از دیرباز تا به امروز انسان همیشه به دنبال یافتن راهی برای صرفه جویی در زمان انجام کارها و افزایش بهره وری بوده است. طراحی و ساختن و استفاده از ابزارهای کاربردی برای انجام کارهای مختلف به عنوان یک چالش و دغدغه مهم در همه ادوار به شمار می‌آید.
در اطراف ما تا به اکنون ابزارهای بسیار زیادی طراحی و ساخته شده‌اند که باعث افزایش بهره وری و اثر بخشی در زندگی بسیاری از افراد شده‌اند. در واقع می‌توان گفت با استفاده از ابزار مناسب برای هر کاری می‌توانیم در زمان صرفه جویی کنیم و همزمان بهترین و با کیفیت‌ترین کارایی و بهره وری را هم داشته باشیم.
برای افزایش کارایی و بهره وری در زمینه مدیریت پروژه نیز سرویس‌های نرم افزاری بسیار زیادی معرفی شده‌اند که نرم افزار Airtable یکی از این سرویس‌های نرم افزار مدیریت پروژه است. برای تقویت مهارت کار با این ابزار و نحوه چینش و مدیریت آن برای این که بتوان از واحدهای مختلف خروجی گرفت که وظیفه اکانت منیجر است باید در دوره اکانت منیجر شرکت شود.
در مقاله airtable چیست قصد داریم به بررسی کامل این سوالات که سایت ایرتیبل چیست و نرم افزار ایرتیبل چیست، بپردازیم. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار مدیریت پروژه و ویژگی‌ها، امکانات، اصطلاحات و ترفندهای کاربری آن با ما همراه باشید.
Airtable چیست؟
ایرتیبل (Airtable) شرکت نرم افزاری آمریکایی است که در سال ۲۰۱۲ در شهر سان فرانسیسکو تاسیس شده است. نرم افزار این شرکت آمریکایی امکانات و قابلیت‌های یادداشت را با تکنولوژی جدید ادغام کرده است. کاربران و اشخاص با استفاده از این نرم افزار مدیریت پروژه می‌توانند پایگاه داده بسازند و در وارد کردن داده‌ها یا تغییرات آن‌ها با یکدیگر همکاری کنند.
Airtable یک بستر آنلاین رنگارنگ، کاربر پسند و آسان و راحت برای طراحی و ایجاد و به اشتراک گذاری پایگاههای داده‌ی رابطه‌ای (Relational Databases) است که به اشخاص این اجازه را می‌دهد تا پایگاه داده را در عرض چند دقیقه به راحتی بسازند و طراحی کنند.
اپلیکیشن ایرتیبل چیست؟
شما با استفاده از اپلیکیشن ایرتیبل می‌توانید اطلاعات مختلف و گوناگونی همچون فهرست راهنمای کارمندان، موجودی کالاها و حتی یافتن آپارتمان را ذخیره و سازماندهی کنید و از آن داده‌ها برای کارهای خود کمک بگیرید. شما حتی برای استفاده از این اپلیکیشن و برنامه پرکاربرد نیازی به یادگیری برنامه نویسی یا SQL ندارید.
همچنین با استفاده از این نرم افزار می‌توانید پایگاههای داده برای اتوماسیون را نیز فراهم کنید. حالا که متوجه شدید نرم افزار ایرتیبل چیست، در ادامه مطلب به معرفی بیشتر Airtable و امکانات و ویژگی‌های این نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین می‌پردازیم.
سایت ایرتیبل چیست؟
سایت Airtable برای اشخاصی طراحی و ساخته شده است که قصد دارند کارهای روزانه خود را مدیریت و سازماندهی کنند. هر شخصی که در حوزه بازاریابی و اکانت منیجری، مدیریت پروژه، آژانس تبلیغاتی، تیم‌ها و گروه‌های تولید محصول و… مشغول به کار است، این نرم افزار را بسیار کاربردی می‌داند. سایت Airtable دارای قابلیت و امکان بلاک نیز است و به کاربران این اجازه را می‌دهد که بتوانند ابزارهای مختلف را با هم ترکیب کنند و داشبورد جریان کاری که لازم دارند را بسازند.
