با وظایف منابع انسانی در سازمان آشنا شوید

منابع انسانی در یک سازمان از اهمیت فوق‌العاده بالایی برخوردار است و تمامی فرآیندهای موجود داخل سازمان را تحت شعاع قرار می‌دهد. این امر شامل مدیریت پرسنل و دپارتمان‌ها و همچنین نظارت و کنترل تغییرات صورت گرفته داخل سازمان است که وظایف منابع انسانی را از دیگر واحدها متمایز می‌نماید؛ چرا که عملکرد همه پرسنل و مدیریت کلیه امور مربوط به آن‌ها زیر نظر این واحد و با مشارکت مدیر عامل صورت می‌گیرد. به دلیل اهمیت بالای این جایگاه شغلی، در این مطلب تصمیم داریم تا شما را با وظایف مدیریت منابع انسانی در یک سازمان آشنا کنیم. برای شناخت شرح وظایف منابع انسانی تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.

واحد منابع انسانی چه وظایفی دارد؟

همان‌طور که ذکر شد، وظایف منابع انسانی از کلیدی‌ترین و در عین حال پیچیده‌ترین وظایف در سازمان به شمار می‌رود و بسیار فراتر از مصاحبه و گزینش افراد برای استخدام است. در یک دسته‌بندی جامع می‌توان شرح وظایف منابع انسانی را در 15 گروه تقسیم کرد که در ادامه آن‌ها را به تفکیک بررسی می‌کنیم. پیش از آن خوب است بدانید که برای تبدیل شدن به یک مدیر منابع انسانی ماهر و توانمند می‌توانید در دوره آموزش منابع انسانی برنادل شرکت کنید و صفر تا صد مباحث مربوط به این موقعیت شغلی را جهت ورود به بازار کار بیاموزید.

اما وظایف منابع انسانی در سازمان چیست؟

ما در مطلبی جداگانه به این موضوع پرداخته بودیم که منابع انسانی چیست و چرا اینقدر در سازمان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در ادامه به بررسی هر یک از این وظایف خواهیم پرداخت و هر کدام را به صورت جداگانه شرح خواهیم داد:

1) برنامه‌ریزی منابع انسانی

اولین مورد از فهرست وظایف منابع انسانی به برنامه‌ریزی منابع و نیروی انسانی مورد نیاز سازمان مربوط می‌شود. مدیر منابع انسانی با مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها و پس از هم‌اندیشی با مدیران ارشد سازمان، باید از حضور تعداد کافی از کارمندان با مهارت‌های مورد نیاز برای پیشبرد اهداف سازمان اطمینان حاصل کند.

در صورت وجود نقص در این مورد، لازم است با بررسی نیاز فعلی و همچنین پیش‌بینی نیازهای آتی سازمان، برای استخدام نیروهای جدید و یا آموزش پرسنل فعلی برنامه‌ریزی شود. تصمیم‌گیری برای برون‌سپاری بخشی از فعالیت‌ها و یا همکاری با افراد به صورت حضوری و دورکاری نیز جزو وظایف و اهداف مدیریت منابع انسانی است.

2) تجزیه و تحلیل و طراحی شغل

در صورتی که با انجام بررسی‌های گفته شده تشخیص داده شد که سازمان به تمامی نیروهای مورد نیاز خود دسترسی ندارد، لازم است مدیر منابع انسانی به طراحی و تجزیه و تحلیل جایگاه‌های شغلی مورد نیاز جهت استخدام نیروها بپردازد. این کار شامل تعیین مواردی از جمله موارد زیر است:

• شرح شغل و فهرست وظایف
• سرپرست و مسئول گزارش‌گیری از نیروی مورد نظر
• منابع مورد نیاز برای جایگاه شغلی فوق
• مهارت‌های فنی و تجربیات مورد نیاز
• حقوق و مزایا
• ویژگی‌های شخصیتی مد نظر
• و…

علاوه بر این، در خصوص کارمندان فعلی سازمان نیز می‌توان تغییرات زیر را در جهت بهبود عملکرد آن‌ها برنامه‌ریزی کرد:

• انتقال کارمندان از یک وظیفه به وظیفه دیگر با توجه به نیاز و مهارت آن‌ها
• ادغام فعالیت‌های مختلف در یک موقعیت شغلی
• افزودن مسئولیت بیشتر به یک موقعیت شغلی
• ایجاد گروه‌های کاری با عملکرد بالا برای تکمیل وظایفی که به سطوح بالایی از عملکرد نیاز دارند

3) استخدام نیروهای جدید (از مهم‌ترین وظایف منابع انسانی)

یکی از مهم‌ترین موارد در شرح وظایف منابع انسانی به گزینش و استخدام نیروهای جدید مربوط می‌شود. البته این وظیفه چیزی فراتر از ارسال یک آگهی شغلی در وبسایت‌های کاریابی است.

