اگر در ذهن‌تان منشی‌گری یا مسئول دفتری کار پیش‌پاافتاده و ساده‌ای است، باید بگوییم که بر خلاف تصورتان این موقعیت‌های شغلی جزو شغل‌های مهم و حیاتی هر سازمانی محسوب می‌شوند. البته مسئول دفتری و منشی‌گری با وجود شباهت‌ها، تفاوت‌های قابل‌توجهی هم دارند که در این مطلب فرق مسئول دفتر با منشی را توضیح می‌دهیم؛ اما به طور کل منشی‌ها و مسئولین دفاتر حلقه واسط مدیران با افراد درون و بیرون سازمان هستند و جایگاه بالایی نیز در چارت سازمانی دارند. همچنین تعداد زیاد آگهی‌های استخدامی مربوط به منشی‌گری و مسئول دفتری در سایت‌های کاریابی و دوره‌های آموزش امور دفتری نشان‌دهنده اهمیت این جایگاه شغلی در سازمان‌هاست. با دانستن فرق بین منشی و مسئول دفتر دقیق‌تر می‌توانید بفهمید که چه می‌خواهید و برای چه شغلی مناسب‌تر هستید.
تفاوت مسئول دفتر و منشی؛ آیا این، همان است؟
عده‌ای به اشتباه تصور می‌کنند که شرکت‌ها برای کلاس گذاشتن در آگهی استخدام خود موقعیت شغلی مسئول دفتری را می‌نویسند و منشی و مسئول دفتر هیچ فرقی با هم ندارند!
اگر بدانید که مسئول دفتر کیست و چه کارهایی به عهده او است، دیگر آن را با منشی یکی نمی‌گیرید. قبل از هر چیزی اول باید این را بدانید که این دو جایگاه شغلی متفاوت از هم هستند. بله این درست است که منشی و مسئول دفتر در بسیاری از موارد شباهت‌هایی دارند؛ اما تفاوت‌هایی نیز دارند و وظایفی که برای یک مسئول دفتر تعریف می‌شود با وظایف یک منشی فرق دارد. مسئول دفتر را می‌توان به نوعی حرفه‌ای‌تر از منشی دانست. در ادامه فرق مسئول دفتر با منشی را دقیق‌تر توضیح می‌دهیم.
استخدام منشی یا مسئول دفتر؟
قبل از بررسی فرق بین منشی و مسئول دفتر از این جهت قضیه را توضیح دهیم که استخدام این موقعیت‌های شغلی در شرکت‌ها به چه صورت است.
در سازمان‌های بزرگ معمولا به یک منشی یا مسئول دفتر بسنده نمی‌کنند. در این سازمان‌ها روند به این صورت است که برای هر کدام از مدیران واحدهای مختلف سازمان یک منشی استخدام می‌کنند و کارمندی که در راس تمام منشی‌ها و نزدیک‌ترین شخص به مدیرعامل است، مسئول دفتر نامیده می‌شود.
ساده‌تر بخواهیم بگوییم به منشی بالاترین رئیس، مسئول دفتر مدیرعامل می‌گویند و آن‌چه بر عهده یک مسئول دفتر است، فراتر و تخصصی‌تر از وظایف منشی‌گری خواهد بود که در ادامه برای درک بهتر به فرق مسئول دفتر با منشی می‌پردازیم.
در نقطه مقابل در سازمان‌های کوچک معمولا کارفرما یک نفر را برای انجام تمامی امور ارتباطی و هماهنگی‌ها، استخدام می‌کند. بسته به اندازه و نوع سازمان شما، ممکن است فقط استخدام یک منشی کفایت کند یا نه، نیاز به استخدام مسئول دفتر باشد. برای همه شرکت‌ها نمی‌توان یک نسخه کلی پیچید!
فرق مسئول دفتر با منشی؛ از آچار فرانسه تا …
منشی‌گری یک پست تخصصی در سازمان نیست؛ اما به خاطر وظایفی که یک منشی دارد، جزو مهم‌ترین پست‌های سازمانی است. در سازمان‌ها منشی حکم آچار فرانسه را دارد و بیش‌تر کارهای عمومی مربوط به شرکت را انجام می‌دهد.
منشی در واقع یک کارمند اداری با طیف وسیعی از مسئولیت‌هاست؛ یک منشی همه مسئولیت‌ها و پست‌ها را در شرکت به همدیگر ارتباط می‌دهد و همچنین ارتباط‌دهنده بین سازمان و افراد خارج از سازمان و مشتریان است. افرادی که به شرکت مراجعه می‌کنند قبل از هر شخصی اول با منشی ارتباط برقرار می‌کنند؛ به همین دلیل عملکرد و رفتار منشی می‌تواند بازتابی از فرهنگ و عملکرد سازمان باشد.
مسئول دفتر، بازوی اجرایی مدیرعامل
در ارتباط با فرق مسئول دفتر با منشی می‌توانیم بگوییم اگر منشی آچار فرانسه است، مسئول دفتر بازوی اجرایی مدیریت خواهد بود. منشی و مسئول دفتر از نظر ماهیت کار شباهت‌های زیادی با یکدیگر دارند؛ اما مسئول دفتر وظایف و کارهای مربوط به مدیرعامل را پیگیری کرده و انجام می‌دهد و منشی کارهای عمومی شرکت را بر عهده می‌گیرد.
