چگونه می‌توانیم به عنوان منشی استخدام شویم؟

در همه سازمان‌های کوچک و بزرگ به حضور شخص یا اشخاصی نیاز است که کارهای اداری و عمومی سازمان را انجام دهند. در واقع می‌توان گفت استخدام منشی برای همه شرکت‌ها ضروری است. شاید منشی‌گری شغلی تخصصی نباشد؛ اما به دلیل وظایفی که یک منشی بر عهده دارد، جزو مهم‌ترین پست‌های سازمانی است. اگر برای استخدام کردن منشی دقت زیادی به خرج نمی‌دهید یا اصلا فکر می‌کنید نیازی به استخدام منشی مدیرعامل یا منشی ساده ندارید، خوب است بدانید استخدام یک منشی کاربلد می‌تواند تا حد زیادی راندمان کاری را افزایش دهد و از هدر رفتن انرژی، سرمایه و زمان جلوگیری کند. از طرفی منشی‌ها نیز باید به فکر ارتقاء مهارت‌های خود باشند تا بتوانند وظایفشان را به بهترین نحو انجام دهند. در این مطلب با شغل منشی‌گری و وظایف منشی آشنا خواهید شد. همچنین توضیح می‌دهیم یک منشی چطور باید پیشرفت کند.

منشی، آچار فرانسه سازمان

گفتیم که منشی‌گری پست تخصصی نیست؛ اما در بسیاری از شرکت‌ها به‌خصوص شرکت‌های بزرگ یا حتی شرکت‌های نوپا که در حال رشد هستند و کارهای ریز و درشت زیادی دارند، وظایف منشی آن‌قدر متنوع و متعدد است که منشی جزو نفرات مهم و کلیدی سازمان به حساب می‌آید. این تصور که منشی فقط تلفن جواب می‌دهد را کنار بگذارید. یک منشی مثل آچار فرانسه اکثر کارهای عمومی شرکت را انجام می‌دهد و باعث می‌شود مدیرعامل و مدیران رده بالای سازمان سرشان خلوت شود تا بتوانند به کارهای مهم‌تر برسند. کسانی که در انجام کارهای اداری و دفتری ماهر هستند و مهم‌تر از آن حوصله چنین کارهایی را دارند، شغل منشی‌گری برایشان مناسب خواهد بود.

دقت کنید که به‌عنوان کارفرما فقط به فکر استخدام منشی جوابگوی تلفن نباشید؛ وظیفه منشی فراتر از این مورد است. منشی شرکت شما ارتباط‌دهنده مشتریان و افراد خارج سازمان با سازمان شماست و کسانی که با سازمان شما ارتباط برقرار می‌کنند (چه تلفنی چه حضوری) اولین ارتباطشان با منشی است؛ بنابراین کسی را استخدام کنید که با رفتار و عملکرد مناسبش، وجهه سازمانی خوبی بسازد.

با توجه به نقش کلیدی و مهم منشی در سازمان می‌توان گفت آموزش امور اداری و دفتری برای منشی‌ها بسیار اهمیت دارد.

وظایف منشی چیست؟

برای استخدام منشی پاره وقت یا تمام وقت، منشی مدیرعامل یا منشی ساده، خانم یا آقا، تفاوتی ندارد، قبل از هر چیز باید وظایف یک منشی مشخص شود. اگر وظایف به دقت مشخص نشود، بعدا برای پیشبرد کارها مشکل ایجاد می‌شود. وظایف منشی با توجه به شرکتی که در آن مشغول به کار است و اهداف و برنامه‌های سازمان تعیین می‌شود و نمی‌توان همه منشی‌ها در تمام سازمان‌ها کارهای یکسانی دارند؛ اما به‌طور کل وظایف یک منشی عبارت‌اند از:

• پاسخگویی به تلفن‌ها و در صورت نیاز وصل کردن به اشخاص موردنظر
• پاسخگویی به مراجعه‌کنندگان سازمان
• تنظیم و هماهنگی قرارملاقات‌ها و جلسات
• یادآوری جلسات و برنامه‌های روزانه سازمان به مدیریت
• دریافت ایمیل‌ها، فکس‌ها و نامه‌ها و در صورت نیاز پاسخگویی به آن‌ها
• کنترل ورود و خروج کارکنان و مراجعه‌کنندگان
• برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های روزانه شرکت
• اعلام مسئولیت‌ها و وظایف به کارمندان از طرف مدیریت سازمان
• ارائه گزارشات بخش‌های مختلف سازمان به مدیریت
• بایگانی اسناد
• انجام بخشی از امور مالی و بانکی شرکت

اگر به‌عنوان کافرما بپرسید چگونه یک منشی خوب استخدام کنیم باید بگوییم کسی را استخدام کنید که روش مدیریت زمان را بداند و بتواند با نظم و به موقع کارهایش را انجام دهد.