به این دلیل استخدام از جمله مهم‌ترین وظایف منابع انسانی است؛ چرا که مدیر منابع انسانی باید استراتژی مناسبی جهت جذب پرسنل جدید داشته باشد تا بتواند نیازهای مدیران ارشد در خصوص توسعه کسب‌وکار را پاسخ دهد. این فرد باید بر فرآیندهای استخدام و گزینش نظارت کرده و از ابزارهای گوناگون برای سنجش متقاضیان استفاده کند تا مناسب‌ترین فرد برای تصدی یک موقعیت شغلی وارد سازمان شود. رسیدن به چنین جایگاهی بدون شک مستلزم برخورداری از دانش کافی در خصوص مفهوم مدیریت منابع انسانی است.

4) آموزش و توسعه در وظایف مدیریت منابع انسانی

با ورود نیروهای جدید به سازمان، مسئولیت واحد منابع انسانی به اتمام نمی‌رسد؛ بلکه وظیفه آموزش و توسعه پرسنل نیز در شرح وظایف مدیر منابع انسانی قرار دارد. تصمیم‌گیری در مورد نوع و کیفیت آموزش تا حد زیادی به دانش و تجربه کارمند مد نظر وابسته است. برخی افراد به کلاس‌های آموزشی جامع نیاز دارند و برخی نیز با یک توضیح مختصر آماده کار می‌شوند.

البته آموزش را نباید فقط به نیروهای تازه‌وارد محدود کرد. بلکه مدیر منابع انسانی موظف است با نیازسنجی‌های دوره‌ای، آموزش‌های مورد نیاز برای بهبود عملکرد تمامی اعضای سازمان را برای آن‌ها فراهم کند. این آموزش‌ها به نوعی سرمایه‌گذاری بر روی نیروی انسانی محسوب می‌شود که هم می‌تواند در درازمدت هزینه‌های سازمان را برای جذب نیروی جدید کاهش دهد و هم شکاف میان نیروی کار امروزی و نیروی کار مورد نیاز در آینده را پر کند.

5) طراحی سیاست‌های محل کار

یکی از حساس‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی در سازمان این است که برای محافظت از منافع کارمندان و به حداقل رساندن تعارضات و چالش‌های قانونی، سیاست‌های محل کار را طراحی کند.

این سیاست‌ها ممکن است از سازمانی به سازمان دیگر متغیر باشند؛ اما به طور کلی مواردی همچون ایمنی کارکنان، ساعت کاری، نحوه استفاده از دارایی‌های سازمان، دستورالعمل‌های امور اداری، مبارزه با آزار و اذیت، رسیدگی به شکایات و… را پوشش می‌دهند. سیاست‌های تعیین‌ شده باید کاملا شفاف، قابل درک و در راستای رسیدن به اهداف سازمان باشند. همچنین امکان انعطاف و بازنگری در آن‌ها با مشارکت کارکنان نیز وجود داشته باشد.

6) نظارت و ارزیابی عملکرد

مدیر منابع انسانی وظیفه دارد پس از تعیین مسئولیت‌های کارمندان، به صورت منظم سطح بهره‌وری آنان را با استفاده از ابزارهای مدیریت عملکرد مانند ابزارهای بازخورد 360 درجه (360 degree feedback) پیگیری کند.

پس از ارزیابی عملکرد پرسنل لازم است بازخورد مناسب به هر یک از اعضای سازمان داده شود تا بتوانند برای ادامه فعالیت خود تصمیم بگیرند. کارمندان با بهره‌وری بالا مستحق پاداش هستند و افرادی که عملکرد مناسبی نداشتند، باید آموزش‌های لازم برای رفع نقاط ضعف خود را دریافت کنند.

7) حفظ فرهنگ سازمانی

حفظ فرهنگ سازمانی که شامل ارزش‌ها و الگوهای رفتاری مشترک میان کارکنان یک سازمان است، جزو مهم‌ترین وظایف منابع انسانی به شمار می‌رود. کارشناشان این واحد باید تلاش کنند تا نیروهای جدید حتی‌الامکان با این فرهنگ سازگاری داشته باشند و یکپارچگی موجود را دچار اختلال نکنند.

