شرح وظایف کارمند امور اداری

شغل‌های مربوط به امور اداری و دفتری از جمله مشاغل پرتقاضای بازار کار است و در کانال‌ها و سایت‌های کاریابی همیشه می‌توانید تعداد زیادی آگهی مربوط به کارمند اداری را ببینید. اکثر سازمان‌ها کارهای دفتری و اداری زیادی دارند و به همین دلیل وظایف کارمند امور اداری بسیار متنوع است. اگر احساس می‌کنید برای این شغل مناسب هستید و می‌خواهید وارد این حوزه شوید، خیالتان راحت باشد که امروزه بیش‌تر شرکت‌ها به کارمند امور اداری نیاز دارند و برای این شغل آگهی استخدامی منتشر می‌کنند. البته قبل از این که برای جایی رزومه بفرستید، بهتر است این مطلب را بخوانید تا با بازار کار این شغل و وظایف کارمندان اداری بیش‌تر آشنا شوید. همچنین به بررسی مهارت‌ها و خصوصیات کارمند اداری موفق می‌پردازیم و این نکته که آموزش امور اداری و دفتری چقدر اهمیت دارد.

شرح شغل کارمند اداری

قبل از هر چیز ببینیم اصلا شغل کارمند امور اداری چیست. از نام این شغل مشخص است که کارمند اداری کارهای اداری و دفتری سازمان را انجام می‌دهد. کارهایی مثل پاسخگویی به تماس‌ها، نوشتن نامه‌های اداری، بایگانی اسناد و مدارک، پیگیری امور اداری واحدهای مختلف سازمان، تنظیم جلسات و… بر عهده کارمند امور اداری است. البته با توجه به اندازه و اهداف سازمان، شرح وظایف کارمند اداری هر سازمان با سازمان دیگر می‌تواند متفاوت باشد. اما به طور کل کارمندان اداری کارهای متنوع و زیادی انجام می‌دهند. بر خلاف تصور عموم که انجام امور اداری و دفتری را کار ساده‌ای می‌دانند، اتفاقا شغل کارمند امور اداری حساسیت‌ها و سختی‌های خاص خودش را دارد و برای موفقیت در آن باید منظم و مسئولیت‌پذیر بود.

وظایف کارمند امور اداری چیست؟

در سازمان‌های مختلف کارمندان اداری طیف وسیعی از وظایف و کارها را انجام می‌دهد که البته همان‌طور که گفتیم با توجه به شرایط و نوع سازمان لیست وظایف کارمند اداری می‌تواند کم و زیاد شود و متفاوت باشد. برای مثال قاعدتا وظایف کارمند اداری بیمارستان با وظایف کارمند اداری یک آموزشگاه فرق می‌کند. اما به طور کل شرح وظایف یک کارمند اداری شامل موارد زیر می‌شود:

• پاسخگویی به تماس‌ها و وصل کردن به اشخاص موردنظر در صورت نیاز
• دریافت و ارسال نامه و پاسخگویی به نامه‌ها
• ارتباط با کارمندان واحدهای مختلف
• ارتباط با مشتریان و پاسخگویی به سوالات آن‌ها
• جمع‌آوری و بایگانی پرونده‌ها، اسناد و مدارک سازمان از مهم‌ترین وظایف کارمند امور اداری
• انجام کارهای اداری واحدهای مختلف سازمان
• انجام مکاتبات اداری با واحدهای داخل و خارج سازمان
• در صورت نیاز انجام کارهای بانکی شرکت
• هماهنگی برای برگزاری جلسات و قرار ملاقات‌ها
• بررسی و خرید لوازم اداری مورد نیاز شرکت از وظایف کارمند امور اداری
• تهیه گزارشات مالی و اداری شرکت (معمولا به صورت ماهانه)
• هماهنگی با سرویس‌دهندگان و متخصصان جهت رفع مشکلات فنی تجهیزات دفتری

بیش‌تر بخوانید: در مطلب نامه نگاری اداری می‌توانید مهم‌ترین نکات و تکنیک‌های نوشتن نامه اداری را یاد بگیرید.

