در پایان نامه اداری و رسمی چه بنویسیم؟

در هر شغل و جایگاهی که باشیم، بسیاری از درخواست‌ها و مکاتبات وجود دارند که باید به صورت کتبی انجام شوند. در صورتی که یکی از طرفین ارتباط، شرکت‌، سازمان یا شخصیت حقوقی باشد، بهتر است این ارتباط در قالب نامه‌ای رسمی و اداری انجام شود. هنگام نوشتن نامه اداری باید به مواردی از جمله اصول نگارشی، متن نامه، متن پایان نامه اداری، عبارتی که برای تشکر پایان نامه اداری نوشته می‌شود و نکات و موارد دیگر رعایت شود. رعایت این نکات در نامه رسمی و اداری، نقش مهمی در رسیدن به نتیجه مورد نظر را ایفا می‌کند.

یکی از سوال‌ها و دغدغه‌های بسیاری از افراد این است که در پایان نامه اداری چه بنویسیم یا چگونه نامه اداری را پایان دهیم؟ نوشته و متن‌های اداری یا رسمی، هر یک به نوعی پایان می‌یابند ولی باید به این موضوع دقت کرد که بعد از متن نامه، نوشتن پایان نامه اداری یا رسمی یکی از بخش‌های مهم است؛ چرا که در این قسمت هدف و درخواست اصلی نویسنده از گیرنده نامه بیان می‌شود و نحوه نوشتن آن و اصطلاحات به کار رفته در پایان نامه، باعث افزایش تاثیرگذاری آن می‌شود.

نامه اداری و رسمی چیست؟

نامه اداری به نوشته‌ای گفته می‌شود که حاوی یک یا چند موضوع اداری است. نامه اداری رسمی، وسیله‌ای برای ارتباط داشتن در داخل سازمان یا خارج سازمان است که اجزای مشخص و ثابتی داشته و نگارش آن به نوع نامه و هدف آن بستگی دارد. درمورد تکنیک‌های نامه نگاری اداری باید اطلاعات کافی داشته باشید تا بتوانید نامه‌ای بنویسید. نوشتن این نامه‌ها دارای نکات و ریزه کاری‌های بسیاری است که باید آن‌ها را مورد توجه قرار داد. اجزای اصلی نامه اداری و رسمی عبارتند از:

• سربرگ: در قسمت سربرگ نامه باید مواردی از جمله تاریخ، شماره، لوگو، آدرس و پیوست درج شود.
• عنوان نامه: عنوان نامه شامل گیرنده، فرستنده و موضوع نامه است.
• متن اصلی: در قسمت متن اصلی باید بخش‌هایی مثل مقدمه، پیام، هدف، نتیجه و قدردانی نوشته شود.
• انتهای نامه اداری و رسمی: به کار بردن جملات زیبا برای پایان نامه اداری و قدردانی از مخاطب می‌تواند به تسریع انجام کار کمک کند.
• امضا: در این قسمت باید مشخصات فرستنده، نام، سمت و امضای پایان نامه اداری وجود داشته باشد.
• رونوشت: اگر نامه به چند نفر ارسال می‌شود باید از آن رونوشت داشت.

نوشتن نامه و پایان نامه

به طور کلی نامه‌های اداری از 3 بخش اصلی مقدمه، پیام اصلی و نتیجه گیری تشکیل شده‌اند. نتیجه گیری در انتهای نامه قرار دارد و در اشکال مختلفی نوشته می‌شود. آنچه در پایان نامه اداری نوشته می‌شود باید هدف و درخواست اصلی نویسنده نامه باشد. نوشتن این قسمت و بیان هدف نویسنده، می‌تواند گیرنده نامه را به انجام دادن یا انجام ندادن کاری ترغیب کند. متن انتهای نامه باید با توجه به ماهیت و هدف آن، به طور واضح بیان شود.

نامه اداری باید اصولی نوشته شود و شامل 3 بخش اصلی باشد تا فرآیند نگارش نامه اداری، آسان‌تر کردن فهم نامه برای مخاطب و در نتیجه افزایش اثر بخشی آن را به دنبال داشته باشد. برای تنظیم اصولی متن پایان نامه‌ها در سازمان، بهتر است در دوره منشی گری و آموزش پایان نامه نویسی اداری شرکت کنید و مهارت خود را در این زمینه تقویت نمایید.