چرا استفاده از ایرتیبل در حال افزایش است؟
این روزها با توجه به افزایش بی سابقه سمت‌ها و مشاغل در صنایع و کسب و کارهای مختلف نیاز به بهترین، راحت‌ترین و مناسب‌ترین ابزار مدیریت پروژه به شدت احساس می‌شد تا مدیران و مسئولان اکانت منیجر بتوانند به آسانی و بدون پیچیدگی کارهای مربوط به هر بخش را به صورت منظم و دقیق سازماندهی و مدیریت کنند.
نویسندگان محتوا، شرکت‌های عمران و معماری، مدارس و دانشگا‌ها، سازمان‌های دولتی، سازمان‌های غیردولتی و غیرانتفاعی، شرکت‌های بازاریابی، مدیران رویدادها، تولیدکنندگان خودرو، تیم‌ها و گروه‌های فناوری اطلاعات و بسیاری از مشاغل و کارهای دیگر تعداد زیادی پروژه در حال اجرا برای تکمیل کردن، دارند.
هر کدام از این پروژه‌ها به مدیریت و سازماندهی نیاز دارند. زیرا مدیریت و سازماندهی چنین پروژه‌هایی با تعداد بالا بدون استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه امکان پذیر نخواهد بود. این مسئله به این معناست که هر شرکت و سازمان برای پیشرفت بیشتر و حرفه‌ای شدن و انجام درست کارها و پروژههای خود نیازمند بهترین ابزار مدیریت پروژه هستند. به همین دلیل استفاده از ایرتیبل روز به روز در حال افزایش است.
[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/08/what-is-trello.jpg” button_text=”ترلو چیست؟” button_link=”https://bornadel.academy/what-is-trello/”]ویژگی ترلو چیست؟[/cta_box]
معرفی نرم افزار ایرتیبل airtable
حال که به طور کامل متوجه شدید نرم افزار ایرتیبل چیست به معرفی ۵ بخش ساختاری برای یک پایگاه داده‌ی که در Airtable وجود دارند می‌پردازیم:
پایگاه‌ها
پایگاه‌ها، پایگاههای داده‌ی واحد با تمام اطلاعاتی هستند که هر کاربر و اکانت منیجری برای پروژه‌ی خود به آن‌ها نیاز دارد. مسئول اکانت منیجر می‌تواند نام پروژه کاری و پایگاه داده‌ی خود را «لیست راهنمای کارمندان و کارکنان» یا «خرید اتومبیل جدید» بگذارد.
پایگاه این نرم افزار شامل تمام اطلاعات و داده‌های مورد نیاز شما برای یک پروژه است. شما می‌توانید با یک پایگاه خالی شروع کنید و آن را از ابتدا بسازید و طراحی کنید. اما شروع با یک الگو پیش فرض روش خوبی است که می‌توانید به کمک آن شرایط را به طور کامل بررسی کنید و با احتمالات ممکن آشنا شوید.
اپلیکیشن مدیریت پروژه Airtable یک مجموعه‌ی کامل و قوی از الگوهایی را ارائه می‌دهد که از قبل با داده‌های پیش فرض مورد نظر پر شده‌اند و شما می‌توانید آن‌ها را با نسخه‌ی طراحی شده جدید خود تغییر دهید.
جدول‌ها
جدول‌ها برای نگهداری فهرست و لیستی از اطلاعات و داده‌ها در مورد یک نوع خاص استفاده می‌شوند. هر پایگاه مشابه صفحه‌های کار در صفحه‌ی گسترده می‌تواند یک یا چند جدول داشته باشد. در پایگاه جدول فهرست راهنمای کارمندان (Employee Directory)، هر جدول میزبان نوع خاصی از اطلاعات مثل نام و تاریخ تولد است.
فیلدها
این سوال برای بسیاری از اشخاص پیش می‌آید که فیلد در نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین Airtable چیست؟ به هر ستون در جدول یک فیلد گفته می‌شود. فیلدها معادل ستون‌های صفحه‌ی گسترده هستند که برای سازگاری داده‌های کاربران طراحی شده‌اند. هر بخش یک نام دارد و می‌تواند متناسب با محتوای متنوعی مانند تصاویر، پیوست‌ها، شماره تلفن، تاریخ‌ها، کادرهای انتخاب (check box) و موارد دیگر، به صورت سفارشی تنظیم و مرتب شوند.
