همه چیز درباره برنامه ریزی منابع انسانی

بر هیچ‌کس پوشیده نیست که نیروی انسانی ارزشمندترین و مهم‌ترین سرمایه هر سازمان به شمار می‌رود و می‌تواند در پیشبرد اهداف آن نقش اساسی داشته باشد؛ پس باید برنامه نیروی انسانی برای سازمان داشته باشیم. تمامی فرآیندهای سازمانی با تلاش یا نظارت افراد درون سازمان پیش می‌روند و نبود نیروی متخصص می‌تواند عملکرد سازمان را با اختلال جدی مواجه کند. به همین دلیل ضروری است تا برنامه ریزی منابع انسانی به شکل دقیقی انجام گیرد و برای حضور نیروهای ماهر و بهینه‌سازی عملکرد آن‌ها درون سازمان تصمیم‌گیری شود. این برنامه‌ ریزی پیش‌نیاز فرآیند جذب و استخدام است و می‌تواند نقشه راهی مفید برای واحد منابع انسانی و همچنین تمامی مدیران سازمان باشد. در ادامه این مطلب همراه ما باشید تا با فرآیندهای برنامه ریزی نیروی انسانی، مراحل و دلایل اهمیت آن بیشتر آشنا شوید.

فرایند برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟

برنامه ریزی منابع انسانی یا Human Resource Planning (HRP) که به آن برنامه ‌ریزی نیروی کار و برنامه ‌ریزی نیروی انسانی نیز گفته می‌شود، فرآیندی است که نیاز سازمان به نیروی انسانی برای رسیدن به اهداف خود و نحوه پاسخگویی به این نیاز را مشخص می‌کند. کارشناسان منابع انسانی وظیفه دارند تا با استفاده از اطلاعاتی مانند اهداف و استراتژی‌های سازمان، نقاط قوت و ضعف، تعداد نیروی انسانی موجود و مهارت‌های آن‌ها، جایگاه‌های شغلی تعریف شده، فرصت‌های بازار برای رشد و… به این سوالات پاسخ دهند:

• سازمان برای پیشبرد اهداف خود به چه تعداد نیروی انسانی نیاز دارد؟
• این نیروها باید دارای چه مهارت‌ها و تخصص‌هایی باشند؟
• نیروهای مورد نیاز سازمان باید از کدام منابع تامین شوند؟

البته توجه داشته باشید که برنامه ‌ریزی منابع انسانی باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد؛ به گونه‌ای که بتوان آن را با شرایط متغیر درون سازمان و تغییرات مورد انتظار در آینده تطبیق داد. تغییرناپذیری در برنامه فوق سبب می‌شود که در شرایط مختلف کارایی مناسبی نداشته باشد.

هدف اصلی از برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟

از آن‌جایی که جذب و استخدام نیروی انسانی و همچنین قطع همکاری با آن‌ها برای سازمان دارای هزینه زیادی است، بنابراین لازم است تا جهت ایجاد هر گونه تغییر در خصوص حضور یا عدم حضور پرسنل، نهایت دقت و توجه به خرج داده شود.

هدف از برنامه ریزی منابع انسانی نیز کمک به سازمان در رسیدن به این ایده‌آل یعنی «استفاده بهینه از کارمندان در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک» است. این کار به مدیران سازمان کمک می‌کند تا با ارزیابی کامل و دقیق نیازهای دپارتمان خود، برای رفع این نیازها برنامه‌ ریزی کرده و استراتژی مناسبی را پیش از هرگونه تصمیم‌گیری در خصوص پرسنل اتخاذ کنند.

در این صورت با جلوگیری از کمبود یا مازاد نیروی انسانی، می‌توانند بهترین تناسب را میان توانمندی‌ها و تعداد پرسنل با اهداف سازمان ایجاد کنند.

مقاله مرتبط: منابع انسانی چیست

دلایل اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟

مهم‌ترین و اصلی‌ترین دلیل اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی را می‌توان در هدف آن جستجو کرد؛ چرا که این نوع از برنامه ریزی به مدیران سازمان کمک می‌کند تا از نیروی انسانی موجود به شکل بهینه استفاده کنند و هر فرد را با توجه به توانایی‌ها و مهارت‌هایی که دارد، در جایگاه شغلی مناسبی قرار دهند.

در این صورت آن فرد قادر خواهد بود بهترین عملکرد و بالاترین میزان بازدهی را از خود به نمایش بگذارد. علاوه بر این، مستندات برنامه ریزی منابع انسانی می‌تواند به عنوان یک مرجع مفید در تمام تصمیم‌گیری‌های مربوط به نیروی انسانی از جمله استخدام، ترفیع، برنامه‌های آموزشی، سیاست‌گذاری و وضع قوانین، تغییر وظایف، تدوین برنامه‌ شغلی، تعدیل و… مورد استفاده قرار گیرد.

