تفاوت شرح شغل و شرح وظایف
حتما تا کنون انواع آگهیهای شغلی را در سایتهای مختلف و روزنامههای نیازمندی مشاهده کردهاید. این آگهیهای شغلی علاوه بر اینکه به معرفی شرکت و محلی که آگهی شغل داده میپردازد، مواردی مانند اطلاعات تماس کارفرما، شرح شغل و شرح وظایف را نیز بیان میکند. شاید در هنگام مواجه شدن با این آگهیها این سوال برای شما پیش بیاید که شرح شغل و شرح وظایف چیست و چه تفاوتی بین آنها است؟ برای اینکه فرق شرح شغل و شرح وظایف را بدانیم لازم است که ابتدا با تعریف، مزایا و اهمیت آنها آشنا شویم. به همین منظور ما سعی کردیم مطالب مفیدی را در زمینه این دو مبحث در اختیار شما قرار دهیم. در واقع برای بررسی تفاوت بین این دو موضوع لازم است که به طور تطبیقی عمل کنیم.
آنچه در این مطلب خواهید خواند
Toggleشرح شغل چیست؟
شاید برای شما نیز این سوال مطرح شود که شرح شغل چیست؟ به طور کلی میتوان گفت که نوشتن شرح شغل یک ابزار مناسب برای استخدام افراد حقیقی و حقوقی، تعیین حدود سطح کاری و حقوق آنها، مشخص کردن عنوان شغلی، مشخص کردن مقصد و هدف شغلی، بررسی عملکرد و برنامهریزی شغلی برای این اشخاص است. به همین منظور نوشتن این مورد به شکل منظم و دقیق و تعیین هر کدام از موارد فوق از سمت کارفرما یک امر ضروری است.
از طرف دیگر شرح شغل به شخص مورد نظر برای استخدام یک منبع مختصر و واضح برای راهنمای عملکرد شغلی او است که بتواند از طریق آن شغل مورد نظر را به بهترین نحو ممکن اداره کند. با در نظر گرفتن این موضوع سرپرست شغل میتواند از این شرح به عنوان یک ابزار اندازهگیری مطمئن برای انتظارات خود از کارمند استفاده نماید.
در واقع میتوان گفت که شرح شغلی به تجزیه و تحلیل، گزارش سازمان یافته و واقعی از شغل و مسئولیت کارمندان گفت میشود که ارائه آن قبل از استخدام به کارمندان الزامی است. به عبارت دیگر در پاسخ به سوال شرح شغل چیست باید سوالاتی نظیر این که چه کاری باید انجام شود، از چه طریقی انجام شود، چرا انجام شود و به طور خلاصه چگونه انجام شود؟ مطرح خواهد شد.
نکته مهم و حائز اهمیت این است که انجام این موارد به واحد منابع انسانی مربوط میشود، در صورتی که در این سمت شغلی در حال فعالیت هستید، حتما در دوره آموزش مدیریت منابع انسانی برنادل شرکت نمایید تا در این زمینه مهارت کافی را کسب نمایید.
چرا شرح شغل اهمیت دارد؟
از آنجایی که نوشتن شرح شغل یکی از مهمترین موارد برای استخدام و جذب نیروی کار است، تحت عنوان یک امر چالشبرانگیز مطرح میشود. از این رو لازم است که اهمیت این موضوع شناسایی شود تا بتوان در زمینهها مربوطه از آن استفاده کرد. با استفاده از ارائه شرح شغلی میتوان شایستگی و توانایی موجود در نیروهای کار را شناسایی کرد و به دنبال آن یک نیروی کار با استعداد و موفق را استخدام نمود. در واقع این موضوع به ما کمک میکند تا بتوانیم یا سنجش معیارها و واقعیات مربوط به هر شخص، یک کارشناسی مناسب انجام دهیم و در آخر بهترین نیروی کار را جذب نماییم. اهمیت نوشتن شرح شغل در جایی مشخص میشود که از بابت درجهبندی کارمندان، توانایی و عملکرد آنها یک اطمینان خاطر به کارفرما میدهد. از دیگر مواردی که در این زمینه اهمیت دارند موارد زیر را میتوان نام برد:
- تشخیص انتظارات کارفرما از منابع انسانی
- ارائه توصیف روشن از نقش کارمندان
- ارائه ساختار منظم برای شرکت
- ارائه تفسیر منطقی و منصفانه از سیستم پرداخت
- مشخص نمودن مرجع اختلاف بین کارمند و کارفرما
- ارائه مرجع برای حوزههای آموزشی
- ارائه دیدگاه واقعی ک منطقی برای برنامهریزی شرکت
میتوان جذب را فرایندی مستمر تعریف کرد که طی آن سازمانها میتوانند کارآمدترین داوطلبان مشاغل خود را انتخاب و آنها را حفظ کنند.