سوابق
در نرم افزار Airtable معادل پایگاه داده‌ی ردیف‌ها و سلول‌های صفحه‌ی گسترده هستند. هر سابقه یک مورد در لیست و فهرست کاربر است. در جدولی از کارمندان و کارکنان شرکت یا سازمان، هر سابقه یک کارمند یا پرسنل خاص است با داده‌هایی در هر زمینه برای جزئیات نام، بخش، آدرس و سایر موارد.
قدرت یک پایگاه داده‌ی رابطه‌ای به روابط آن متکی و وابسته است. سوابق کاربر در یک جدول می‌تواند با اضافه کردن یک پیوند به جدول دیگر ارتباط پیدا کند. کاربر بعد از ایجاد ارتباط بین جدول‌ها، می‌تواند برای گرفتن اطلاعات و داده‌ها از جدولی دیگر از آن استفاده کند. به عنوان مثال مسئول اکانت منیجر در حالی که در جدول لیست راهنمای کارمندان و کارکنان شرکت یا سازمان است، می‌تواند هر کارمند یا پرسنل را به بخش خود پیوند دهد. با این کار نام بخش در همان کارت کارمند یا پرسنل نمایش داده می‌شود و برداشتن اطلاعات مربوط به آن بخش در هر زمان بسیار آسان و راحت است.
نما‌ها
سوال بعدی در مورد بخش‌های مختلف این نرم افزار این است که نما در برنامه ایرتیبل چیست؟
اگر چه مشاهده‌ی سوابق به طور همزمان می‌تواند مفید باشد، کاربر می‌تواند برای هر جدول در یک پایگاه نماهایی را ایجاد و طراحی کند. این نماهای سفارشی زمانی مفید و موثر واقع خواهند شد که اکانت منیجر بخواهد فقط سوابق متناسب با معیارهای خاص را مشاهده کند. به عنوان مثال برای دیدن همه‌ی کارمندان در بخش مهندسی و معماری.
به خارج از شبکه با نماهای تصویری فکر کنید. به عنوان مثال مسئول اکانت منیجر می‌تواند برای دیدن تاریخ تولد کارمندان و کارکنان شرکت یا سازمان به صورت تصویری، یک نمای تقویم ایجاد کند.
کاربر با نمای کانبان (Kanban) می‌تواند سوابق خود را در تابلویی از کارت‌های انباشته شده و جمع شده مجسم کند. برای جا به جایی کارت‌ها بین گروه‌ها و دسته‌های مختلف می‌تواند کلیک کند یا آن‌ها را دوباره در یک دسته مرتب کند که تکنیکی عالی برای ایجاد گردش کار پروژههای در حال اجرا است و نشان می‌دهد هر مورد در چه مرحله‌ای قرار دارند.
ویژگی‌ها و امکانات ایرتیبل
نرم افزار Airtable یکی از ابزارهای بسیار کاربردی برای مدیریت پروژه است که دارای امکانات بسیار زیادی همچون ایجاد پایگاه داده و اطلاعات، برنامه ریزی روزانه و شخصی، طراحی تقویم محتوایی و… است. با استفاده از این نرم افزار کاربردی می‌توانید تمام اطلاعات مختلف و گوناگون مثل فهرست راهنمای کارمندان، موجودی کالاها و محصولات و… را به راحتی سازماندهی و مدیریت کنید.
دیگر مزایا و ویژگی‌های استفاده از نرم افزار Airtable عبارتند از:
- رابط کاربری ساده، آسان و کاربر پسند
- بسیار قابل تنظیم و ویرایش و همه کاره و کاربردی
- پشتیبانی همکاری عالی
- لیست و فهرست طولانی از خدمات
اصطلاحات کاربردی در ایرتیبل
اصطلاحات کاربردی در بخش فیلد برنامه ایرتیبل چیست؟
- Link to another record: لینک کردن به رکوردهای دیگر
- Single line text: متن تک خطی بسیار کوتاه
- Long text: متن‌های بلند و طولانی
- Attachment: پیوست کردن فایل
- Checkbox: چک باکس
- Multiple select: لیست کشویی با قابلیت انتخاب چند گزینه مختلف
- Single select: لیست و فهرست کشویی با قابلیت انتخاب یک گزینه
- Collaborator: اسامی همکاران و هم تیمی‌ها
- Date: تاریخ
- Phone number: شماره تماس
- Email: ایمیل
- URL: لینک
- Number: اعداد
- Currency: واحد پول
- Percent: درصد
- Duration: مدت زمان
- Rating: امتیاز دهی
- Formula: فرمول
- Rollup: جمع آوری محاسبات و اعمال فرمول‌ها و کدها روی سلول‌های خاص
- Count: یک فیلد شمارش به کاربر این امکان را می‌دهد تعداد رکوردهای لینک شده را در ستون رکوردهای لینک شده بشمارد.