بازار کار امور اداری و دفتری

از همان زمان‌های قدیم که شرکت‌ها و سازمان‌ها شروع به شکل‌گیری کرده‌اند تا به امروز، همه سازمان‌ها چه کوچک و چه بزرگ، چه دولتی و چه خصوصی، به کارمندان اداری نیاز دارند. به هر حال هر شرکتی یک سری کارهای اداری و دفتری دارد که انجام آن‌ها به عهده کارمند امور اداری است. بنابراین بازار کار این شغل همیشه پررونق است و شما اگر به استخدام در شغل کارمند امور اداری علاقه‌مند هستید، سازمان‌های زیادی به این موقعیت شغلی نیاز دارند که می‌توانید برایشان رزومه بفرستید.

درآمد کارمند امور اداری

حقوق کارمند امور اداری بر اساس اندازه سازمان، نوع سازمان، سابقه کاری و تجربه فرد، میزان وظایف کارمند امور اداری و… تعیین می‌شود و در سازمان‌های مختلف درآمد کارمندان اداری متفاوت خواهد بود. به‌طور میانگین حقوق کارمند اداری ۱۰ الی ۱۲ میلیون است و بسته به شرایط شرکت و خود شما می‌تواند به ۲۰ الی ۲۵ میلیون و بالاتر هم برسد. در ضمن اگر بدون سابقه کار باشید و مهارت‌های خود را ارتقا ندهید، اصولا حقوقی که دریافت می‌کنید برابر با حداقل وزارت کار است؛ اما اگر دانش خود را به‌روز کنید و مهارت‌های بیش‌تری یاد بگیرید، در سازمان‌های بهتری در جایگاه‌های شغلی بالاتر مثل مسئول دفتری و مدیر داخلی استخدام می‌شوید و درآمدتان هم قطعا بیش‌تر خواهد شد.

بیش‌تر بخوانید: برای آشنایی با کارهایی که مسئول دفتر در سازمان انجام می‌دهد، مطلب وظایف مسئول دفتر را بخوانید.

تحصیلات کارمندان امور اداری

برای این که به‌عنوان کارمند امور اداری و دفتری استخدام شوید، نیاز به تحصیل در رشته خاصی نیست. البته اگر در رشته‌های مدیریت، حسابداری و … تحصیل کرده باشید شانس استخدام شما بالاتر می‌رود؛ اما این موضوع ضروری نیست. در ضمن افرادی که دارای حداقل مدرک کاردانی باشند در رشته‌های مختلف باشند می‌توانند وارد این شغل شوند. همچنین در مواردی افراد با مدرک دیپلم نیز چون دوره‌های آموزشی مرتبط را گذرانده‌اند و در زمینه‌های موردنیاز دانش دارند، می‌توانند با شغل کارمند امور اداری شروع به کار کنند. در کل تحصیلات موردنیاز این شغل، به شرح وظایف کارمند امور اداری و سمت سازمانی و نوع سازمان بستگی دارد.

کارمند امور اداری باید چه مهارت‌هایی داشته باشد؟

برای به دست آوردن این شغل هم مانند دیگر مشاغل به یک سری مهارت‌های عمومی و همچنین مهارت‌های تخصصی نیاز دارید. با توجه به این که توضیح دادیم کارمند اداری چه وظایفی دارد احتمالا متوجه شده‌اید که کارمندان اداری باید منظم و بادقت باشند و کارها را به‌موقع انجام دهند. همچنین برای یک کارمند امور اداری مسئولیت‌پذیری، مدیریت زمان، انعطاف‌پذیری و مهارت‌های ارتباطی، گفتاری و نوشتاری بسیار حائز اهمیت است. در ضمن به لحاظ دانش تخصصی هم کار با کامپیوتر و اینترنت، نرم‌افزارهای آفیس، تایپ سریع، گزارش‌نویسی، نامه‌نگاری اداری و… از ضروریات کار کارمند امور اداری است و باید بلد باشید.

