بررسی جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی

شما اگر مسئولیت یک دفتر را به عهده دارید حتما باید با چارت سازمانی مسئول دفتر آشنا باشید، چون مسئول دفتر باید روابط داخل سازمان را به خوبی بشناسد؛ شاید یک زمانی مسئول دفتری شغل ساده‌ای به نظر می‌رسید یا شرکت‌ها در نهایت فقط یک منشی برای جواب دادن به تلفن و تنظیم جلسه استخدام می‌کردند؛ اما این روزها سازمان‌ها به خوبی می‌دانند که شغل مسئول دفتری چقدر اهمیت دارد. در این مطلب جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی را بررسی می‌کنیم تا متوجه شوید که وجود یک مسئول دفتر برای مدیریت ارتباطات درون و بیرون سازمانی و همچنین برنامه‌ریزی کارهای مدیرعامل، تا چه حد ضروری است. مسئول دفتر بازوی اجرایی مدیرعامل است و در طول روز بیش‌ترین ارتباط را با مدیریت مجموعه دارد؛ به همین خاطر فرد بانفوذ و مهمی در سازمان تلقی می‌شود و جایگاه ویژه‌ای در اداره امور شرکت دارد.

مقدمه: بررسی چارت سازمانی مسئول دفتر

در رابطه با اهمیت شغل مسئول دفتری در سازمان و اینکه مسئول دفتر حرفه ای کیست باید بگوییم مسئول دفتر در واقع بازوی اجرایی مدیرعامل است. شخصی که به‌عنوان مسئول دفتر استخدام می‌شود، باید کارهای رئیس شرکت و ارتباطاتی که او با دیگر بخش‌های درون سازمان و همچنین با بیرون سازمان دارد را مدیریت کند.

یک مسئول دفتر دستیار و دست راست مدیرعامل است و مدیریت امور را به دست می‌گیرد تا مدیرعامل درگیر کارهای جزئی نشود. بد نیست قبل از پرداختن به جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی کمی درباره وظایف و مسئولیت‌های مسئول دفتر توضیح دهیم.

وظایف مسئول دفتر در چارت سازمانی

مسئول دفتر وظایف و کارهای زیادی در شرکت دارد که از جمله مهم‌ترین این وظایف می‌توان به طور کلی به موارد زیر اشاره کرد:

• تنظیم و بهبود ارتباطات با مشتریان و سایر افراد خارج از سازمان
• پیگیری امور و برنامه‌ریزی‌های مدیریت سازمان تا حصول نتیجه
• تنظیم و بهبود روابط واحد مدیریت با سایر واحدهای درون سازمان

تنظیم قرار ملاقات و جلسه و پاسخگویی به تلفن که شاید ذهنیت عده‌ای از افراد درباره شغل مسئول دفتری باشد، جزو ابتدایی‌ترین و ساده‌ترین وظایف این شغل است. یک مسئول دفتر وظایف بسیار مهم و متعددی دارد که چارت سازمانی مسئول دفتر نیز این مساله را به خوبی نشان می‌دهد.

چارت سازمانی چیست؟

درباره وظایف شغل مسئول دفتری گفتیم، حالا ببینیم که اصلا چارت سازمانی دقیقا به چه معناست. چارت سازمانی یا همان organizational chart نموداری از مشاغل و جایگاه‌های موجود در هر سازمان و ارتباط بین آن‌هاست.

در واقع چارت سازمانی اهمیت هر یک از مشاغل موجود در سازمان و نحوه ارتباط با هر یک از اعضای چارت (دیگر مشاغل) را مشخص می‌کند. در ضمن این‌گونه هم می‌توانیم بگوییم که چارت سازمانی ارتباط طولی و عرضی جایگاه‌های شغلی را به صورت واضح نشان می‌دهد.

جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی کجاست؟

با وجود این که در گذشته مسئول دفتری جایگاه مهمی در چارت سازمانی نداشت و حتی خیلی از شرکت‌ها به استخدام منشی برای انجام اموری ساده بسنده می‌کردند؛ اما حالا جایگاه مسئول دفتر بسیار مهم‌تر از قبل شده است.

حتی شاید از شنیدنش تعجب کنید؛ ولی مسئول دفتر در چارت بعد از مدیرعامل قرار دارد. عجیب هم نیست، به هر حال چارت سازمانی اهمیت وظایف و سمت‌های شغلی را نشان می‌دهد، با این حساب مسئول دفتر به‌عنوان فردی که به طور مستقیم با مدیرعامل ارتباط دارد و بسیاری از کارها و دستورات مدیرعامل به وسیله او اجرا می‌شود، جایگاه مهم و بالایی در چارت سازمانی دارد. (در این تصویر نیز می‌توانید چارت سازمانی مسئول دفتر را مشاهده کنید.)

اهمیت نقش مسئول دفتر در ارتباطات مدیرعامل و سازمان

نکته دیگری که باید درباره اهمیت و جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی بدانید، نقش مسئول دفتر در ارتباطات درون و بیرون سازمان است. برای مثال جایگاه مسئول دفتر در سازمان به حدی مهم است که حتی معاونین سازمان هم برای این که بتوانند با مدیرعامل ارتباط برقرار کنند، باید ابتدا از فیلتر مسئول دفتر عبور کنند و هماهنگی‌های لازم را با او انجام دهند.

همچنین تمام افرادی که از بیرون سازمان می‌خواهند با مدیریت سازمان ارتباط بگیرند نیز باید با مسئول دفتر هماهنگ کنند. از همین‌جا می‌توانیم به این نکته پی ببریم که شغل مسئول دفتری در هر سازمانی چقدر مهم و حساس است و تا چه میزان سایر افراد و واحدهای سازمان و همچنین ارتباطات بیرونی به مسئول دفتر وابسته هستند.

مسئولین دفاتر در سازمان‌ها نسبت به سایر افراد در چارت، وظایف حساس‌تری را بر عهده دارند. اگر مسئول دفتری حرفه‌ای و باتجربه باشد می‌تواند به خوبی از عهده این وظایف حساس برآید. بنابراین اگر می‌خواهید بدانید چگونه مسئول دفتر خوبی باشیم حتما باید با جایگاه خود در سازمان آشنا باشید

مروری دوباره بر چارت سازمانی مسئول دفتر

در این مطلب با اهمیت شغل مسئول دفتری و جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی آشنا شدید. این را هم دانستید که مسئول دفتری شغل مهمی است و نباید آن را دست‌کم گرفت. یک مسئول دفتر با توجه به اختیاراتش باید مهارت‌ها و توانمندی‌های خاصی داشته باشد. اگر می‌خواهید وارد حوزه مسئول دفتری شوید یا به‌عنوان یک مسئول دفتر یا منشی جایی مشغول به کار هستید و می‌خواهید بیش‌تر یاد بگیرید و حرفه‌ای شوید، در دوره آموزشی مسئول دفتری برنادل مهارت‌هایی که یک مسئول دفتر به آن نیاز دارد را آورده‌ایم. با اساتید حرفه‌ای و منابع به‌روز برای ورود به بازار کار و پیشرفت شغلی آماده شوید.