مراحل برنامه ریزی منابع انسانی

حال که با اهداف و علل برنامه ریزی منابع انسانی آشنا شدید، احتمالا این سوال در ذهنتان ایجاد شده که این برنامه ریزی چگونه انجام می‌شود؟ در پاسخ باید گفت برای بهینه‌سازی شرایط نیروی انسانی در سازمان و تدوین برنامه‌ای جهت بالا بردن بازدهی آن‌ها، لازم است 5 مرحله را طی کنید که در ادامه به بررسی هر یک از این مراحل می‌پردازیم.

اما قبل از معرفی این 5 مرحله بد نیست به 4 مرحله‌ای که سایت investopedia درباره برنامه ریزی منابع انسانی یا HRP اشاره کرده نگاهی بیاندازیم. این سایت می‌نویسد:

چهار مرحله کلی در فرآیند HRP وجود دارد:

1. شناسایی ظرفیت فعلی کارکنان
2. تعیین آینده نیروی کار
3. ایجاد تعادل بین ظرفیت و تقاضای نیروی کار
4. توسعه برنامه‌هایی که از اهداف شرکت پشتیبانی می‌کند

حالا نوبت این است که 5 مرحله‌ای که قول آن را داده بودیم را معرفی کنیم:

1- بررسی وضعیت فعلی نیروی انسانی

در اولین مرحله از برنامه ریزی منابع انسانی باید وضعیت فعلی سازمان از لحاظ نیروی کار مورد بررسی قرار گیرد و اطلاعات کامل و دقیقی از آن به دست آید. این اطلاعات شامل تعداد، مهارت‌ها، تجربیات، جایگاه‌های شغلی، چگونگی عملکرد، درآمد و انعطاف‌پذیری کارکنان مختلف برای جابه‌جایی بین واحدها یا ارتقای شغلی است.

برای کسب چنین اطلاعاتی کارشناسان منابع انسانی می‌توانند به سراغ روش‌های مختلفی بروند:

• بررسی عملکردهای مستند کارکنان در طول یک دوره زمانی خاص
• استفاده از داده‌های سیستم اطلاعاتی منابع انسانی و دیگر منابع موجود در سازمان
• کسب اطلاعات در خصوص کارکنان از طریق گفتگو با مدیران و سرپرستان آن‌ها در دپارتمان‌های مختلف
• استفاده از ابزارهای خودارزیابی مانند پرسش‌نامه یا ماتریس SWOT و تکمیل آن‌ها توسط پرسنل

2- پیش‌بینی نیاز به نیروی انسانی در آینده

پس از بررسی وضعیت فعلی نیروی انسانی در یک سازمان، نوبت به دومین بخش از برنامه ریزی منابع انسانی یعنی پیش‌بینی میزان نیاز به نیروی انسانی در آینده می‌رسد. در این مرحله لازم است مسئولین مربوطه تعیین کنند که در یک بازه زمانی مشخص، چه تعداد پرسنل باید در جایگاه‌های شغلی مختلف مشغول به کار باشند.

برای انجام این کار می‌بایست به اهداف و برنامه‌های استراتژیک سازمان چه به صورت کوتاه‌مدت و چه بلندمدت توجه داشته باشند و پیش‌بینی خود را با توجه به آن‌ها انجام دهند. ضمن اینکه باید بودجه سالانه، برنامه‌های مربوط به گسترش ابعاد یا بازار سازمان، ترندهای صنعت و تغییرات رقبا، نرخ خروج کارکنان از سازمان و همچنین تکنولوژی‌هایی که نیاز به نیروی انسانی را کاهش می‌دهند در نظر داشته باشند.

3- تحلیل شکاف میان وضعیت فعلی و نیاز آینده

زمانی که وضعیت فعلی سازمان و شرایط مورد انتظار آن در آینده به طور کامل بررسی شد، باید به سراغ مقایسه رفت. با مقایسه این دو وضعیت می‌توان دریافت که در حال حاضر سازمان با کمبود نیروی انسانی مواجه است یا مازاد آن. در حقیقت با پاسخ به سوالات زیر، می‌توان شکاف میان عرضه و تقاضای نیروی انسانی را به طور دقیق و اثربخش بررسی کرد:

• آیا کارکنان فعلی می‌توانند سازمان را به اهداف استراتژیک خود برسانند؟
• آیا لازم است برای افزایش مهارت‌های کارکنان فعلی برنامه‌‌های آموزشی در نظر گرفته شود؟
• آیا امکان جابه‌جایی پرسنل در نقش‌های متفاوت وجود دارد؟
• آیا برای رسیدن به اهداف پیش رو به برنامه‌های گسترده استخدام نیاز است؟

4- برنامه ‌ریزی برای پر کردن شکاف موجود

در این مرحله از برنامه ریزی منابع انسانی، کارشناسان برای استخدام نیروهای جدید یا استفاده از کارکنان فعلی و کاهش تعداد پرسنل تصمیم می‌گیرند. در صورتی که تشخیص داده شود سازمان با کمبود نیروی انسانی مواجه است، متخصصان منابع انسانی باید به سراغ برنامه‌های اثربخش جذب و استخدام بروند تا نیاز سازمان به طور کامل و مفید پاسخ داده شود.