مزایای شرح شغلی چیست؟
از مهمترین مزایای این موضوع میتوان موارد زیر را برشمرد:
- کمک به فرآیند استخدام برای جذب بهتر نیروی کار
- مشخص نمودن مسئولیت و وظایف هر شخص به طور مجزا و دقیق
- مشخص نمودن شکافهای موجود در سازمان اصلی کار
- ارائه یک ارزیابی کاما و جامع از فعالیتهای هر شخص و واحد در سازمان مربوطه
- تقسیم کار بین نیروهای انسانی به طور منصفانه
لازم به ذکر است که تنظیم و تهیه یک شرح شغلی از سوی هر سازمانی ضروری بوده و با در نظر گرفتن مزایای آن باید در اسرع وقت انجام شود. این در حالی است که بسیاری از سازمانها این عمل مهم را به تعویق انداخته و با سهلانگاری خود، زمینه ورود خسارات زیادی را از سوی نیروهای جذب شده فراهم میکنند.
تنظیم شرح شغلی چگونه انجام میشود؟
یکی از باورهای غلطی که در بین سازمانهای مختلف رایج شده، جستوجوی متن شرح شغلی در سایتها است. در واقع بسیاری از کارفرماها گمان میکنند که نمیتوانند یک شرح شغلی یکسان به نیروهای جذب خود ارائه دهند در حالی که هر سازمان باید متن این ابزار را مطابق با وظایف، مسئولیتها و به طور کلی مشخصات مربوط به سازمان خود تهیه کرده و در اختیار کارمندان قرار دهد. از این رو در پاسخ به این سوال که شرح شغلی چگونه تنظیم میشود باید گفت که با در نظر گرفتن سازمان مربوطه، نظرات و ایدههای کارفرما، سطح شغلی و مواردی از این قبیل متفاوت است. بنابراین اگر قصد تنظیم این ابزار را دارید با در نظر گرفتن موارد فوق میتوانید یک شرح شغلی مناسب و مختص به سازمان خود را نوشته و در دسترس نیروهای آماده جذب قرار دهید.
شرح شغلی شامل چه مواردی میشود؟
موضوع دیگری که در این مبحث باید مورد توجه قرار گیرد، بخشهای مربوط به شرح شغل است. در واقع برای اینکه بتوانیم این ابزار را در بهترین نوع خود تنظیم و تهیه نماییم بهتر است که با بخشهای مختلف آن آشنا شویم.
مهمترین بخشهای نوشتن شرح شغل عبارتند از:
- عنوان شغل مورد نظر
- سطح شغل ارائه شده به نیروهای جذب
- ارائه خلاصهای از شغل مورد نظر
- دانش و مهارت لازم در زمینه شغل
- توانایی و مهارتهای لازم در زمینه شغل(اعم از فیزیکی، جسمی، ذهنی)
- وظایف اختصاصی و مسئولیتها
- استانداردهای عملکرد هر شخص
- اختیارات مربوط به هر واحد
- شرایط شغل
- شرایط محیط مورد نیاز برای شغل
- ابزار و تجهیزات مورد نیاز برای شغل
- ویژگیها و مشخصات اصلی شغل
- امکان سفر کاری و دورکاری
- دستمزد
ذکر این نکته نیز الزامی است که موارد فوق با توجه به سازمان و شرکت مورد نظر، کارفرما، شرایط کاری و… متفاوت بوده و هر ارگانی میتواند موارد فوقالذکر را به هر ترتیبی که مناسب شخصیت حقوقی خود است ارائه دهد. برای کسب اطلاعات دقیقتر میتوانید مقاله کاملی که درمورد شرح شغل نوشته شده است را مطالعه فرمایید.
