جلساتی که در هر سازمانی برگزار می‌شوند می‌توانند بسیار موثر و مفید باشند و به پیشبرد اهداف سازمان کمک کنند؛ اما از طرفی برخی جلسات فقط زمان را هدر می‌دهند و اثربخشی چندانی ندارند. به همین خاطر برای مدیریت هر چه بهتر جلسات باید بدانید دستور جلسه چیست و از نوشتن دستور جلسه غافل نشوید. البته اگر فکر می‌کنید نوشتن دستور جلسه ضروری نیست و وقتتان هدر می‌رود، باید بگوییم که برعکس تصورتان با این کار به طور قابل‌توجهی به کارایی جلسه افزوده می‌شود؛ همچنین دستور جلسه باعث می‌شود وقت جلسه بیهوده هدر نرود. در ادامه به‌طور دقیق بررسی می‌کنیم که دستور یا موضوع جلسه چیست و چطور باید آن را نوشت.
دستور جلسه چیست؟
وقتی صحبت از دستور جلسه می‌شود، منظور فهرستی از مواردی است که اعضای جلسه باید طی زمان حضور در جلسه درباره آن‌ها صحبت کنند و تصمیم بگیرند. در واقع متن دستور جلسه شامل لیستی از موضوعاتی است که از پیش تعیین می‌شود، حداقل ۲۴ ساعت قبل آن را به اعضای جلسه تحویل می‌دهند و باید در طول جلسه به آن‌ها پرداخته شود؛ به این ترتیب هر کسی می‌داند درباره چه چیزی باید صحبت کند و جلسه طبق برنامه پیش می‌رود. با وجود دستور جلسه، شرکت‌کنندگان یک دید کلی از آن‌چه قرار است در جلسه اتفاق بیفتد، خواهند داشت.
چرا باید دستور جلسه بنویسیم؟
صورت‌جلسه و دستور جلسه اسناد اصلی هر جلسه‌ای هستند که در این‌جا می‌خواهیم درباره دستور جلسه صحبت کنیم. گفتیم که دستور جلسه چیست حالا به این بپردازیم که اصلا نوشتن دستور جلسه چه ضرورتی دارد. اول این را مشخص کنیم که آیا به نظر شما دستور جلسه صرفا یک کار فرمالیته و تشریفاتی است یا این که فقط برای جلسات رسمی در سازمان‌های بزرگ و با جمعیت زیاد کاربرد دارد؟ این تصور از اساس اشتباه است و باید بدانید که اگر از دستور جلسه استفاده نمی‌کنید، فرصت سازماندهی و مدیریت جلسات را از دست می‌دهید و آخر کار فقط هدررفت زمان برایتان می‌ماند و انبوهی از موضوعاتی که به آن‌ها رسیدگی نشده است.
مدیریت زمان که جزو مهارت های نرم محسوب می‌شود، موضوع بسیار مهم و تاثیرگذاری در مدیریت جلسات است.
دستور جلسه فقط برای جلسات رسمی و بزرگ نوشته می‌شود؟
مهم نیست جلسه رسمی است یا غیررسمی، سازمان شما بزرگ است یا کوچک، در هر صورت نوشتن دستور جلسه می‌تواند بسیار مفید باشد و از به حاشیه رفتن جلسه و طرح موضوعات نامربوط، جلوگیری کند. حالا این دستور جلسه ممکن است خیلی رسمی باشد یا نه غیررسمی باشد و مثلا در کانال تلگرامی که اعضای جلسه آن‌جا هستند ارسال شود؛ آن‌چه اهمیت دارد، تدوین و ارسال دستور جلسه است. حالا که می‌دانید دستور جلسه چیست و چرا نوشتن آن ضرورت دارد، نباید هیچ جلسه‌ای را بدون دستور جلسه شروع کنید. شک نکنید که دستور جلسه می‌تواند اثربخشی جلسه را بالا ببرد و به بهترین شکل جلسه را هدایت کند.
دستور جلسه شامل چه مواردی می‌شود؟
متن دستور جلسه‌ای که برای جلسات تنظیم می‌شود، باید موارد زیر را پوشش دهد. به عبارتی دیگر، ارکان دستور جلسه عبارت‌اند از:
- اهداف تشکیل جلسه چیست
- زمان (تاریخ و ساعت) و مکان جلسه
- شرکت‌کنندگان در جلسه (افرادی که باید در جلسه حضور داشته باشند.)
