مسئول دفتر کیست و چرا نقش آن در سازمان مهم است؟

اگر از شما بپرسند مسئول دفتر کیست احتمالا خیلی از شما فکر می‌کنید مسئول دفتری همان منشی‌گری است، کار چندان سختی نیست و نهایتا وظیفه این افراد پاسخگویی به تلفن و تنظیم جلسات است. البته که اگر چنین فکری می‌کنید، کاملا در اشتباه هستید. در دوره آموزشی مسئول دفتر نقش رئیس دفتر در سازمان و وظایف آن به خوبی برای شما توضیح داده می‌شود. در کسب‌وکارهای امروزی مسئول دفترها وظایف مهمی را در سازمان‌ها به عهده دارند و در اکثر شرکت‌ها نقش این افراد پررنگ است. مسئول دفتر به نوعی واسطه بین مدیرعامل و افراد درون و بیرون سازمان است و حتی می‌توان گفت بازوی اجرایی مدیرعامل محسوب می‌شود. در این مطلب بررسی می‌کنیم که شغل مسئول دفتر چیست و یک مسئول دفتر چه وظایفی را بر عهده دارد تا متوجه شوید که چرا نقش مسئول دفتر در سازمان‌ها اهمیت زیادی دارد. با ما همراه باشید تا بگوییم مسئول دفتر یعنی چی .

مسئول دفتر یعنی چی؟

قبل از هر چیز بخواهیم خودمانی و به زبانی ساده توضیح دهیم که مسئول دفتر مدیرعامل کیست، باید بگوییم مسئول دفتر دست راست مدیر عامل است. این شخص در سازمان به طور مستقیم زیر نظر مدیرعامل فعالیت می‌کند و هماهنگی کارهای روزانه مدیرعامل به عهده اوست. به بیانی دیگر، مسئول دفتر دستیار مدیرعامل است و پل ارتباطی بین مدیر با کارکنان داخل شرکت و همچنین افراد خارج از سازمان به حساب می‌آید.

وقت مدیرعامل طلاست!

این جمله از زبان یک کارمند پاچه‌خوار نیست! حقیقت این است که مدیرعامل‌ها به‌خصوص در سازمان‌های بزرگ و مهم معمولا زیاد کار دارند یا بهتر است بگوییم انجام کارهای پراهمیت و اساسی بر عهده‌شان است و زمان برایشان ارزش زیادی دارد.

در واقع مدیرعامل یک مجموعه نباید زمانش را با انجام کارهای جزئی از دست بدهد. این‌جاست که نقش پررنگ و مهم یک مسئول دفتر حرفه ای مشخص می‌شود.

در واقع یک مسئول دفتر به‌عنوان بازوی اجرایی مدیرعامل در سازمان  استخدام می‌شود تا امور داخلی شرکت را مدیریت کند و هماهنگی‌ها را انجام دهد که وقت مدیرعامل بابت کارهای جزئی گرفته نشود. مسئول دفتر کیست و چه می‌کند؟ مسئول دفتر تسهیل‌گر امور مدیریتی است و به همین خاطر اهمیت زیادی برای سازمان دارد.

دوست داری مسئول دفتر باشی؟

شاید شمایی که مطلب مسئول دفتر کیست را مطالعه می‌کنید، با پیشنهادهایی برای شغل مسئول دفتری روبه‌رو هستید؛ شاید هم علاقه‌مند به این حوزه هستید و دوست دارید در آینده بتوانید مسئول دفتر مدیر عامل یک شرکت معتبر باشید.

برای این موضوع راهکارهایی وجود دارد، یکی از این راهکارها، شرکت در دوره‌های تخصصی است. خوشبختانه برنادل این امکان را برای شما فراهم کرده است تا با شرکت در دوره آموزش مسئول دفتر بتوانید مسیر ورود به بازار کار این شغل را پیدا کنید. روی لینک این صفحه کلیک کنید تا با سرفصل‌های آن آشنا شوید.

مسئول دفتر کیست؟ (حرفه‌ای تر از منشی!)

ماهیت شغلی مسئول دفتری و منشی‌گری تا حدودی شبیه به هم است؛ اما وظایف و جایگاه‌های متفاوتی هم دارند. در شرکت‌های کوچک معمولا فقط منشی استخدام می‌کنند تا کارهای هماهنگی و ارتباطی را بر عهده بگیرد؛ اما وقتی سازمان بزرگ‌تر باشد، وجود مسئول دفتر نیز ضروری است و وظیفه مسئول دفتر فراتر از منشی خواهد بود.

در جواب مسئول دفتر کیست باید بگوییم مسئول دفتری در واقع حرفه‌ای‌تر از منشی‌گری است. یک منشی اغلب کارهای عمومی شرکت را انجام می‌دهد؛ اما مسئول دفتر وظایف مدیریتی و خاص‌تری را بر عهده دارد. یک مسئول دفتر در طول روز بیش‌ترین ارتباط و برخورد را با مدیرعامل دارد و در رابطه با مدیریت سازمان کمک مهم و قابل‌توجهی به مدیرعامل می‌کند. ضمن این که به لحاظ دسترسی به اسناد و اطلاعات نیز، مسئول دفتر به اطلاعات مهم‌تر و محرمانه‌تری دسترسی دارد.