[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/08/job-application-letter.jpg” button_text=”نامه اداری درخواست کار و استخدام” button_link=”https://bornadel.academy/job-application-letter/”]نامه اداری درخواست کار و استخدام چگونه باید نوشته شود؟[/cta_box]

ویژگی‌های متن پایان نامه اداری

نامه‌ها و پایان نامه های اداری رسمی، باید طوری نوشته شوند که مورد قبول خوانندگان باشند. در نوشتن این نوع نامه‌ها باید نکات مهم نگارش پایان نامه اداری و متن نامه رعایت شوند. جایگاه شناسی، لحن و زبان رسمی، نگارش بدون غلط، نگارش دقیق و روشن، مختصر بودن و هدفمند و مرتبط بودن نامه از جمله ویژگی‎هایی است که باید رعایت شود. در پایان نامه اداری جهت تشکر نیز بهتر است از جملاتی مناسب و رسمی استفاده شود. در ادامه به توضیح مختصری درباره هر یک از ویژگی‌ها می‌پردازیم.

1. جایگاه شناسی: در نوشتن متن نامه و انتهای نامه اداری و رسمی باید به جایگاه دقت شود، به عبارتی درخواست نویسنده و متنی که نگارش می‌کند، باید متناسب با جایگاه مورد نظر باشد.
2. لحن و زبان رسمی: رسمی بودن لحن و زبان مورد استفاده، یکی از مواردی است که باید در نوشتن پایان نامه اداری مورد توجه قرار گیرد. هنگام نگارش نامه‌های فارسی، باید گویش اصلی زبان فارسی به کار رود و از لحنی محترمانه و رسمی استفاده شود. جملات پایان نامه‌های اداری باید مناسب و محترمانه باشد و از به کار بردن عبارات یا کلمات نامناسب پرهیز شود. استفاده از عبارت پایان نامه اداری مناسب، نشان دهنده احترام نسبت به گیرنده است.
3. هدفمند و مرتبط بودن: هدف اصلی از نوشتن نامه‌های اداری و رسمی، انتقال اطلاعات و حسن نیت به گیرنده است. هنگام نگارش متن نامه و پایان نامه اداری رسمی باید هدف را مشخص کرده و آن را به صورت منطقی و منظم بیان کرد تا درخواست مورد نظر به نتیجه برسد.
4. نگارش بدون غلط: داشتن اشتباهات تایپی و گرامری در متن نامه و همچنین در نوشتن پایان نامه اداری، منجر به کاهش کیفیت متن شده و ممکن است منظور را به درستی نرساند. اشتباه در نگارش اعداد، چینش غلط حروف و کلمات، ترتیب نامناسب جملات، از جمله خطاهای نگارشی هستند که باید به آن‌ها توجه نمود.
5. نگارش دقیق: نگارش دقیق و روشن بودن بیان یکی از اصول مهمی است که  باید در متن نامه و پایان نامه نویسی اداری رعایت شود. به عبارتی در متن نامه نباید از جملات مبهم استفاده شود و منظور و خواسته نویسنده را به درستی برساند. روشن و دقیق بودن متن و استفاده از کلمات دقیق و همچنین علائم نگارشی، به دقیق‌تر شدن متن و اعمال دستورات کمک می‌کند. روشن و دقیق نبودن متن، ممکن است باعث ایجاد خسارت شود، به همین دلیل رعایت آن اهمیت بسیار زیادی دارد.
6. مختصر بودن: نامه و به ویژه پایان یک نامه اداری، علاوه بر اینکه باید با لحنی رسمی، رعایت اصول نگارشی و هدفمند نوشته شود، باید به صورت مختصر نیز باشد. این امر باعث پیشگیری از متوجه نشدن گیرنده و ابهام او از درخواست شما می‌شود. مثلا پرهیز از حشو و اضافه گویی در روشن نگه داشتن متن نامه بسیار کمک می‌کند.

انتهای نامه اداری و رسمی

در پایان نامه های اداری که هدف و درخواست بیان می‌شود، مواردی مثل امضا و نام درج می‌شود. یکی از اصول اساسی در نامه نگاری، درج امضا در نامه‌های اداری و رسمی است. همیشه در پایان نامه اداری رسمی، یک نمونه امضا داشته باشید، زیرا متفاوت بودن امضا می‌تواند مشکلات بسیار زیادی را به دنبال داشته باشد.

