومی و رفتاری را فراموش نکنید

اهمیت مهارت‌های عمومی و مهارت‌های نرم در مشاغلی مثل مسئول دفتری و منشی‌گری، اگر به اندازه دانش تخصصی نباشد، قطعا کم‌تر از آن نیست. این که فقط از کارجو درباره مهارت‌های تخصصی سوال کنید، مثلا این که سرعت تایپ او چقدر است یا تا چه حد بلد است با نرم‌افزارهای آفیس کار کند، کافی نیست؛ بلکه در بخش سوالات استخدامی مسئول دفتر و سوالات مصاحبه استخدامی منشی باید حتما مهارت‌های ارتباطی و رفتاری و سایر مهارت‌های عمومی را هم بگنجانید.

منشی‌ها و مسئولین دفاتر با افراد زیادی چه از کارکنان داخل سازمان چه افراد خارج سازمان در ارتباط هستند؛ بنابراین مهارت‌های رفتاری و ارتباطی و البته شخصیت‌شناسی در این مشاغل اهمیت زیادی دارد. همچنین مسئول دفتر و منشی یک شرکت باید فن بیان خوبی داشته باشد و اصول مذاکره را بداند. توانایی مدیریت استرس و استفاده صحیح از زبان بدن موارد دیگری است که هنگام مصاحبه با مسئول دفتر و منشی باید مدنظر قرار دهید. با این توضیحات سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر باید طوری باشد که مهارت‌های عمومی او را بسنجید.

صرفا به جواب‌های مصاحبه‌شونده اکتفا نکنید

البته که همه چیز را با سوال پرسیدن از خود کارجو نمی‌توانید بفهمید. مثلا ممکن است از مصاحبه‌شونده بپرسید در موقعیت‌هایی که ناگهان کار زیاد می‌شود، چطور استرسش را مدیریت می‌کند یا بپرسید اگر یک ارباب رجوع سمج مدام مزاحمش شود چطور برخورد می‌کند و او جوابی به دور از صداقت به شما بدهد. نمی‌توانید صددرصد و با اطمینان متوجه شوید فرد مقابل راست می‌گوید یا دروغ، اما اگر در زمینه انجام مصاحبه شغلی تبحر، تخصص و تجربه کافی داشته باشید، تا حدود زیادی می‌توانید از روی مکالمات متوجه خصوصیات رفتاری کارجو و صداقت کلام او بشوید. در حقیقت باید با مباحث روان‌شناسی و رفتاری تا حدی آشنایی داشته باشید تا بتوانید هم سوالات درستی بپرسید هم پاسخ‌ها و رفتار مصاحبه‌شونده را به درستی تجزیه و تحلیل کنید.

به مصاحبه‌شونده زمان بدهید تا سوالاتش را بپرسد

موفقیت‌آمیز بودن یک مصاحبه شغلی فقط به این بستگی ندارد که شما سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر را به خوبی طراحی کنید و بپرسید. بلکه باید به طرف مقابل‌تان هم فرصت بدهید که سوالاتش را بپرسد و ابهامات و پرسش‌هایی که در ذهن دارد را با شما در میان بگذارد. قطعا مصاحبه‌شونده سوالاتی درباره وظایف و مسئولیت‌هایش، مسائل مالی و حقوقی، فرهنگ سازمان شما و… دارد که باید آن‌ها را مطرح کند؛ بنابراین شما نباید فقط خودتان صحبت کنید و فرصت حرف زدن را از او بگیرید.

در این راستا اگر کارجو سوالی داشت و زمانی که صحبت می‌کرد با آرامش به او گوش دهید و حرفش را قطع نکنید. حتی اگر خود شخص سوالی نپرسید؛ شما از او بپرسید که سوالی دارد یا این چیزی در ذهنش بی‌جواب مانده است یا نه. البته که یک مسئول دفتر و منشی حرفه‌ای باید فن بیان خوبی داشته باشد و بتواند مصاحبه و مذاکره شغلی را به خوبی و با تسلط پیش ببرد. اصلا این که مصاحبه‌شونده چه سوالاتی را چه زمانی و چطور می‌پرسد، می‌تواند به شما اطلاعات خوبی درباره مهارت‌های ارتباطی و گفتاری او بدهد.

در مصاحبه استخدامی چه سوالاتی باید پرسیده شود؟

سوالات مصاحبه استخدامی

نمونه سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر

تا این‌جا توضیح دادیم که در مصاحبه با منشی و مصاحبه با مسئول دفتر درباره چه چیزهایی باید سوال بپرسید و روند مصاحبه را چطور پیش ببرید که نتیجه خوبی بگیرید و بتوانید فرد مناسب را پیدا کنید. حالا می‌خواهیم چند نمونه از بهترین سوالاتی که می‌توانید بپرسید را بررسی کنیم. البته شغل مسئول دفتری و منشی‌گری دقیقا یکسان نیست و تفاوت‌هایی دارد؛ اما به هر حال مسئول دفتر و منشی در وظایف، مسئولیت‌ها و مهارت‌ها شباهت‌های زیادی هم دارند. ضمن این که شما با توجه به اهداف و سیاست‌های سازمان خود سوالات را مطرح می‌کنید؛ اما این لیست سوالات هم می‌تواند به شما برای طراحی سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر کمک کند.

