وظایف و کارهای مسئول دفتر در سازمان

مسئول دفتری یکی از پست‌های کلیدی در سازمان است. یک مسئول دفتر در واقع هماهنگ‌کننده فعالیت‌های مجموعه است و به‌طور مستقیم زیر نظر مدیرعامل سازمان فعالیت دارد. برقراری ارتباطات بین مدیرعامل و کارکنان سازمان و همچنین افراد خارج از سازمان نیز بر عهده مسئول دفتر است. البته عده‌ای از مردم که درباره مسئول دفتر و شرح وظایف او آگاه نیستند، به اشتباه تصور می‌کنند وظایف مسئول دفتر محدود است و این افراد کار خاصی در سازمان ندارند. در این مطلب با کارهای مسئول دفتر که آشنا شوید، به‌خوبی متوجه می‌شوید برعکس تصور عموم، با توجه به حساس و مهم بودن شغل رئیس دفتری، آموزش مسئول دفتر تا چه اهمیت دارد و وقتی می‌گوییم مسئول دفتر دست راست مدیرعامل است منظورمان چیست.

مسئول دفتر، واسط بین مدیر و سازمان

مسئول دفتر کیست؟ مسئول دفتر به‌نوعی واسط بین مدیر و سازمان محسوب می‌شود و وظایف کاری حوزه مدیریت را کنترل می‌کند و انجام می‌دهد. یک مسئول دفتر مانند فیلتری بین مدیریت و سازمان قرار دارد و تسهیلگر امور مدیریتی است. این‌طور بگوییم که وظایف مسئول دفتر در جهتی است که زمان مدیر برای کارهای جزئی گرفته نشود و بتواند به کارهای مهم‌تر بپردازد.

اگر فکر می‌کنید مسئول دفتری و منشی‌گری مشاغلی با وظایف مشابه هستند، تصور اشتباهی از مسئول دفتر و شرح وظایف او دارید. مسئول دفتری از نظر ماهیت شغلی تا حدودی شبیه به منشی‌گری است؛ اما این دو شغل تفاوت‌های چشمگیری نیز با هم دارند. البته آموزش کارهای دفتری برای هر دو شغل منشی‌گری و رئیس دفتری، امری ضروری است.

وظایف مسئول دفتر، تخصصی‌تر از کارهای منشی

همان‌طور که گفتیم مشاغل منشی‌گری و مسئول دفتری از جهاتی شبیه به هم هستند و حتی ممکن است یک سازمان با توجه به اهداف و استراتژی خود و اندازه سازمان، فقط یک نفر را استخدام کند تا آن شخص کلا کارهای مسئول دفتر و منشی را انجام دهد؛ اما به طور کل وظایف مسئول دفتر فراتر و تخصصی‌تر از وظایف منشی‌گری است.

در سازمان‌هایی که اصولی و صحیح اقدام به جذب نیرو می‌کنند و اندازه سازمان هم بزرگ‌تر است؛ هم مسئول دفتر استخدام می‌کنند و هم منشی و وظایفی که برای این دو عنوان شغلی تعریف می‌شود با هم فرق دارد. اگر بخواهیم اشاره‌ای به فرق مسئول دفتر با منشی داشته باشیم باید گفت منشی به‌نوعی آچار فرانسه شرکت است و کارهای عمومی‌تر را انجام می‌دهد؛ اما مسئول دفتر وظایف کلی‌تر و حرفه‌ای‌تری را بر عهده دارد و بازوی اجرایی مدیرعامل است.

در واقع یک مسئول دفتر کارهای خاص‌تر و مدیریتی را انجام می‌دهد. مسئول دفتر و شرح وظایف او از مهم‌ترین نکاتی است که باید بررسی شود تا با آگاهی بتوانید این شغل را انتخاب کنید.

کارهای مسئول دفتر چیه؟

در جواب این که مسئول دفتر کارش چیه شاید خیلی‌ها این‌طور فکر کنند که یک مسئول دفتر فقط تلفن را جواب می‌دهد و جلسات را تنطیم می‌کند؛ اما باید بدانید که وظایف مسئول دفتر مدیرعامل بیش‌تر از این موارد است و برنامه‌ریزی و سازماندهی و انجام بسیاری از کارها را به عهده دارد.

یک مسئول دفتر تمام کارهای ریاست شرکت و ارتباطاتی که او با داخل و خارج سازمان دارد را مدیریت می‌کند. شخصی که در این جایگاه شغلی شروع به کار می‌کند، باید توانایی مدیریتی داشته باشد و بتواند برای انجام کارها به‌طور دقیق برنامه‌ریزی کند؛ چون همان‌طور که گفتیم وظایف مهمی بر عهده اوست.