شرح وظایف چیست؟
شرح وظایف به آن دسته از مسئولیتها و وظایفی گفته میشود که نیروهای استخدامی مستقر در هر ارگان و سازمانی باید آن را انجام دهند. در واقع در تعریف شرح وظایف باید به تمامی کارهایی که نیروهای جذب باید به آن مسلط باشند اشاره شود. اگر سازمان و ارگانی بخواهد یک روند استخدام موفق داشته باشد باید شرح مسئولیتها و وظایف مربوطه ره در دستهبندی منظم و دقیق آماده کرده و به اشخاص ارائه دهد. با تنظیم و ارائه این ابزار میتوان بهترین و با استعداد ترین افرادی را که هر سازمان و کارفرمایی به آن نیاز دارد استخدام نمود.
به عبارتی دیگر شرح وظیفه سندی است که از طریق آن میتوان حدود وظایف و مسئولیتهای موجود در ارگان را به نیروی آماده استخدام مربوط به آن واحد ارائه داد. ارائه این سند به متقاضیان به منظور توضیح و شرح مسئولیتهای آنها انجام میشود. از این رو تنظیم و ارائه شرح وظیفه یکی از اساسیترین و مهمترین مواردی است که هر سازمان باید به آن توجه کند.
تنظیم شرح وظایف
تنظیم سند شرح وظایف باید مطابق با اصول و قواعد متناسب با سازمان و ارگان مد نظر صورت گیرد. به این معنا که شرح وظایفی مناسب و مورد قبول است که ویژگیهای زیر را دارا باشد:
- شرح وظیفهای که دقیق و منظم نوشته شده باشد، به متقاضی شغل کمک میکند تا یک تصویر واضح و روشن از حدود اختیارات و وظایف خود و به طور کلی، عنوان شغلی مورد نظر داشته باشد.
- شرح وظیفه استاندارد به کارفرما کمک میکند تا یک ارزیابی دقیق و صحیح از عملکرد کارمندان داشته باشد و به دنبال آن مناسبترین فرد را استخدام کند.
- اگر شرح وظایف به طور اصول تنظیم شده باشد، میتواند یک ابزار درست و دقیق برای سنجش و ارزیابی عملکرد نیروهای انسانی در نظر گرفته شود.
- بر اساس یک سند شرح وظایف اصولی میتوان آیندهی شغلی هر متقاضی را بررسی کرد و به دنبال آن درجهبندی فعالیتهای سازمان را انجام داد.
- با استفاده از یک شرح وظیفه اصولی میتوان خلأهای موجود در هر سازمان را شناسایی و برطرف نمود.
- شرح وظایف حتما باید مکتوب و سازمانیافته تنظیم شده باشد تا از ورود بینظمی و بیمسئولیتی نیروهای متقاضی جلوگیری شود.
اهمیت شرح وظیفه
موضوعی که بعد از پاسخ به سوال شرح وظایف چیست مورد توجه قرار میگیرد، اهمیت این ابزار است. در واقع هر سازمان و کارفرمایی باید بداند که چرا سند شرح وظیفه تنظیم میشود؟ به بیان دیگر اهمیت شرح وظایف یکی از مهمترین مسائلی است که در این زمینه باید به آن پرداخت.
میتوان گفت که اهمیت اصلی این سند زمانی مشخص میشود که از طریق آن بتوان به طور مشخص مسئولیتها و وظایف هر شخص را مشخص نمود. در واقع شما با تدوین این سند میتوانید انتظاراتی که از نیروهای جذب خود دارید را برآورد کنید و در نهایت افرادی را که در این زمینه لایقتر هستند را استخدام نمایید.
این سند به افراد متقاضی کمک میکند تا وظیفه خود را در سازمان مورد نظر شناسایی کنند. در واقع متقاضیان از طریق فهرست شرح وظایف میتواند استانداردهای سازمان مورد نظر را بشناسند و در آخر وظایف خود را به شکل دقیق و منظم انجام دهند.
بخشهای مهم شرح وظایف
قبل از نوشتن شرح وظیفه لازم است که ابتدا قسمتهای آن شناسایی شوند. شرح وظیفه باید به گونهای تنظیم شود که بتواند چارچوبهای اولیه و اصلی قوانین هر سازمان و حدود اختیارات و وظایف آن را مشخص کند.