البته با وجود چارچوب‌های مشخص و معین، برخورداری از یک خط‌مشی درهای باز نیز حیاتی است تا کارکنان امکان بیان مشکلات خود را به صورت آزادانه داشته باشند. وجود چنین فضایی به بهبود رضایت شغلی و حفظ استعدادهای مجموعه کمک می‎کند.

8) حل تعارضات

هر اندازه که واحد منابع انسانی برای یکپارچگی فرهنگ سازمانی تلاش کند، نمی‌تواند همه افراد را در یک قالب خاص بگنجاند. چرا که هر کدام از پرسنل دارای پیشینه متفاوت و طرز فکر مخصوص به خود هستند و گاه ممکن است برخی از همکاران دارای عقاید متضاد با یکدیگر باشند.

این تفاوت‌ها می‌تواند در شرایط خاصی منجر به ایجاد تعارضات مختلف در سازمان شود که مدیریت و حل آن‌ها در شرح وظایف کارشناس منابع انسانی و مدیران این واحد است. آن‌ها وظیفه دارند تا بدون تعصب، قضاوت یا جهت‌گیری به هر دو طرف گوش دهند و با میانجیگری و تکیه بر عقل و منطق، برای رسیدن به راه‌حل مناسب تلاش کنند.

9) مدیریت پاداش‌ها و مشوق‌ها

پاداش و تشویق بدون شک می‌تواند نیروی محرکه‌ای قوی برای ادامه فعالیت هر فردی باشد. از این رو یکی از وظایف منابع انسانی آن است که با توجه به سیاست‌ها و ارزش‌های سازمان و همچنین در نظر گرفتن محدودیت‌های مالی، به پرسنل بر اساس عملکرد آن‌ها و برخی ویژگی‌ها مانند وقت‌شناسی، انسان‌دوستی و… پاداش دهد.

بزرگ‌ترین مزیت پاداش دادن به یک کارمند آن است که علاوه بر افزایش انگیزه و روحیه آن فرد، سایر پرسنل نیز میل به پیشرفت پیدا می‌کنند تا با در نظر گرفتن تلاش‌هایشان مورد تقدیر قرار بگیرند. افزایش حقوق، ترفیع شغلی، هدایای مالی و غیرمالی و… می‌توانند مشوق‌های خوبی برای کارکنان باشند. گاهی حتی می‌توان این قدرت را به کارمندان داد تا نوع پاداشی را که دریافت می‌کنند، انتخاب کنند.

10) اطمینان از سلامت و ایمنی کارکنان

همه کارمندان در هر سازمانی حق دارند در محیطی ایمن فعالیت کنند که هیچ تهدیدی برای سلامتی‌شان وجود ندارد. از این رو مدیر منابع انسانی باید با بررسی کامل محیط کار از لحاظ ایمنی، بهداشت و همچنین اصول ارگونومی، از این موضوع اطمینان حاصل نماید.

در صورت وجود هر گونه مشکل لازم است در اسرع وقت با مشارکت سایر مدیران ارشد، برای رفع آن تصمیم‌گیری شود. توجه به این مورد یکی از اصلی‌ترین وظایف و مسئولیت های مدیریت منابع انسانی است.

11) روابط موثر با کارکنان

روابط بین‌فردی در محیط کار شامل روابط میان کارمندان با یکدیگر و همچنین رابطه آن‌ها با مدیران و سرپرستان است که اهمیت بسیار ویژه‌ای دارد. چرا که اعضای سازمان بخش عمده‌ای از ساعات زندگی خود را درون سازمان می‌گذرانند و در صورت نبود ارتباط موثر میان آن‌ها، کار کردن برایشان به امری دشوار و غیرقابل تحمل تبدیل می‌شود.

ساخت و حفظ رابطه سالم و صحیح میان کارمندان و مدیران در شرح وظایف مدیر منابع انسانی شرکت قرار دارد که می‌تواند با دانش و تخصص خود، محیط مناسبی را برای فعالیت تمامی افراد مجموعه فراهم آورد. در صورتی که او این مسئولیت خود را به خوبی انجام دهد، پرسنل اطمینان خواهند داشت که در یک محیط کاری امن و عاری از تبعیض یا آزار و اذیت فعالیت می‌کنند.

12) هدایت و کنترل فرآیندهای سازمان

مدیر منابع انسانی باید در جریان تمام فرآیندهای داخل سازمان قرار گیرد و هدایت و کنترل این فرآیندها نیز بر عهده اوست. این مسئولیت را به نوعی می‌توان ترکیبی از تمامی وظایف مدیریت منابع انسانی در نظر گرفت که شامل فعالیت‌هایی از جمله تقسیم کار و تعیین جایگاه‌های سازمانی، همسوسازی فعالیت‌های پرسنل با خواسته‌های سازمان، نظم‌بخشی به روابط و… می‌شود.