- Lookup: به کاربر این امکان را می‌دهد تا محتویات رکورد را از یک رکورد لینک شده به رکورد لینک شده دیگر بکشد.
- Created time: زمان و تاریخ ایجاد رکورد
- Last modified time: زمان و تاریخ آخرین تغییرات ایجاد شده
- Created by: نام سازنده رکورد
- Last modified by: نام آخرین فردی که تغییراتی در کورد به وجود آورده است.
- Autonumber: تخصیص یک عدد به صورت خودکار و اتومات به هر رکورد
- Barcode: بارکد
- Button: ایجاد دکمه‌ای که عمل و کار خاصی را مستقیماً از یک بیس اعمال می‌کند.
نحوه ثبت نام و عضویت در ایرتیبل
برای ثبت نام و عضویت در Airtable ابتدا باید وارد سایت Airtable شوید و برای خود یک اکانت ایرتیبل ایجاد کنید.
آدرس سایت ایرتیبل چیست؟
شاید با خود تصور کنید که استفاده از وب سایت Airtable و ثبت نام در آن بسیار سخت و دشوار است. اما باید به شما بگوییم که ثبت نام و استفاده از این نرم افزار بسیار آسان و راحت است و خدمات بسیار متنوع و پرکاربردی را نیز ارائه می‌دهد. برنامه ایرتیبل از طریق آدرس اینترنتی https://airtable.com/ در دسترس کاربران است. با ورود به این سایت می‌توانید با وارد کردن اطلاعات خود ثبت نام کنید و عضویت خود در این نرم افزار را به ثبت برسانید.
کاربران سایت و اپلیکیشن Airtable برای انجام کارهای پایه رایگان است و می‌توانند ۱۲۰۰ رکورد را ثبت کنند، ۲ گیگابایت فایل پیوست کنند و ۲ هفته از تاریخچه برنامه را مشاهده کنند. برنامه پولی Airtable نیز برای هر کاربر از ۱۲ دلار در ماه شروع می‌شود که برای دسترسی داشتن به ویژگی‌ها، مزایا و امکانات بیشتر این نرم افزار است.
مدیریت ایرتیبل چیست؟
کاربران با مدیریت این نرم افزار می‌توانند کارهای خود را سازماندهی و مدیریت کنند، موجودی محصولات و کالاهای خود را ردیابی و سازماندهی کنند، یک سمینار یا رویداد را برنامه ریزی کنند.
نحوه کار با نرم افزار ایرتیبل
بعد از ثبت نام و ساخت اکانت ایرتیبل باید نحوه کار با این برنامه را یاد بگیرید. در صفحه اصلی نرم افزار Airtable قسمت‌ها و بخش‌های مختلفی وجود دارد که خدمات متنوعی را ارائه می‌دهند.
در قسمت اول نرم افزار دیتابیس‌هایی که کاربر ایجاد کرده است نمایش داده می‌شود و در قسمت Bases shared with me دیتابیس‌هایی که با کاربر به اشتراک گذاشته شده است قابل مشاهده است. کاربر در قسمت Add a workspace می‌تواند یک پروژه جدید ایجاد کند و کاربر برای ایجاد دیتابیس جدید از گزینه Add a base می‌تواند استفاده کند.
برای ایجاد دیتابیس توسط کاربران سه گزینه وجود دارد که شامل موارد زیر می‌شوند.
- Start with a template: کاربر با استفاده از این گزینه می‌تواند از دیتابیس‌های پیش فرض Airetable استفاده کند.
- Import data: با استفاده از این گزینه کاربر می‌تواند از پلتفرم‌های قابل پشتیبانی دیتا و اطلاعات را انتقال دهد.
- Start from scratch: با استفاده از این گزینه کاربر می‌تواند دیتابیس جدید و دلخواه خود را ایجاد کند.
بعد از ایجاد دیتابیس گزینه‌های مختلفی برای کاربر وجود دارد که از آن‌ها می‌تواند برای اشتراک گذاری دیتابیس، ایجاد یک کپی از دیتابیس، انتقال دیتابیس به پروژههای دیگر و یا حذف دیتابیس استفاده کند.