در واقع لب کلام این می‌شود که منشی کارهای عمومی‌تر را انجام می‌دهد؛ اما مسئول دفتر وظایف حرفه‌ای‌تر و کلی‌تر را بر عهده دارد. به عبارتی دیگر منشی عهده‌دار همه امور است؛ در صورتی که مسئول دفتر وظایف خاص‌تر، محدودتر و مدیریتی را انجام می‌دهد.
تفاوت مسئول دفتر و منشی از نظر وظایف و مسئولیت‌ها
همان‌طور که فرق مسئول دفتر با منشی را توضیح دادیم، مسئول دفتر و منشی از نظر وظایف و مسئولیت‌ها تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند. مسئول دفتر وظایف سنگین‌تر و حرفه‌ای‌تری نسبت به منشی دارد و در نتیجه معمولا مسئولین دفاتر باید مهارت‌های تخصصی‌تری نظیر تسلط به زبان، ترجمه، تایپ سریع و… را بلد باشند. حالا ببینیم هر کدام چه وظایفی دارند.
وظایف منشی
- پاسخ‌گویی به ارباب رجوع
- پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی شرکت
- دریافت ایمیل‌ها و فکس‌ها و پاسخ‌گویی به آن‌ها
- تنظیم قرار ملاقات‌ها و جلسات (چه درون سازمان و جلسات داخلی، چه قرارهای خارجی)
- برنامه‌ریزی روزانه فعالیت‌های شرکت
- کنترل ورود و خروج
- اعلام وظایف و مسئولیت‌ها به کارکنان از سمت مدیریت
مهم‌ترین وظایف مسئول دفتر
- پاسخ‌گویی به ارباب رجوع
- تنظیم و مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران سازمان
- تنظیم زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها و سفرهای کاری
- بایگانی پرونده‌ها، نامه‌ها، گزارش‌ها و تمامی اسناد و مدارک در آرشیو اختصاصی دفتر
- پاسخ‌گویی به تماس‌های خصوصی به دفتر مدیریت
- دریافت و ارسال فکس‌های محرمانه مدیران سازمان
- کنترل ورود و خروج به دفتر مدیرعامل
- پیگیری دستورات صادره از سوی مدیران سازمان
- تهیه گزارش روزانه از اتفاقات مهم سازمان و ارائه گزارش به مدیرعامل
- همکاری در امور مربوط به توسعه مهارت‌ها و برنامه‌های آموزشی برای پرسنل شرکت
با دانستن وظایف منشی و مسئول دفتر به طور جداگانه، حتما بهتر درک کردید که فرق مسئول دفتر با منشی چیست؛ اما این را هم باید بدانید که چندان نمی‌توان یک چارچوب مشخص برای وظایف و مسئولیت‌های این نوع مشاغل در نظر گرفت. وظایفی که شرح دادیم بنا به ضرورت و سیاست‌های هر سازمانی می‌تواند تغییر کند.
سایت climbtheladder درباره فرق مسئول دفتر با منشی 5 آیتم را بر شمرده است که بین یک منشی با مسئول دفتر تمایز ایجاد می‌کند این موارد عبارتند از:
- تفاوت در وظایف
- تفاوت در الزامات شغلی
- تفاوت در محیط کاری
- تفاوت مهارت های منشی با مسئول دفتر
- تفاوت در میزان درآمد و حقوق
سخن پایانی درباره فرق بین منشی و مسئول دفتر
به بررسی تفاوت‌ها و فرق مسئول دفتر با منشی پرداختیم و وظایف و مسئولیت‌های هر یک را توضیح دادیم. مسئول دفتری به تعبیری نمونه حرفه‌ای‌تری از منشی‌گری است. یک مسئول دفتر برای انجام کارهای حرفه‌ای‌تر و خاص‌تر و منشی برای انجام کارهای عمومی‌تر شرکت استخدام می‌شود. ضمن این که اطلاعاتی که مسئول دفتر به آن‌ها دسترسی دارد، محرمانه‌تر و مهم‌تر هستند. در هر صورت با وجود شباهت‌ها و تفاوت‌هایی که مسئول دفتری و منشی‌گری با هم دارند، این به اندازه و نوع سازمان و اهداف شما بستگی دارد که بخواهید مسئول دفتر استخدام کنید یا منشی یا حتی هر دو!
در ضمن اگر به‌عنوان کارجو می‌خواهید در شرکت‌ها و سازمان‌ها با جایگاه شغلی منشی‌گری یا مسئول دفتری استخدام شوید، لازم است که مهارت‌هایی را به دست آورید و آموزش ببینید. با دوره مسئول دفتری برنادل می‌توانید مهم‌ترین نکات درباره این مشاغل را یاد بگیرید و در بهترین شرکت‌ها شروع به کار کنید.
مسئول‌دفتری همان منشی‌گری است؟
خیر مسئول دفتری و منشی‌گری در عین شباهت‌ها، تفاوت‌هایی نیز با یکدیگر دارند و جایگاه‌های شغلی متفاوت هستند.
فرق منشی و مسئول دفتر چیست؟
مسئول دفتر نمونه حرفه‌ای‌تری از شغل منشی‌گری است. به طور کلی یک مسئول دفتر کارهای حرفه‌ای‌تر و تخصصی‌تر را انجام می‌دهد و منشی شرکت مسئول انجام کارهای عمومی‌تر است.
منشی استخدام کنیم یا مسئول دفتر؟
سازمان‌های کوچک معمولا فقط منشی استخدام می‌کنند؛ اما سازمان‌های بزرگ و مهم به مسئول دفتر نیز احتیاج دارند؛ این به نوع و اندازه و همچنین نیازهای سازمان بستگی دارد.