چگونه مسئول دفتر خوبی باشیم؟

مسئول دفتری یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین مشاغل هر سازمانی است و یک مسئول دفتر آینه تمام‌نمای مدیر و سازمان است. شما اگر مسئول دفتر هستید، باید این را به خوبی بدانید هر رفتاری که از شما سر می‌زند، به‌نوعی مصداق رفتار مدیریت سازمان و برند شرکت محسوب می‌شود. احتمالا حالا می‌پرسید چگونه مسئول دفتر خوبی باشیم و برای موفق شدن چه کارهایی انجام دهیم؟ در این مطلب قرار است اهمیت آموزش مسئول دفتر را بررسی کنیم و نکات طلایی درباره ویژگی‌ها و مهارت‌های یک رئیس دفتر خوب و موفق را با شما در میان بگذاریم. جواب سوالات خود درباره این که چگونه یک مسئول دفتر موفق باشیم را حتما در این مقاله پیدا می‌کنید.

هر یک از ما هر شغلی که داریم همواره باید برای بهتر شدن تلاش کنیم.

چگونه یک مسئول دفتر خوب باشیم – با توسعه مهارت‌های نرم

اینکه مسئول دفتر کیست و چه اهمیتی در سازمان دارد را پیش از این بررسی کردیم و اینجا می‌خواهیم درباره موضوعاتی صحبت کنیم که روی بهبود کار مسئول دفتر اثرگذار است.

قبل از هر چیز باید این را بدانید که برای موفق شدن در شغل مسئول دفتری، توانایی تایپ، نامه‌نگاری، آشنایی با نرم‌افزارهای آفیس و چنین مهارت‌هایی لازم است، اما کافی نیست. در واقع شما باید در کنار مهارت‌های تخصصی، به مهارت‌های نرم اهمیت دهید و آن‌ها را دست‌کم نگیرید. شما ممکن است با مهارت‌های فنی به درون یک سازمان راه پیدا کنید؛ ولی مهارت‌های نرم هستند که در درازمدت درهای موفقیت را به روی شما می‌گشایند.

مهارت‌های نرم چیست؟

مهارت‌های نرم در واقع ویژگی‌های شخصی و مهارت‌های میان‌فردی است که بر چگونگی روابط و تعامل با دیگران و کار کردن با افراد مختلف تاثیر می‌گذارد. دقیق‌تر بخواهیم بگوییم مهارت‌های نرم شامل گستره وسیعی از مهارت‌ها می‌شود که از میان آن‌ها می‌توانیم به مدیریت زمان، مهارت‌های شنیداری، همدلی با دیگران، کار تیمی و… اشاره کنیم.

این مهارت‌ها باعث می‌شوند برقراری ارتباط با دیگران و مدیریت تیم‌ها بسیار آسان‌تر و بهتر پیش برود. شما هم که به‌عنوان مسئول دفتر بخشی از وظایف مدیریتی بر عهده‌تان است، پس نیاز دارید این مهارت‌ها را یاد بگیرید.

در ادامه تعدادی نکته مهم و کاربردی را توضیح می‌دهیم تا به جواب این سوال که “چگونه مسئول دفتر خوبی باشیم“ برسید.

برقراری ارتباط موثر، مهم‌ترین ویژگی یک مسئول دفتر موفق

مهم‌ترین و اساسی‌ترین شرط برای تبدیل شدن به یک مسئول دفتر موفق، توانایی برقراری ارتباط موثر است. به‌عنوان یک مسئول دفتر باید روابط عمومی بسیار خوبی داشته باشید و مهارت‌های ارتباطی‌تان قوی باشد، به هر حال شما در طول روز با افراد زیادی در داخل و خارج سازمان در ارتباط هستید که هر کدام از آن‌ها شخصیت متفاوتی دارند. البته باید بگوییم که اصولا چنین مهارتی خود به خود به دست نمی‌آید.

برای موفقیت در این زمینه می‌توانید در دوره‌های آموزشی ارتباطات موثر شرکت کنید تا یاد بگیرید که چطور با دیگران ارتباط برقرار کنید و با صبر و حوصله و خوش‌رویی جواب آن‌ها را بدهید.

برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را یاد بگیرید

مهارت سازماندهی و مدیریت زمان از مهم‌ترین مهارت‌های یک مسئول دفتر موفق است. یک مسئول دفتر در واقع مسئول برقراری ارتباط بین اعضای مجموعه است و هماهنگی‌های لازم را انجام می‌دهد؛ بنابراین برای این که در انجام وظایفش خللی ایجاد نشود، باید بتواند یک برنامه منظم و قابل‌اجرا تنظیم کند و کارها را در زمان مناسب انجام دهد. مثلا فرض کنید یک مسئول دفتر برای تنظیم جلسات و قرار ملاقات‌های سازمان نتواند مدیریت زمان کند، آن‌وقت است که همه چیز به هم می‌ریزد و کارها به هم می‌پیچد.

اگر می‌گویید چگونه مسئول دفتر خوبی باشیم باید جوابتان را این‌گونه بدهیم که برای موفقیت در شغل مسئول دفتری نیاز به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان دارید. یک مسئول دفتر خوب، نظم را در سازمان برقرار می‌کند و مانع اتلاف وقت می‌شود.

یادتان باشد که: اگر در برنامه‌ریزی شکست بخورید، برای شکست برنامه‌ریزی کرده‌اید.

افزایش سرعت عمل در انجام کارها، رمز موفقیت شما

مسئولین دفاتر در سازمان‌ها معمولا وظایف و کارهای زیادی دارند؛ پس داشتن سرعت عمل بالا برای این موقعیت شغلی از اهمیت زیادی برخوردار است. بسیاری از کسب‌وکارها مدلشان این‌گونه است که اصولا در آن سازمان باید کارها با چالاکی و سرعت عمل پیش برود، وگرنه در غیر این صورت کارها با مشکل مواجه می‌شود و نتایج خوبی به دست نمی‌آید.