مدیر وظیفه دارد در صورت خروج یک فرآیند از مسیر صحیح، انحرافات را تشخیص دهد و پس از بررسی‌های دقیق، برای اقدام اصلاحی تصمیم‌گیری کند. این کار می‌تواند با مشارکت پرسنل دخیل در فرآیند مربوطه انجام گیرد تا آن‌ها نیز در جریان مسئولیت‌های خود برای اصلاح خطا قرار گیرند.

13) پیگیری مسائل حقوقی و قانونی

یکی از حساس‌ترین و کلیدی‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی به مسائل قانونی و حقوقی مربوط می‌شود. مدیر منابع انسانی باید آشنایی کامل و دقیقی با قوانین حقوق و دستمزد، مالیات، قوانین اداره کار، قانون مدنی و… داشته باشد.

او موظف است مقررات و قوانین داخل سازمان، قراردادهای استخدامی و سیاست‌های جدید منابع انسانی را به گونه‌ای تدوین کند که هیچ‌ منافاتی با قوانین ذکر شده نداشته باشد. در غیر این صورت تبعات حقوقی سنگینی متوجه سازمان خواهد بود که حتی ممکن است سبب توقف فعالیت آن گردد.

علاوه بر این، قوانین سازمان باید به گونه‌ای تنظیم شود که کمترین میزان نارضایتی را از سوی کارمندان داشته باشد و مانع از بروز هر گونه اختلاف یا شکایت حقوقی توسط آنان گردد.

14) مدیریت حقوق و دستمزد پرسنل

تعیین حقوق و دستمزد پرسنل بر عهده واحد منابع انسانی است و مدیر این واحد وظیفه دارد تا بر این فرآیند نظارت کامل داشته باشد. فرآیند فوق شامل محاسبه درآمدهای سازمان و تعیین حقوق دریافتی پرسنل با توجه به جایگاه شغلی و مهارت‌های شخصی آن‌هاست.

علاوه بر این، نظارت بر پرداخت به موقع حقوق و دستمزد و همچنین مدیریت پرداخت به افرادی که قصد خروج از سازمان را دارند نیز جزو شرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانی به شمار می‌رود. این فرد در صورت نارضایتی کارکنان یا وجود ابهام در ذهن آن‌ها، می‌تواند بخشی از اطلاعات حقوق و دستمزد را جهت شفاف‌سازی در اختیارشان قرار دهد.

15) توجه به رفاه شخصی پرسنل

آخرین موردی که می‌توانیم در فهرست وظایف مدیریت منابع انسانی به آن اشاره کنیم، توجه به رفاه شخصی پرسنل است. هر یک از افراد درون سازمان ممکن است در برهه‌هایی از زندگی خود دچار بحران و مشکلات شخصی شوند و این مشکلات عملکرد آن‌ها را تحت تاثیر قرار دهد.

در صورت وجود یک مدیر منابع انسانی پیگیر و دلسوز، کارمندان می‌توانند اطمینان داشته باشند که توسط سازمان درک می‌شوند و تا حد امکان شرایط لازم برای آرامش روانی آن‌ها درون مجموعه فراهم خواهد شد. رسیدن به چنین جایگاهی برای یک مدیر منابع انسانی بدون شک دشوار و پرچالش است و حل چالش های منابع انسانی یکی از مهم‌ترین توانایی‌های مدیران به شمار می‌رود.

نتیجه گیری از مطلب شرح وظایف منابع انسانی

در این مطلب تلاش کردیم تا شما را با مهم‌ترین وظایف منابع انسانی در سازمان‌ها آشنا کنیم. مواردی که به آن‌ها اشاره شد، اصلی‌ترین وظایف این واحد است و بدون شک در هر سازمان، برخی از این مسئولیت‌ها با توجه به اهداف سازمانی دچار تغییر خواهند شد. با این وجود، بدیهی است که تبدیل شدن به یک مدیر موفق و انجام تمام شرح وظايف مديريت منابع انساني اشرح وظایف مدیر اداری و منابع انسانیمری زمان‌بر و نیازمند تلاش و تجربه زیادی است. اگر این مطلب برایتان مفید بود، آن را برای دوستانتان هم بفرستید تا آن‌ها نیز با منابع انسانی بیشتر آشنا شوند.