در ادامه دقیق‌تر توضیح می‌دهیم که مسئول دفتر چه وظایفی دارد.

مسئول دفتر+شرح وظایف اصلی

وظایف اصلی مسئول دفتر عبارت‌اند از:

• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر
• تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین
• پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان در مراجعه حضوری
• ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه
• دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ‌شده و کنترل ضمائم، ارائه به مدیرعامل و دریافت امضا
• بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی
• کنترل ورود و خروج‌ها به دفتر مدیرعامل
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان
• هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها
• برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت‌ها
• ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیرعامل به پرسنل و سایر بخش‌های سازمان
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری و سازمانی صادره طبق دستور مدیر مافوق
• ارسال مکاتبات و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت‌های زیرمجموعه و ادارات مربوطه
• ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل از اتفاقات مهم سازمان

مقاله مرتبط: چگونه مسئول دفتر خوبی باشیم؟

وظایف مسئول دفتر (وظایف فرعی)

حالا که با مسئول دفتر شرح وظایف اصلی آشنا شدید، لازم است که وظایف فرعی شغل مسئول دفتری را بررسی کنیم.

• همکاری در شکل‌گیری و تبدیل خط مشی شرکت به برنامه‌های عملیاتی و قابل‌اجرا
• حضور به‌موقع و منظم و حفظ نظم عمومی در سازمان
• نظارت بر رعایت موارد ایمنی در محل کار
• نظارت بر خدمات موردنیاز دفتر مدیرعامل مانند خدمات پذیرایی
• درخواست و پیگیری برای تهیه اقلام و ملزومات اداری
• کمک و همکاری با بخش‌های مختلف سازمان برای دستیابی به اهداف سازمان
• نظارت بر صورت جلسات و مصوبات کمیته‌های رهبری و مدیریتی شرکت
• همکاری و برنامه‌ریزی در جهت توسعه مهارت‌های پرسنل و تدارک دیدن برنامه‌های آموزشی برای آن‌ها
• استفاده بهینه از تجهیزات و امکانات سازمان و همچنین حفظ و نگهداری از آن‌ها

چرا باید مسئول دفتر حرفه ای استخدام کنیم؟

از شرح وظایف مسئول دفتر در ادارات و شرکت‌ها متوجه شدید که یک مسئول دفتر چه وظایف مهم و حساسی را بر عهده دارد. با این حساب می‌توان گفت یک مسئول دفتر حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیر می‌تواند شرکت شما را به اهدافش برساند و به اوج ببرد؛ در مقابل اگر مسئول دفتر وظایفش را به درستی انجام ندهد می‌تواند شکست قطعی را برای سازمان شما رقم بزند.

مسئول دفتری یکی از پست‌های سازمانی است که فرآیند جذب و استخدام آن باید با وسواس و دقت زیادی انجام شود. اگر مسئول دفتری حرفه‌ای باشد و مدیریت زمان و برنامه‌ریزی را بلد باشد، با پیگیری‌های مداوم دستورات و برنامه‌های مدیر و سازمان را با موفقیت به سرانجام می‌رساند. همچنین مسئول دفتر حرفه‌ای و کاربلد در بهبود ارتباطات داخلی و ارتباط با مشتریان و سایر افراد بیرون سازمان، نقش موثر و پررنگی ایفا می‌کند.

سخن پایانی درباره مسئولیت های مسئول دفتر

در این مطلب به‌طور دقیق به بررسی عنوان شغلی مسئول دفتر و شرح وظایف اصلی و فرعی پرداختیم. اگر تا پیش از این تصور درستی از کارهای مسئول دفتر نداشتید، حالا به‌خوبی می‌دانید که وظایف مسئول دفتر چیست. مسئول دفتری شغل آسانی نیست که نیاز به تخصص و مهارت خاصی نداشته باشد؛ بلکه مسئول دفتر با توجه به وظایفی که برایش تعیین شده باید همواره خود را به‌روز و مهارت‌هایش را تقویت کند. اگر می‌خواهید وارد این حوزه شوید یا مشغول به کار مسئول دفتری هستید اما می‌خواهید آموزش‌های لازم را ببینید تا حرفه‌ای‌تر شوید، دوره آموزشی مسئول دفتری برنادل می‌تواند انتخاب بسیار مناسبی برایتان باشد. با منابع به‌روز و اساتید باتجربه به یک فرد حرفه‌ای در بازار کار تبدیل می‌شوید و به‌راحتی کار پیدا می‌کنید.