برای افزایش سرعت عمل نیز می‌توانید چند ترفند و تکنیک ساده را به کار ببرید. برای مثال:

• تصمیم‌گیری سریع را تمرین کنید.
• خواب کافی داشته باشید. (مساله خواب از آن‌چه فکرش را می‌کنید مهم‌تر است.)
• برخی از کارها را واگذار کنید.
• از کارهایی که باید انجام دهید لیست تهیه کنید تا سردرگم نشوید و زمان از دست ندهید.
• راه‌حل‌های ساده و سریع را برای انجام کارها انتخاب کنید.
• ساعت بدن خود را پیدا کنید. (بدن شما چه ساعت‌هایی در بهترین و پربازده‌ترین حالت برای انجام کارها، قرار دارد؟)

چگونه یک مسئول دفتر موفق باشیم – با تقویت مهارت تصمیم‌گیری

در دنیای امروز هر کدام از ما به دفعات شاهد این اتفاق بوده‌ایم که بسیاری از کسب‌وکارهایی که عملکرد نسبتا خوبی هم داشته‌اند، با تصمیمات اشتباه دچار فروپاشی شده‌اند. رشد و پیشرفت تا حد زیادی به توانایی اتخاذ تصمیم‌های هوشمندانه و درست بستگی دارد. با این حساب اگر به‌عنوان یک مسئول دفتر حرفه‌ای می‌خواهید هم خودتان و هم سازمان را به موفقیت و پیشرفت برسانید، باید مهارت تصمیم‌گیری را در خود پرورش دهید.

مهارت تصمیم‌گیری یک مهارت ویژه مدیریتی است و فردی که این مهارت را دارد می‌تواند از بین چند اقدام، انتخاب کند و درست‌ترین تصمیم را بگیرد. اما تقویت مهارت تصمیم‌گیری، علاوه بر امکان اتخاذ تصمیم‌های بهتر، چه مزایای دیگری دارد؟

• صرفه‌جویی در زمان
• استفاده بهتر از منابع و امکانات موجود
• بهبود عملکرد سازمانی
• ایجاد یک برند قدرتمند
• افزایش رضایت و مشارکت در سازمان

اشتباهات خود را بپذیرید

چگونه یک مسئول دفتر خوب باشیم؟ باید یاد بگیرید که اشتباهات خود را بپذیرید. غرور به‌اندازه لازم است و مشکلی ایجاد نمی‌کند؛ اما اگر بیش از حد مغرور باشید و قبول نکنید که شما هم مثل هر انسان دیگری ممکن است اشتباه کرده باشید، آن موقع مشکل ایجاد می‌شود. انتقادپذیری و قبول اشتباهات، از ویژگی‌های یک مسئول دفتر موفق و حرفه‌ای است. شما می‌توانید از انتقادات درست دیگران به‌عنوان فرصتی برای رشد و بهتر شدن استفاده کنید.

پیگیر و پیگیر و پیگیر باشید!

مسئول دفتر حرفه‌ای و موفق کیست؟ کسی که به معنای واقعی کلمه پیگیر و ول‌نکن! باشد. بله درست خواندید، ول‌نکن! پیگیری امور از مهم‌ترین و اصلی‌ترین وظایف یک مسئول دفتر است. برای این که همه چیز در سازمان به درستی پیش برود و مشکلی پیش نیاید، باید تا به نتیجه رسیدن کارهای محوله و تحقق امور، پیگیر باشید و بررسی کنید که کار انجام شده است یا نه، در چه مرحله‌ای قرار دارد و به چه مشکلاتی برخورده است. این موضوع پیگیری هم شامل پیگیری امور داخلی از کارمندان و مدیران می‌شود، هم پیگیری از مشتریان.

همیشه در حال یادگیری باشید

چگونه مسئول دفتر خوبی باشیم و به موفقیت برسیم؟ باید همیشه در حال یادگیری باشید. اشتیاق به یادگیری، نقطه مشترک تمام افراد موفق است. شما هر چقدر هم که کاربلد و حرفه‌ای باشید، باز هم در دنیای امروز اطلاعات مدام به‌روز و جدید می‌شوند و همیشه برای کسب مهارت یا تقویت مهارت‌ها فرصت وجود دارد.

زمانی که مهارت‌های عمومی و مهارت‌های تخصصی خود را ارتقا دهید، راحت‌تر می‌توانید در شرکت‌های معتبر و خوب استخدام شوید و به دنبال این، درآمدتان هم افزایش خواهد داشت و اگر مسئولیت دفتر را به عهده داشتید باشید حتما حقوق مسئول دفتر را تمام و کمال دریافت خواهید کرد.

اگر می‌خواهید برای ورود به حوزه مسئول دفتری آموزش ببینید یا در حال حاضر مسئول دفتر یا منشی هستید اما می‌خواهید با ارتقا مهارت‌های خود، پیشرفت کنید و جایگاه شغلی‌تان بالاتر برود، می‌توانید از دوره آموزشی مسئول دفتری برنادل استفاده کنید.

سخن پایانی

برای این که مسئول دفتر موفق و خوبی باشید نکات زیادی وجود دارد که باید رعایت کنید؛ اما در این مطلب سعی کردیم مهم‌ترین و کاربردی‌ترین نکات را در رابطه با این که چگونه مسئول دفتر خوبی باشیم برایتان توضیح دهیم. البته با رعایت این موارد هم در زندگی شخصی و هم در زندگی کاری به فرد موفقی تبدیل خواهید شد.