اگر بخواهیم مسئول دفتر را به چیزی تشبیه کنیم باید بگوییم او مثل شیشه است! اما متاسفانه برخی از مسئولین دفاتر مثل دیوار هستند! یعنی مانع تعامل کارمندان با مدیران می‌شوند، اما اگر مسئول دفتری مثل شیشه باشد، هر چند مانعی در این بین وجود دارد، اما این مانع همراه با شفافیت است، این از خصوصیات و ویژگی های مسئول دفتر است که در این مطلب به آن اشاره می‌کنیم.
ممکن است با خودتان فکر کنید مسئول دفتری نیاز به تخصص و مهارت چندانی ندارد یا یک مسئول دفتر شغل ساده‌ای دارد و لازم نیست ویژگی‌ها و خصوصیات خاصی داشته باشد. اگر با این دیدگاه که آموزش مسئول دفتر ضروری نیست و بدون توجه به مهارت‌ها و ویژگی‌های موردنیاز، برای این شغل اقدام کنید، باید بگوییم در مسیر اشتباهی قدم برمی‌دارید. در این مطلب شما را با مهارت‌ها و ویژگی های مسئول دفتر آشنا می‌کنیم تا ببینید که مسئول دفتری چقدر شغل حساسی است. به بررسی مهم‌ترین خصوصیات مسئول دفتر می‌پردازیم تا برای قرار گرفتن در این مسیر، آگاهانه اقدام کنید.
خصوصیات مسئول دفتر، چشم و گوش سازمان
بدون اغراق می‌توان گفت منشی‌ها و در سطوح بالاتر مسئولین دفاتر، علاوه بر انجام وظایف رایج خود، چشم و گوش سازمان هستند. از همین‌جا می‌توان متوجه شد که چقدر شغل حساسی دارند و نقش آن‌ها در هر سازمانی تا چه حد مهم است. البته اشتباه برداشت نکنید، این به معنی خبرچینی نیست.
اگر بخواهیم دقیق‌تر توضیح بدهیم و بگوییم که یک مسئول دفتر حرفه ای کیست باید گفت او فردی است که در سازمان با همه افراد در سطح کارمندی و مدیریتی ارتباط دارد، به همین خاطر بهتر از هر کسی می‌داند در شرکت چه می‌گذرد؛ برای مثال این که مشکلات کارمندان چیست؟ کسی کارشکنی می‌کند؟ کمبودهای سازمان چیست؟ یا حتی مشتریان و افراد خارج از شرکت چه درخواستی دارند؟ نارضایتی دارند؟ یک مسئول دفتر از هر چه اتفاق می‌افتد خبر دارد و آن را به مدیریت اطلاع می‌دهد تا مشکلات زودتر حل شوند و آسیب جدی به سازمان نرسد.
مسئول دفتر، محرم اسرار سازمان
البته نکته مهم این است که یک مسئول دفتر حرفه‌ای با وجود این که از همه چیز سازمان باخبر است؛ اما باید محرم اسرار باشد و هرگز اسرار مدیریتی و به طور کل اطلاعات و اسرار محرمانه شرکت را نزد دیگران بازگو نکند. درز اطلاعات مهم یعنی فروپاشی حریم خصوصی سازمان که گاهی واقعا عواقب بدی در پی خواهد داشت.
ویژگی های مسئول دفتر خوب و حرفه ای
همان‌طور که با توضیحات بالا متوجه شدید مسئول دفتری شغلی نیست که نیاز به مهارت‌ها و ویژگی‌های خاصی نداشته باشد، بلکه برعکس، مهارت‌ها و خصوصیاتی نیاز است که هنگام استخدام و جذب نیرو هم به آن توجه خواهد شد.
بنابراین اگر می‌خواهید در سازمانی به‌عنوان مسئول دفتر مشغول به کار شوید یا کارفرما هستید و می‌خواهید مسئول دفتر حرفه ای استخدام کنید، باید به ویژگی های مسئول دفتر توجه داشته باشید و بر اساس آن تصمیم بگیرید. یک مسئول دفتر خوب می‌تواند کسب‌وکار را از این رو به آن رو کند، در حالی که مسئول دفتر غیرحرفه‌ای می‌تواند واقعا دردسرساز باشد.
تقویت مهارتهای نرم در کنار دانش تخصصی
البته مساله‌ای که وجود دارد خیلی از ما وقتی صحبت از خصوصیات مسئول دفتر و مهارت‌ها می‌شود، صرفا فکر می‌کنیم دانش فنی و مهارتهای تخصصی مثل تایپ و کار با آفیس و چنین مهارت‌هایی موردنیاز است، در صورتی که مهارتهای عمومی و مهارتهای نرم هم اهمیت بسیار زیادی دارند، نه فقط برای مسئول دفتری، بلکه برای دستیابی به هر شغلی.
در واقع ویژگی‌های شخصیتی و مهارتهای نرم نحوه تعامل افراد را در روابطشان با دیگران مشخص می‌کند. این مهارت‌ها شامل مهارتهای ارتباطی، مهارتهای شنیداری، مدیریت زمان و… می‌شود که اتفاقا برای یک مسئول دفتر واجب است این مهارت‌ها و ویژگی‌ها را در خود تقویت کند. در ادامه دقیق‌تر ویژگی های مسئول دفتر را توضیح می‌دهیم.