در ادامه قسمتهای اصلی شرح وظایف را برای شما بیان کردهایم.
- عنوان و موقعیت شغلی: لازم است که در متن شرح وظیفه، عنوان و ردیف شغلی هر شخص مشخص شود.
- میزان دستمزد: مشخص نمودن بازهی حداقل و حداکثر حقوق در این سند الزامی است.
- مشخص کردن نوع جبران خسارت: تعیین نوه جبران خسارت در مواردی که کارمندان ملزم به پرداخت خسارت میشوند، الزامی است.
- شرایط احراز: در این قسمت باید مدارک، سوابق تحصیلی، سوابق کاری، مهترتها و مشخصات شخصی متقاضی پرسیده شود.
- شرح وظایف: مشخص نمودن حدود اختیارات و وظایف در این قسمت به تفصیل بیان شود.
- اهداف مورد انتظار: در این قسمت مشخص کنید که از کارمندان خود در زمینه شغل مورد نظر چه توقعاتی دارید.
- اعلام موارد نهایی: در این قسمت مواردی مانند امضا، تاریخ قرارداد، تاریخ تنظیم اسناد و مواردی از این قبیل درج میشود.
مزایای شرح وظایف
تنظیم سند شرح وظایف دارای مزایای زیادی است که از جمله آنها میتوان موارد زیر را برشمرد:
- اعلام شروع به کار یا خاتمه آن
- صادر کردن برگه مرخصی برای کارمندان
- ابلاغ و اعلام دستورالعملها به کارکنان
- نظارت بر وظایف و اختیارات کارکنان
- اعلام محدودیتها و موانع برای کارفرما
- ایجاد هماهنگی لازم بین واحدهای مختلف سازمان مربوطه
- بایگانی مدارک مربوط به پرسنل و قرارداد آنها
- ثبت نام نیروهای جدید و اعلام خروج نیروهای قدیمی
- پیگیری موارد مربوط به امور مالی اطلاع رسانی موارد مربوط به سازمان
شرح وظایف چگونه تنظیم میشود؟
یکی از موارد مهمی که بعد از تنظیم این سند مورد بحث قرار میگیرد، چگونگی تنظیم آن است. با در نظر گرفتن بخشهای مهم شرح وظایف، میتوان گفت که بسته به ارگان و سازمانی که قصد دارد این سند را تنظیم نماید، متفاوت است. در واقع نگارش این سند با در نظر گرفتن عوامل متعددی مانند شرایط کاری شرکت متفاوت بوده و نمیتوان متن آن را کپی کرد. توصیه میشود که برای تنظیم این سند حتما از افرادی که در این زمینه تخصص دارند کمک بگیرید.
تفاوت شرح شغل و شرح وظایف
حال که با دو عنوان شرح شغل و شرح وظایف آشنا شدیم بهتر است که تفاوتهای بین این دو را نیز نقد و بررسی کنیم. سوالی که در اینجا مطرح میشود این است که چه فرقی بین این دو عنوان وجود دارد؟ آیا شرح شغل و شرح وظایف یکی است؟
در پاسخ به این سوال باید گفت که خیر! این دو عنوان، دو مقوله کاملا متفاوت از هم بوده که به هم مرتبط هستند. البته این نکته را نیز مد نظر قرار دهید که با وجود تفاوتهای موجود، این دو موضوع دو امر کاملا پیوسته و تأثیرگذار بر هم هستند و اهمیت منابع انسانی در سازمان ها در این بخش مشخص میشود که تفاوتها را بشناسند و بتوانند بهترین تصمیم را درمورد این دو بگیرند.
در ادامه مطلب مهمترین مواردی از تفاوت شرح شغل با شرح وظایف را بیان نمودهایم.
تفاوت از دیدگاه منشا
اصلیترین تفاوت شرح شغل و شرح وظایف، تفاوت در منشا است. منشا طرح شرح شغلی تجزیه و تحلیل شغل و تعیین حدود الزامات شغلی است. این در حالی است که منشا شرح وظیفه تجزیه و تحلیل وظایف و اختیارات هر نیروی انسانی در عنوان شغلی خاص مربوط به خود است. در واقع اساس دو عنوان فوقالذکر اگرچه شبیه به هم است اما به طور کلی و بالذات با هم متفاوت هستند و تعریف هر کدام با دیگری فرق دارد.