در صورت وجود مازاد نیروی انسانی نیز می‌توانند از روش‌های مختلفی مثل تعدیل نیرو، طرح‌های بازنشستگی پیش از موعد یا داوطلبانه و یا نقل و انتقالات پرسنل میان دپارتمان‌های مختلف کمک بگیرند.

5- ارزیابی مستمر برنامه، شناخت نواقص و رفع آن

توجه داشته باشید که برنامه ریزی منابع انسانی یک پروژه نیست که با یک بار انجام دادن به پایان برسد؛ بلکه پروسه و چرخه‌ای که باید به صورت دوره‌ای و در بازه‌های زمانی مشخص تکرار شود. چرا که اهداف و استراتژی‌های یک سازمان همواره ثابت نیستند و معمولا با گذشت زمان تغییر می‌کند.

به همین جهت یکی از مهم‌ترین شرح وظایف واحد منابع انسانی، بررسی وضعیت کارکنان در سازمان به صورت دوره‌ای و ارزیابی چرخه برنامه ریزی منابع انسانی است تا بتوان از پرسنل سازمان به بهترین نحو ممکن استفاده کرد. در صورت وجود هر گونه نقص یا ضعف در برنامه نیز باید بررسی‌های لازم برای ریشه‌یابی و سپس برطرف کردن آن انجام گیرد.

طی کردن این گام‌ها شاید به ظاهر ساده باشد؛ اما پیچیدگی‌ها و جزئیات فراوانی دارد که تنها یک مدیر یا کارشناس ارشد منابع انسانی از پس آن‌ها برمی‌آید.

ما در دوره آموزش منابع انسانی برنادل تمامی این موضوعات را بررسی کرده و همه را به شما آموزش خواهیم داد، در صورتی که تمایل به شرکت در این دوره دارید، همین حالا ثبت نام کنید.

انواع برنامه ریزی منابع انسانی

هر سازمان با توجه به اهداف و ارزش‌های خود و با تکیه بر دانش و تجریه متخصصانش، می‌تواند روش خاصی را برای برنامه ریزی در منابع انسانی پیش بگیرد. با این وجود در یک دسته‌بندی کلی می‌توانیم این برنامه ریزی را به دو نوع کلان و خرد تقسیم کنیم. هر یک از این دو نوع برنامه ریزی ویژگی‌ها و اهداف خاص خود را دارند که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

برنامه ریزی منابع انسانی در مقیاس کلان

برنامه ریزی کلان منابع انسانی همان‌طور که از نامش پیداست، به تطبیق نیروهای انسانی با استراتژی‌های کلی و ماموریت اصلی سازمان می‌پردازد. این نوع از برنامه ریزی که به آن برنامه ریزی استراتژی منابع انسانی یا طراحی و توسعه سازمانی نیز گفته می‌شود، فرآیندها و سیاست‌های مدیریت کارمندان و تاثیر آن‌ها بر مدیریت منابع انسانی را بررسی می‌کند.

اهداف مرتبط با برنامه ریزی کلان می‌تواند بر موارد مختلفی همچون استخدام، ارزیابی عملکرد، پاداش و جریمه و همچنین ارتباطات میان کارکنان اثرگذار باشد.

برنامه ریزی منابع انسانی در مقیاس خرد

برنامه ریزی منابع انسانی در مقیاس خرد، استراتژی‌های مد نظر در مقیاس کلان را به اجرا در می‌آورد. این نوع از برنامه ریزی شیوه‌ها و فنونی را توسعه می‌دهد که به سازمان برای رسیدن به اهداف استراتژیک کمک می‌کند.

کارشناسان منابع انسانی با استفاده از این شیوه‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که تعداد کافی از پرسنل با دانش و مهارت کافی در جایگاه‌های شغلی متناسب درون سازمان مشغول فعالیت هستند و کمبودی از این لحاظ وجود ندارد.

مروری بر آنچه درباره برنامه منابع انسانی گفتیم

در این مطلب تلاش کردیم تا شما را با مفهوم برنامه ریزی منابع انسانی و اهداف، اهمیت و گام‌های آن آشنا کنیم. فراموش نکنید که برنامه ریزی برای پرسنل یک سازمان با وجود آنکه ممکن است امری هزینه‌بر باشد، با نگاه بلندمدت یک سرمایه‌گذاری اثربخش محسوب می‌شود.

چرا که می‌تواند باعث حفظ نیروهای متخصص و ماهر درون سازمان شود و حضور چنین افرادی یکی از عوامل اصلی رشد، توسعه و سودآوری سازمان به شمار می‌رود. به علاوه، از افزایش هزینه‌های مالی و زمانی مربوط به فرآیند جذب و استخدام نیروهای جدید نیز تا حد امکان جلوگیری می‌کند. اگر این مطلب برایتان مفید بود، آن را برای دوستان خود ارسال کنید تا آن‌ها هم با اهمیت برنامه ریزی در منابع انسانی آگاه شوند.