مهم‌ترین وظایف شغل مسئول دفتر چیست؟

همان‌طور که گفتیم وظیفه مسئول دفتر فقط جواب دادن به تلفن نیست. به طور خلاصه یک مسئول دفتر وظیفه تنظیم برنامه‌های روزانه مدیرعامل، تنظیم جلسات، نامه‌نگاری و مکاتبات، تهیه گزارش، مدیریت بخشی از امور داخلی شرکت و… را بر عهده دارد. این فرد با توجه به مسئولیت‌هایی که دارد باید توانایی کار با کامپیوتر، جست‌وجو در اینترنت، تایپ سریع و آشنایی با زبان انگلیسی را داشته باشد.

البته بسته به نوع و فعالیت سازمان و وظایف مسئول دفتر در آن سازمان، ممکن است مسئولین استخدام سطوح بالاتری از توانمندی‌ها و مهارت‌ها را از کسی که می‌خواهند به‌عنوان مسئول دفتر استخدام کنند، انتظار داشته باشند.

در کل یک مسئول دفتر وظایف متعدد و مهمی را بر عهده دارد؛ به‌خصوص اگر سازمان بزرگ باشد. در ادامه به تعدادی از مهم‌ترین وظایف مسئول دفتر اشاره می‌کنیم:

وظایف اصلی مسئول دفتر

• انجام امور نامه‌نگاری و مکاتبات سازمانی
• تهیه و تنظیم دستورجلسه‌ها و صورت جلسه‌ها
• هماهنگی تمام برنامه‌ها، قرارهای ملاقات و جلسات مدیرعامل
• ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیرعامل به سایر بخش‌های سازمان
• بایگانی پرونده‌ها، نامه‌ها، مدارک، مستندات و اسناد خصوصی و محرمانه
• پیگیری کارهای محوله از مدیریت سازمان تا حصول نتیجه
• دریافت، جوابگویی و رسیدگی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، فکس و…

از این مجموعه وظایف که البته وظایف مسئول دفتری محدود به این موارد نمی‌شود و می‌تواند بیش‌تر و گسترده‌تر از این موارد باشد، به خوبی می‌توان متوجه شد که مسئول دفتر کیست و چه نقش مهمی در سازمان دارد.

بهبود روابط با مشتریان و افراد بیرون از سازمان

علاوه بر داخل سازمان، یک مسئول دفتر حرفه‌ای کارهای مدیرعامل و ارتباطاتی که او با بیرون مجموعه دارد را نیز مدیریت می‌کند. مسئول دفتر به صورت جزئی، ویژه و با دقت بالا به اموری رسیدگی می‌کند که شاید از زمان و حوصله مدیریت خارج باشد.

به همین خاطر وقتی یک مسئول دفتر حرفه‌ای و پیگیر در شرکت شما مشغول به کار باشد، کارها عقب نمی‌افتد و به موقع پیگیری و انجام می‌شود؛ در نتیجه می‌توان گفت از مهم‌ترین مزایای استخدام مسئول دفتر حرفه‌ای، بهبود ارتباطات با مشتریان، شرکا، ذی‌نفعان و سایر افراد بیرون از سازمان است.

مسئول دفتر، آیینه تمام‌نمای سازمان

درباره اهمیت نقش مسئول دفتر و در پاسخ به این که مسئول دفتر کیست می‌توان گفت مسئول دفتر آیینه تمام‌نمای مدیر و سازمان است. در واقع هر عملکرد و رفتار مسئول دفتر، مصداق رفتار مدیریت و برند آن مجموعه محسوب می‌شود.

با این حساب یک مسئول دفتر حرفه‌ای با استفاده از تکنیک‌های ارتباط موثر، استفاده درست از زبان بدن، صبر و حوصله، پیگیری مستمر، انضباط کاری، روابط عمومی بالا، خوش‌رو بودن و متعهد بودن به انجام وظایف خود با دقت و کیفیت بالا، می‌تواند به بهترین شکل با افراد درون و بیرون سازمان تعامل سازنده برقرار کند و بازتابی از حرفه‌ای بودن شرکت شما باشد.

جمع بندی از مطلب مسئول دفتر کیست

در  این مطلب با وظایف و مسئولیت‌های مسئول دفتر آشنا شده و متوجه شدید که مسئول دفتر کیست و چقدر برای سازمان باارزش و بااهمیت است. اگر شخص منظم، پیگیر و مسئولیت‌پذیری هستید و به نظرتان از پس کارهای دفتری برمی‌آیید، برای تبدیل شدن به یک مسئول دفتر و حرفه‌ای شدن، باید اطلاعات بیش‌تری کسب کنید و آموزش ببینید. با دوره مسئول دفتری برنادل، با مدرس باتجربه و به‌روزترین منابع اطلاعاتی، می‌توانید به یک مسئول دفتر حرفه‌ای تبدیل شوید و در بهترین شرکت‌ها شروع به کار کنید.