لیست سوالات مصاحبه استخدامی منشی و مسئول دفتر

سوالات زیر ترکیبی از سوالات مربوط به مهارت‌های تخصصی، عمومی و رفتاری مسئول دفتری و منشی‌گری است.

• از چه ابزارهایی برای مدیریت زمان و مدیریت جلسات استفاده می‌کنید؟
• به گزارش‌نویسی و نامه‌نگاری چقدر تسلط دارید؟ تا به حال نامه اداری نوشته‌اید؟
• تجربه تنخواه‌گردانی و انجام امور مالی را داشته‌اید؟
• اگر کاری به شما واگذار شود و در آن زمینه مهارت کافی نداشته باشید، چطور آن را انجام می‌دهید؟
• روابط شما و میزان صمیمیت‌تان در محل کارهای قبلی با همکاران‌تان چطور بود؟
• اگر با مدیرتان یا یکی از همکاران‌تان دچار مشکل شوید، چطور این مسئله را حل می‌کنید؟
• در شرایط و موقعیت‌های پرتنش و پراسترس چطور با همکاران، مدیران و ارباب رجوع برخورد می‌کنید؟ (یکی از مهم‌ترین سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر)
• اگر یک مدرک مهم را گم کنید یا مثلا یک قرار ملاقات مهم را یادتان برود تنظیم کنید، چه کاری انجام می‌دهید؟ چطور این موضوع را با مدیرتان در میان می‌گذارید؟ اگر عصبانی شد چطور واکنش نشان می‌دهید؟
• تا چه حد به مهارت‌های رایانه‌ای تسلط دارید؟
• برای تنظیم یک جلسه چه مراحلی را طی می‌کنید؟ چطور برنامه‌ریزی می‌کنید به افراد اطلاع می‌دهید؟
• بیش‌ترین چالشی که به‌عنوان منشی/ مسئول دفتر در سازمان‌ها داشتید چه بوده است؟
• تا چه حد فرد دقیقی هستید؟ اگر کار فوری به شما واگذار شود، سرعت انجام کار برایتان اولویت دارد یا دقت؟

دوره منشی گری و مسئول دفتری برنادل

درباره سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر نکات مهمی را مطرح کردیم که با توجه به این نکات، هم مصاحبه‌کننده و هم مصاحبه‌شونده می‌توانند جلسه مصاحبه را با موفقیت پشت سر بگذارند. اما در دوره آموزش مسئول دفتر برنادل دقیق‌تر به این پرداخته شده است که یک فرد متقاضی شغل مسئول دفتری و منشی‌گری چطور باید رزومه بنویسد و دنبال کار بگردد و وقتی که برای مصاحبه دعوت شد چگونه باید در جلسه مصاحبه شغلی به بهترین نحو حاضر شود. همچنین افراد می‌توانند با شرکت در این دوره مهارت‌های موردنیاز برای مشاغل اداری و دفتری را کسب کنند و هر چیزی که برای تبدیل شدن به یک مسئول دفتر و منشی موفق و حرفه‌ای نیاز دارند را یاد بگیرند. خلاصه با این دوره مسئول دفتری معتبر که شامل سرفصل‌های کاربردی و مطابق بازار کار است، برای ورود حرفه‌ای به بازار کار و همکاری با بهترین سازمان‌ها آماده خواهید شد.

از طرفی چون طراحی سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر و دیگر سمت‌های شغلی، به عهده واحد منابع انسانی سازمان است؛ پیشنهاد ما برای مدیران و کارشناسان منابع انسانی این است که برای تقویت مهارت‌های خود و بهینه‌سازی فرآیند مصاحبه، جذب و استخدام، در دوره جامع منابع انسانی برنادل شرکت کنند.

سخن پایانی

در نهایت خبر خوب این که امکان پرداخت اقساطی برای دوره‌های سازمانی برنادل وجود دارد. همچنین با توجه به غیرحضوری و آفلاین بودن دوره بدون محدودیت زمانی و مکانی می‌توانید از مطالب دوره بهره ببرید. در ضمن سرفصل‌های دوره آپدیت می‌شود و به طور رایگان در اختیار شما قرار می‌گیرد. اگر هم از بابت مدرک دغدغه دارید، باید بگوییم بعد از گذراندن دوره از سوی مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل به شما مدرک معتبری داده می‌شود که حضورتان را در دوره گواهی می‌کند. باز هم اگر درباره سوالات استخدام منشی و مسئول دفتر سوالی دارید یا درباره دوره‌های آموزشی اطلاعات بیش‌تری می‌خواهید، حتما در بخش نظرات از ما بپرسید.