یک منشی باید چه مهارت‌هایی داشته باشد؟

زمان استخدام منشی آقا و استخدام منشی خانم به این توجه کنید که یک منشی حرفه‌ای باید از روابط عمومی قوی و مهارت‌های گفتاری خوبی برخوردار باشد. دلیلش این است که منشی چه با اعضای داخل سازمان چه با مشتریان و افراد بیرون سازمان، ارتباط زیادی دارد، برای مثال باید به تلفن‌ها پاسخ دهد، به مراجعه‌کنندگان حضوری رسیدگی کند و… با این توضیحات خوش‌رویی، صبر و حوصله زیاد و خوش‌پوش بودن هم از بایدهای به دست آوردن این شغل است. همچنین برخی از ارتباطات به شیوه نوشتاری است، بنابراین یک منشی باید نامه‌نگاری و مکاتبات اداری را بلد باشد. مهارت تایپ، آشنایی با زبان انگلیسی، کار با نرم‌افزارهای آفیس، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و ابزارهای گوگل از دیگر مهارت‌های موردنیاز شغل منشی‌گری است و در چک لیست استخدام منشی جای می‌گیرد.

علاوه بر همه مواردی که گفتیم، منشی سازمان باید به مدیریت زمان توجه ویژه‌ای داشته باشد؛ چون یک منشی در طول روز باید کارهای زیادی انجام دهد و اگر برنامه‌ریزی نداشته باشد، نمی‌تواند به همه کارهایش برسد. در ضمن منشی‌گری می‌تواند شغل پراسترسی باشد، برای موفقیت در این شغل، باید مدیریت استرس و مدیریت بحران را یاد بگیرید.

[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/02/pomodoro-1.jpg” button_text=”تکنیک پومودورو” button_link=”https://bornadel.academy/what-is-pomodoro/”]با روش پومودورو همه کارها را به موقع انجام دهید.[/cta_box]

تحصیلات لازم برای منشی‌گری چیست؟

این موضوع به سازمانی که قصد استخدام منشی دارد وابسته است. برخی سازمان‌ها به مدرک تحصیلی چندان اهمیتی نمی‌دهند و برایشان مهم است که منشی شرکت، مهارت‌های عمومی و تخصصی موردنظرشان را داشته باشد. برخی دیگر از سازمان‌ها ترجیح می‌دهند فردی را برای منشی‌گری استخدام کنند که در زمینه کاری شرکت، تحصیل کرده باشد. اما به طور کل افراد از هر رشته‌ای با حداقل مدرک کارشناسی می‌توانند وارد این شغل شوند. البته برخی از سازمان‌ها مدرک دیپلم و فوق دیپلم را هم برای استخدام منشی ساده می‌پذیرند که این مورد بستگی به سیاست‌های سازمان دارد.

بازار کار و درآمد منشی

منشی‌گری شغلی است که فرصت‌های شغلی زیادی برای آن وجود دارد. به هر حال همه سازمان‌ها با هر ابعادی که باشند برای انجام کارهای اداری و دفتری و هماهنگی‌ها، به منشی احتیاج دارند. به سایت‌های کاریابی که سر بزنید، آگهی‌های زیادی برای استخدام منشی مدیرعامل و استخدام رئیس دفتر و کارمند اداری می‌بینید که نشان می‌دهد برای یک منشی همیشه کار وجود دارد. البته به این موضوع نباید دلخوش کنید و اگر منشی هستید باید با شرکت در دوره‌های معتبر و یادگیری مهارت‌های جدید به فکر پیشرفت خود باشید. چون که با پیشرفت تکنولوژی و نرم‌افزارها، اگر دانش خود را به‌روز نکنید عقب می‌مانید و شغلتان را از دست می‌دهید.

به طور کل درآمد منشی به اندازه و نوع سازمان، وظایف تعریف‌شده برای منشی، میزان مهارت‌ها و تجربه او بستگی دارد. اما دز مجموع درآمد منشی‌ها اگر پیشرفتی نداشته باشند و مهارت‌های خود را ارتقا ندهند، در همان حدود حقوق پایه (سال ۱۴۰۲) و حداقلی تقریبا ۹ الی ۱۰ میلیون باقی خواهد ماند. اما با افزایش مهارت‌هایتان می‌توانید در سازمان‌های معتبر با پست سازمانی بالاتر مثل رئیس دفتر و مدیر داخلی استخدام شوید تا درآمدتان نیز افزایش یابد.

[cta_box image=”https://bornadel.academy/wp-content/uploads/2023/01/06.jpg” button_text=”حقوق مسئول دفتر” button_link=”https://bornadel.academy/head-office-income/”]می‌دانید مسئولین دفاتر چقدر درآمد دارند؟[/cta_box]

استخدام منشی خانم یا آقا؟

معمولا خانم‌ها برای شغل منشی‌گری رزومه ارسال می‌کنند؛ اما این چیزی نیست که نگاه جنسیتی به آن داشته باشیم و بگوییم پس استخدام منشی آقا کار درستی نیست. این کاملا به سیاست‌های سازمان و محیط و فرهنگ سازمان بستگی دارد که بخواهد منشی خانم استخدام کند یا آقا.