- موضوعات گفت‌وگو (مواردی که باید درباره آن‌ها بحث شود.)
- تخمین زمان موردنیاز برای هر موضوع و سخنران آن موضوع
- کارهایی که باید قبل از جلسه انجام شود را نیز در دستور جلسه ذکر کنید. (مثلا اگر باید ویدیویی پخش شود یا یکی از اعضا باید گزارشی را آماده کند و همراه خود به جلسه بیاورد، این موارد را در دستور جلسه بیاورید.
- ارائه مدارک مرتبط به صورت پیوست
دستور جلسه را باید چه زمانی و برای چه کسانی بفرستیم؟
بعد از این که دانستید دستور جلسه چیست و شامل چه مواردی می‌شود، این را هم باید بدانید که متن دستور جلسه حداقل باید یک روز قبل تهیه و تنظیم شده و برای شرکت‌کنندگان در جلسه فرستاده شود. البته که بهتر است از چند روز قبل آن را ارسال کنید تا اعضای جلسه برای حضور در جلسه آمادگی داشته باشند و کارهایی که لازم است را پیش از جلسه انجام دهند. در کل این که باید دستور جلسه را از قبل برای شرکت‌کنندگان در جلسه ارسال کنید؛ اما گاهی اوقات هم در برخی شرکت‌ها دستور جلسه را در همان شروع جلسه در اختیار حاضرین می‌گذارند و درباره آن توضیح می‌دهند.
برای نوشتن دستور جلسه به این نکات دقت کنید
اگر می‌خواهید دستور جلسه خوب و کاملی بنویسید، برای نگارش دستور جلسه باید به موارد زیر دقت کنید. مراحل نوشتن دستور جلسه چیست و چطور باید متن دستور جلسه را نوشت؟
- در اولین قدم باید هدف/ اهداف جلسه را مشخص کنید. (توجه کنید که اهداف باید دست‌یافتنی باشند.)
- با دقت لیست شرکت‌کنندگان در جلسه را آماده کنید.
- قبل از جلسه با شرکت‌کنندگان در جلسه مشورت کنید تا بفهمید آن‌ها چه سوالاتی دارند، درباره چه موضوعاتی می‌خواهند صحبت کنند و …
- حالا با مشورت حاضرین در جلسه و ایده‌هایی که خودتان دارید، سوالاتی را که باید به آن‌ها بپردازید فهرست کنید.
- بعد از تعیین کردن موضوعات، هدف هر کدام را مشخص کنید.
(هر موضوعی که در طول جلسه به آن می‌پردازید و هر کاری که انجام می‌دهید باید هدفی داشته باشد. معمولا سه هدف اصلی شامل به اشتراک‌گذاری اطلاعات، تصمیم‌گیری یا دریافت نظرات می‌شود. هر موضوعی را که در دستور جلسه می‌نویسید، هدف آن را باید یادداشت کنید تا به این طریق شرکت‌کنندگان در جلسه نیز بدانند چه زمانی باید نظر بدهند، چه زمانی باید تصمیم بگیرند و…)
- وقتی دانستید موضوعات دستور جلسه چیست و اهداف را مشخص کردید، حالا زمان لازم برای هر موضوع و فردی که باید درباره آن موضوع صحبت کند را تعیین کنید.
- در پایان یک جمع‌بندی کلی داشته باشید که در جلسه چه کارهایی انجام شده است، چه تصمیماتی گرفته شده است، اقدامات بعدی چیست و هر کسی باید تا جلسه بعدی چه کارهایی انجام دهد.
مثالی از نوشتن یک دستور جلسه
سخن پایانی
در این مطلب توضیح دادیم که دستور جلسه چیست و شامل چه مواردی می‌شود؛ همچنین گفتیم که برای نوشتن دستور جلسه باید به چه نکاتی دقت کنید. اگر دستور جلسات را با توجه به این نکات بنویسید، می‌توانید بهترین خروجی را از جلسات داشته باشید، از زمان جلسات بهترین استفاده را کنید و جلسات را به‌خوبی پیش ببرید. یادتان باشد که دستور جلسه، نقشه راه شماست و ساختار جلسه را تعیین می‌کند؛ بنابراین نگارش دستور جلسه اقدام بسیار مهمی است که باید قبل از برگزاری جلسه انجام شود و در اختیار شرکت‌کنندگان گذاشته شود.