مهارت های تخصصی مسئول دفتری
- کار با آفیس (اکسل، ورد، پاورپوینت و…)
- کار با کامپیوتر و اینترنت
- تایپ فارسی و انگلیسی
- توانایی نامه‌نگاری و مکاتبات اداری
- توانایی گزارش‌دهی
- آشنایی با زبان انگلیسی
البته این مهارت‌هایی که گفتیم بنا به ضرورت هر سازمانی و سیاست‌هایی که پیش می‌گیرد، می‌تواند متفاوت باشد. در واقع شاید در یک سازمانی آشنایی مقدماتی با زبان انگلیسی کافی باشد؛ اما مثلا اگر در یک هتل یا آموزشگاه زبان خارجی به‌عنوان مسئول دفتر مشغول به کار شوید، ممکن است تسلط به زبان انگلیسی یا سایر زبان‌ها، در سطوح پیشرفته‌تری لازم باشد.
در هر صورت با تقویت مهارتهای خود و یادگیری مهارتهای جدید، می‌توانید شانس استخدام خود را بالاتر ببرید و با شرکت‌های بهتری همکاری کنید. انسان‌های موفق همیشه در حال یادگیری هستند.
مهارت های عمومی و ویژگی های مسئول دفتر
- دارای مهارتهای ارتباطی قوی
- دارای اعتمادبه‌نفس
- فن بیان و مهارتهای گفتاری خوب
- توجه به جزئیات
- توانایی تحمل فشار کاری زیاد
- سازماندهی و مدیریت زمان
- سرعت عمل بالا در انجام کارها
- مهارت تصمیم‌گیری
- انتقادپذیری و پذیرش اشتباهات از مهم‌ترین ویژگی های مسئول دفتر
- توانایی کار تیمی
- مهارت رهبری
- رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات
- صبر و حوصله در برخورد با افراد مختلف
- خوش‌رویی و برخورد مناسب
- مدیریت استرس
- داشتن حافظه قوی برای به خاطر سپردن وظایف
- پیگیری امور
- نظم و انضباط کاری
- ظاهری آراسته و مرتب
تا این‌جا ویژگی های مسئول دفتر و مهم‌ترین مشخصات مسئول دفتر خوب را توضیح دادیم. این را هم بدانید که یک سری مهارتهای نرم و ویژگی‌های شخصیتی نه تنها باعث پیشرفت شغلی شما می‌شوند و شما را به فردی حرفه‌ای در محیط کار تبدیل می‌کنند، بلکه این مهارت‌ها می‌توانند زندگی غیرکاری و شخصی شما را نیز متحول کنند و شخصیتی قوی از شما بسازند.
سایت کاریابی indeed برای تقویت مهارتهای نرم پیشنهادات خوبی می‌دهد:
- پذیرای بازخورد باشید
- روابط مثبت ایجاد کنید
- بر کار گروهی تاکید کنید
- از منطقه امن خود خارج شوید
- برای یادگیری آماده باشید
- دیگران را رصد کنید
- نقش رهبری را بر عهده بگیرید
رشته و سطح تحصیلات موردنیاز برای شغل مسئول دفتری
در کنار بررسی خصوصیات مسئول دفتر کمی هم به رشته و تحصیلات موردنیاز برای شغل مسئول دفتری بپردازیم. ممکن است بخواهید وارد این حوزه شوید و این سوال برایتان پیش بیاید که سطح تحصیلات یا رشته خاصی نیاز است یا نه؟
به‌طور کلی برای احراز این شغل، رشته تحصیلی یا سطح خاصی نیاز نیست. اصولا افرادی که دارای مدرک کاردانی، کارشناسی و کارشناسی ارشد در رشته‌های مختلف باشند می‌توانند وارد این شغل شوند؛ اما برخی از کارفرمایان ترجیح می‌دهند با فارغ‌التحصیلان رشته‌های مدیریت، روان‌شناسی و حسابداری به‌عنوان مسئول دفتر کار کنند. در هر صورت اگر شما تجربه زیاد و سابقه کار چندساله داشته باشید و فرد ماهری باشید، با مدرک دیپلم هم امکان استخدامتان وجود دارد.
سخن پایانی
حالا که با مهارت‌ها و ویژگی های مسئول دفتر آشنا شدید، توجه کنید که اگر از نظر مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی با این موارد همخوانی دارید و به نظر خودتان توانایی مدیریت امور را دارا هستید، پس شغل مسئول دفتری گزینه خوبی برای شما خواهد بود. از آنجایی که مسئول دفتر رابط بین مدیران و کارمندان است بنابراین خصوصیات اخلاقی مسئول دفتر اهمیت بالایی دارد.
یک مسئول دفتر به چه مهارتهای تخصصی نیاز دارد؟
مسئولین دفاتر اصولا باید کار با کامپیوتر و اینترنت، آفیس، تایپ، نامه‌نگاری، گزارش‌دهی و زبان انگلیسی را بلد باشند.
چه مهارتهای عمومی برای مسئول دفتری نیاز است؟
مهم‌ترین مهارتهای عمومی و مهارتهای نرم که برای شغل مسئول دفتری نیاز است عبارت‌اند از: روابط عمومی قوی، رازداری، انضباط کاری، صبر و حوصله زیاد، توانایی رهبری، روحیه کار تیمی، مدیریت استرس، پیگیری امور و...