منشی مدیرعامل با منشی ساده چه تفاوتی دارد؟

مسئولین و مدیران سازمان‌ها با توجه به اهدافشان و همچنین اندازه سازمان، برای استخدام منشی اقدام می‌کنند. برخی از شرکت‌ها فقط یک منشی ساده استخدام می‌کنند؛ اما در برخی سازمان‌ها که وظایف و مسئولیت‌ها زیاد است، باید به فکر استخدام چند منشی بود. در چنین سازمان‌هایی معمولا هر دپارتمان یک منشی دارد و به منشی بالاترین رئیس، منشی مدیرعامل یا مسئول دفتر مدیرعامل می‌گویند. معمولا وظایفی که به عهده منشی مدیرعامل است، بیش‌تر و تخصصی‌تر از وظایف منشی ساده خواهد بود. همچنین منشی مدیرعامل به اطلاعات محرمانه و بیش‌تری دسترسی دارد.

چطور به عنوان منشی استخدام شویم؟

اگر می‌خواهید به‌عنوان منشی استخدام شوید، باید از سایت‌های کاریابی، کانال‌های تلگرامی و شبکه‌های اجتماعی مثل لینکدین آگهی‌های استخدام منشی تمام وقت یا استخدام منشی پاره وقت را پیدا کنید، شرایطشان را بخوانید و رزومه بفرستید. اما قبل از هر چیز بهتر است مهارت‌های خود را بررسی کنید، ببینید مهارت‌های موردنیاز منشی‌گری را دارید یا نه. به جای این که از این شرکت به آن بروید، رزومه‌تان رد شود و ناامید شوید، بهتر است که از قبل به فکر ارتقاء مهارت‌های خود باشید. با شرکت در یک دوره آموزش منشیگری و یادگیری امور دفتری و اداری می‌توانید مهارت‌هایتان را بهبود ببخشید، مباحث موردنیاز را یاد بگیرید و به اصطلاح با دست پُر به شرکت‌ها بروید، به طوری که سازمان‌ها نتوانند شما را رد کنند و برای همکاری با شما مشتاق باشند.

دوره منشی گری برنادل فرصتی برای پیشرفت شغلی

منشی‌ها و مسئولین دفاتر همواره باید سعی کنند مهارت‌هایی را به رزومه خود اضافه کنند تا فرصت‌های شغلی بهتری را در سازمان‌های معتبر به دست آورند. خیالتان هم راحت باشد برای منشی‌ها و کارمندان اداری که بخواهند پیشرفت کنند، راه یادگیری بسته نیست و دوره‌های آموزشی خوبی وجود دارد. یکی از بهترین دوره‌های آموزشی در این زمینه دوره منشی گری برنادل ویژه ورود به بازار کار است. با شرکت در این دوره صفر تا صد امور اداری و دفتری و هر چیزی که برای تبدیل شدن به یک منشی و مسئول دفتر حرفه‌ای لازم دارید را یاد می‌گیرید. همه مهارت‌های عمومی، تخصصی و حتی مهارت‌های مالی و نرم‌افزاری در سطحی که نیاز است به شما آموزش داده می‌شود تا بتوانید برای استخدام منشی تلفنی و استخدام منشی مدیرعامل رزومه بفرستید و شروع به کار کنید.

دوره منشیگری و مسئول دفتری برنادل آفلاین است و می‌توانید هر زمان و از هر جایی که خواستید ویدیوها را تماشا کنید. مزیت دیگر این است که امکان پرداخت اقساطی وجود دارد تا افراد بیش‌تری بتوانند از آموزش‌های این دوره استفاده کنند. در پایان دوره نیز از سمت مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل به شما مدرک معتبری داده می‌شود که حضورتان در دوره را گواهی می‌کند و می‌توانید آن را به سازمان موردنظرتان ارائه دهید.

سخن پایانی

در این مطلب برنادل به بررسی شغل و وظایف منشی پرداختیم. همچنین گفتیم که یک منشی باید چه مهارت‌هایی داشته باشد تا بتواند این شغل را به دست آورد و برای این که پیشرفت کند، چه کارهایی باید انجام دهد. نگران این نباشید که باید برای یادگیری هزینه کنید، وقتی سطح توانایی‌ها و مهارت‌هایتان را بالا ببرید، ارتقا شغلی می‌گیرید و در سازمان‌های بهتر و معتبرتری هم می‌توانید کار کنید، در نتیجه درآمدتان هم بیش‌تر می‌شود. وقتی برای یادگیری هزینه می‌کنید، چند برابر آن را به دست خواهید آورد.

سوالات متداول