نوشتن نام نیز یکی از نکات بسیار مهمی است که بسیاری از افراد آن را فراموش می‌کنند و نام خود را در انتهای نامه نمی‌نویسند. نوشتن نام در انتهای نامه، هویت دار بودن آن را نشان می‌دهد، از این رو بعد از امضای پایان نامه اداری، نام خود را نیز بنویسید.

نکات مهم در تقاضای انتهای نامه

سوالاتی مثل در پایان نامه اداری چه بنویسیم یا چگونه نامه اداری را پایان دهیم، از جمله سوالات چالش برانگیزی است که بیشتر افراد دارند. آگاهی از برخی نکات و رعایت آن‌ها، می‌تواند در نوشتن نامه‌های اداری و پایان نامه‌ها کمک زیادی کند.

• در نوشتن پایان نامه رسمی و اداری به نوع تقاضا و انگیزه نامه نگاری تاکید شود.
• مطلبی که درخواست دارید، حتما در یک بند جداگانه نوشته شود.
• استفاده از جملات زیبا برای پایان نامه اداری، می‌تواند باعث تشویق و ترغیب درخواست مورد نظر شود.
• مطلب مورد تقاضا در انتهای مقاله، کوتاه، صریح و گویا مطرح شود.
• اگر عبارت پایان نامه اداری ساده و بدون تملق باشد، باعث تاثیر گذاری بیشتر می‌شود.

در پایان نامه اداری جهت تشکر می‌توان از جملاتی مثل پیشاپیش از مساعدت جنابعالی، کمال تشکر را دارم، از بذل توجه و دستور مساعدت جنابعالی، کمال تشکر و امتنان را دارم و از این قبیل جملات رسمی استفاده کرد.

[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/08/salary-increase-request-letter.jpg” button_text=”نامه درخواست افزایش حقوق” button_link=”https://bornadel.academy/salary-increase-request-letter/”]نامه درخواست افزایش حقوق را چطور بنویسیم؟[/cta_box]

نکات مهم در پایان نامه رسمی و اداری

در نگارش پایان نامه اداری، هنگام درج امضا در پایان نامه نویسی اداری و رسمی باید قواعد زیر رعایت شود. این قواعد عبارتند از:

• مشخصات فردی و در سطر بعد، مشخصات اداری نوشته شود.
• در کنار امضا عناوین و القابی درج نمی‌شود.
• تشکر پایان نامه اداری نباید در محل امضا نوشته شود.
• سمت امضا کننده نباید توسط خطوط امضا پوشیده شود.
• امضا در سمت چپ و سه سطر پس از سطر پایانی درج می‌شود.

استفاده از اصطلاحات و عبارات اداری و رسمی مناسب برای تقاضای انجام کار، نکته‌ای ضروری و مهم است که باید به آن دقت داشت.

جملات برای پایان نامه اداری که مخاطب مورد تقاضا در نامه، مقامات مافوق هستند شامل:

1. تمنا دارد مقرر بفرمایید…
2. لذا خواهشمند است دستور فرمایید…
3. خواهشمند است اقدام لازم را مبذول بفرمایید.

جملات برای پایان نامه اداری که مخاطب مورد تقاضا در نامه، از مقامات هم ردیف هستند شامل:

1. استدعا دارد دستور فرمایید…
2. تقاضا دارد دستور فرمایید…

زمانی که مخاطب مورد تقاضا در نامه، مقامات مادون هستند از جملات:

1. لازم است دستور دهید…
2. مقتضی است که دستور فرمایید…

سخن پایانی درباره پایان نامه اداری

در این مطلب برنادل درباره نوشتن پایان نامه رسمی، اداری و مواردی که باید در آن رعایت شود توضیح دادیم. متن پایان یک نامه اداری باید متناسب با شان گیرنده باشد. با توجه به موارد و نکات مهمی که گفته شد، می‌توانید متن پایان نامه اداری را به درستی بنویسید. اگر قصد دارید این کار را به صورت اصولی و حرفه‌ای‌تر بیاموزید و مهارت خود را در این زمینه تقویت کنید، شرکت کردن در دوره مسئول دفتری شرکت و آموزش پایان نامه نویسی اداری را توصیه می‌کنیم. یادگیری نوشتن نامه، نوشتن پایان نامه و کسب مهارت در این زمینه، می‌تواند در موقعیت‌های مختلف شغلی به شما کمک کند.