یادگیری امور اداری با دوره مسئول دفتری برنادل

همان‌طور که گفتیم یک کارمند امور اداری برای این که بتواند به بهترین نحو وظایف کارمند امور اداری را انجام دهد و ارتقاء شغلی بگیرد، باید مهارت‌هایش را افزایش دهد. البته برخی از سازمان‌ها وقتی برای استخدام کارمند امور اداری اقدام می‌کنند این شرایط را برای کارمندان خود فراهم می‌کنند که در حین کار مهارت‌های موردنیاز را یاد بگیرند که به این پروسه، آموزش ضمن خدمت می‌گویند. اما بهتر است خود شما همواره به فکر یادگیری باشید و در دوره‌های معتبر شرکت کنید تا بتوانید به اصطلاح دست پُر سراغ شرکت‌ها بروید و با شرایط و سمت شغلی خوب و حقوق مناسب استخدام شوید.

دوره های آموزشی مسئول دفتری برنادل در سه دسته‌بندی مهارت‌های عمومی، مهارت‌های تخصصی و همچنین مهارت‌های مالی و نرم‌افزاری برگزار می‌شود و با شرکت در این دوره می‌توانید از صفر تا صد امور اداری و دفتری را یاد بگیرید و سطح دانش و مهارت‌های خود را بهبود ببخشید. این دوره نه فقط برای مسئول دفترها، بلکه برای کارمندان اداری، مدیران داخلی و همه کسانی که می‌خواهند وارد مشاغل اداری و دفتری شوند، فرصت بسیار مناسبی است و تمام مباحث موردنیاز را پوشش می‌دهد. در دوره آموزش کارهای دفتری برنادل از مهارت‌های نرم و فن بیان گرفته تا مدیریت جلسات، مکاتبات اداری و اصول مقدماتی حسابداری و مالی، هر چیزی که برای حرفه‌ای شدن و انجام وظایف کارمند امور اداری نیاز دارید به شما آموزش داده می‌شود.

مزایای دوره آموزش مسئول دفتر برنادل

دوره آموزشی رئیس دفتری برنادل به صورت ویدیوهای ضبط‌شده در بستر اسپات پلیر به شما ارائه می‌شود و با توجه به آفلاین بودن دوره، می‌توانید در هر زمان و مکانی که خواستید ویدیوها را ببینید. در واقع محدودیت زمانی و مکانی ندارید و یادگیری امور دفتری برایتان آسان‌تر می‌شود. به علاوه این که هزینه دوره برنادل نسبت به دیگر دوره‌های مسئول دفتری بسیار مناسب است و این امکان هم برایتان وجود دارد که پرداخت هزینه را به صورت اقساطی انجام دهید. همچنین این دوره آموزشی با همکاری اساتید مجرب و حرفه‌ای این حوزه ضبط شده که تجربیات و دانش خود را در اختیار دانشجویان مشتاق قرار می‌دهند. در پایان دوره نیز مدرک معتبری از سمت آموزشگاه فنی و حرفه‌ای برنادل به شما تعلق می‌گیرد تا بتوانید راحت‌تر کار پیدا کنید یا اگر مشغول به کار هستید ارتقا شغلی بگیرید و درآمدتان هم بالا برود.

سخن پایانی درباره وظایف کارمند امور اداری

در این مطلب برنادل به شرح وظایف کارمندان اداری پرداختیم و گفتیم که شغل کارمند اداری چیست و این شخص باید چه کارهایی انجام دهد. در ضمن چندین مهارت کلیدی وجود دارد که به آن‌ها اشاره کردیم و گفتیم کسانی که در ارتباط با امور اداری و دفتری کار می‌کنند، برای انجام بهتر وظایف کارمند امور اداری باید این موارد را یاد بگیرند. اگر به دنبال چنین فرصتی هستید و می‌خواهید پیشرفت کنید، دوره منشی گری و مسئول دفتری برنادل را از دست ندهید.

سوالات متداول