کاربر برای اشتراک گذاری دیتابیس بعد از انتخاب گزینه share باید آدرس ایمیل مورد نظر را وارد کند و بعد دسترسی‌های لازم را هم تعیین کند و در نهایت درخواست خود را ارسال کند.
کاربر برای ایجاد جدول‌های مختلف در دیتابیس باید از گزینه Add or import استفاده کند که شامل سه گزینه برای ایجاد جدول جدید یا استفاده از جدول پیش فرض نرم افزار و یا بازگرداندن داده‌ها و اطلاعات از جای دیگر است.
در نرم افزار Airetable این امکان وجود دارد که کاربر برای هر کدام از ستون‌های جدول به صورت مجزا نوع فایل مورد نظر خود را انتخاب کند. برای این کار کاربر باید بر روی نام هر ستون کلیک کند. در این قسمت کاربر هم می‌تواند نام ستون را تغییر دهد و هم می‌تواند نوع فایل آن ستون را مشخص کند.
[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/09/what-is-mizito.jpg” button_text=”میزیتو چیست؟” button_link=”https://bornadel.academy/what-is-mizito/”]ویژگی میزیتو چیست؟[/cta_box]
نکات و ترفندهای کاربردی در ایرتیبل
Views در نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین airtable راه‌های گوناگونی برای نمایش، سازماندهی و مدیریت داده‌ها و اطلاعات کاربران ارائه می‌دهد. نمای پیش فرض در اپلیکیشن Airtable نمای Grid است که در ظاهر شبیه Microsoft Excel یا بسیاری از ابزارهای صفحه گسترده جایگزین به نظر می‌رسد. در این نما، می‌توانید به تمام داده‌ها و اطلاعات خود نگاه کنید یا بخش‌هایی از اطلاعات خود را مرتب و منظم کنید، فیلتر کنید، گروه بندی و دسته بندی کنید یا پنهان کنید تا دقیقاً به آنچه که می‌خواهید برسید. بنابراین می‌توان گفت این ابزار را می‌توانید بر روی نماهای مختلفی از جمله حالت گرید، تقویم، حالت کانبان، گالری و فرم قرار دهید.
نکته دیگری که در مورد این نرم افزار وجود دارد این است که کاربران در این ابزار مدیریت پروژه می‌توانند بسیاری از ویژگی‌ها و تنظیمات برنامه را متناسب با نیازهای خود به عنوان یک کسب و کار یا سازمان ویرایش کنند.
تقویت مهارت کار با نرم افزار ایرتیبل با دوره اکانت منیجر برنادل
برای اینکه مسئول اکانت منیجر یک شرکت یا سازمان به طور کامل متوجه شود مدیریت ایرتیبل چیست و نرم افزار ایرتیبل چیست، باید در دوره اکانت منیجر حرفه ای شرکت کند. همچنین برای تقویت مهارت کار با این ابزارها و نحوه چینش و مدیریت آن‌ها و برای اینکه بتواند از واحدهای مختلف خروجی بگیرد باید در دوره اکانت منیجر برنادل شرکت کند. زیرا تمام این موارد جز وظایف یک اکانت منیجر است و هر اکانت منیجری باید به خوبی وظیفه خود را به انجام برساند تا بتواند در جایگاه شغلی خود بیشتر از پیش پیشرفت کند.
سخن پایانی
در این مقاله به پرسش‌های سایت ایرتیبل چیست و اپلیکیشن ایرتیبل چیست پاسخ دادیم و به معرفی و بررسی کامل نرم افزار Airtable، امکانات و کاربردهای این اپلیکیشن پرداختیم. حتی نحوه ثبت نام و عضویت و کار کردن با این نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین را نیز ذکر کردیم. البته بهترین راه برای تقویت مهارت‌های کار با چنین نرم افزارهایی که شرکت در دوره جامع و کامل اکانت منیجر برنادل است را نیز ذکر کردیم. با شرکت در این دوره که در بستر اسپات پلیر برگزار می‌شود و مدرک معتبر فنی حرفه ای برنادل داده می‌شود، می‌توانید جایگاه شغلی خود را در شرکت یا سازمان مورد نظر مستحکم کنید و عملکرد خود و مهارت خود را در کار با این ابزارها را تقویت کنید تا بتوانید در حرفه خود رشد کنید.