تفاوت از دیدگاه تعریف اصطلاح
تعریف دو اصطلاح دیگر موردی است که میتوان برای فرق شرح شغل و شرح وظایف بیان کرد. شرح وظایف به شرح اختیارات، وظایف و عملکرد هر بخش از سازمان میگویند که ممکن است فرد باشد یا نه. بالعكس شرح شغلی به عنوانی گفته میشود که هویت شغل و کار مد نظر و چگونگی انجام آن را مشخص میکند. لازم به ذکر است که قبل از طرح هر کدام از عنوانهای فوق لازم است که با تعریف آن آشنایی کامل داشته باشیم؛ بنابراین تفاوت تعریف بین این دو اصطلاح یک موضوع بسیار اساسی و مهم است.
تفاوت از نظر قسمتهای تشکیل شده
مطابق با مطالب فوق هر کدام از دو عنوان شرح شغلی و شرح وظیفه دارای بخشهای مختلفی هستند که میتوان این مورد را مهمترین تفاوت شرح شغل با شرح وظایف دانست. بخشهای شرح شغلی شامل ابزارها، تجهیزات، هدف شغل؛ وظایف شغل و مسئولیتهای کلی سازمان است. در حالی که قسمتهای مختلف شرح وظیفه شامل حدود اختیارات و وظایف، شرایط کار، شرایط شخص مورد نظر(مهارتها، تواناییها، تحصیلات، سن، جنسیت، سوابق کاری) است. با در نظر گرفتن بخشهای مختلف این دو عنوان، طرح و تنظیم این دو سند به هم مرتبط بوده ولی با هم فرق دارند.
تفاوت از دیدگاه کاربرد
فرق در کاربرد مورد دیگری است که میتوان برای فرق شرح شغل و شرح وظایف بیان نمود. شرح شغل و شرح وظایف دارای کاربرد و مزایای زیادی است که در مطالب فوق بیان شد. با توجه به کاربردهای این دو موضوع باید گفت که شرح شغلی یک خلاصه مفید از شغل و عناوین آن است که به ارگان مربوطه کمک میکند تا منظمتر و دقیقتر سازماندهی شود. در حالی که سند وظیفه یک بیانیه جامع از حدود و اختیارات است که کاربرد اصلی آن در شخص متقاضی دیده میشود.
تفاوت از دیدگاه عملکرد
تفاوت در عملکرد دیگر تفاوت شرح شغل با شرح وظایف است که میتوان بیان نمود. به طور کلی با در نظر گرفتن متن و نحوه تنظیم این دو سند، عملکرد آنها متفاوت است. برای مثال عملکرد شرح شغلی به این ترتیب است که در نتیجه آن سازمان و ارگان مربوطه ارتقا یافته و به طور سازماندهی شده کنترل میشود. این در حالی است که عملکرد شرح وظیفه موجب میشود تا وظایف و اختیارات موجود در شرکت به طور عادلانه و بسته به شرایط اشخاص، بین آنها تقسیم شود و از این طریق سطح بندی لازم بین این افراد صورت گیرد.
سخن آخر
شرح شغل و شرح وظایف دو عنوان مهم در سازماندهی شرکتها و ارگانها هستند که از طریق آن میتوان یک نظم و ترتیب مناسبی را در آنها ایجاد کرد. از این رو تفاوت شرح شغل و شرح وظایف نیز به دنبال آن مطرح میشود که لازمهی طرح این دو سند است. ما در این مطلب برنادل سعی کردیم ضمن اشاره به تعریف، مزایا، کاربرد و چگونگی تنظیم این دو عنوان، تفاوت بین آنها را نیز بیان کنیم. برای یادگیری اصولی امور مربوط به منابع انسانی، پیشنهاد میشود حتما در دوره منابع انسانی برنادل شرکت نمایید. برای کسب اطلاعات کافی درمورد ویژگیهای این دوره، حتما به صفحه آن مراجعه کنید و در صورت داشتن هرگونه سوال با ما در تماس باشید.