زمان را چگونه مدیریت کنیم؟ روش‌هایی برای مدیریت زمان

یکی از چالش‌های فردی مدیریت زمان است، برای همه ما پیش آمده به امید این که قرار است کارهای روزانه خود را به‌موقع انجام دهیم روزمان را با امید و انگیزه شروع می‌کنیم؛ اما در نهایت زمان از دستمان درمی‌رود، کارها با تاخیر پیش می‌روند و برای انجام خیلی از کارها وقت کم می‌آوریم. چنین وضعیتی زندگی شخصی و کاری را دچار چالش می‌کند و افکار آدم حسابی به هم می‌ریزد. این‌جاست که اهمیت مدیریت زمان مشخص می‌شود. این که یاد بگیریم زمان را چگونه مدیریت کنیم کلید موفقیت ما در کار و زندگی خواهد بود. در این مطلب درباره این که مدیریت زمان چیست و چطور می‌توانید از زمان‌تان بهترین استفاده را کنید، توضیح می‌دهیم.

مدیریت زمان چیست (Time Management)

مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت های نرم است است که اگر داشته باشید، از بقیه جلوتر هستید. مدیریت زمان به این معناست که شما باید زمان را در دستان خود بگیرید، نه این که اجازه دهید زمان شما را مدیریت کند. به‌طور کلی مدیریت زمان (Time management) یعنی تقسیم زمان برای سازمان‌دهی فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی کردن جهت انجام کارهایی مشخص.

وقت همیشه محدود است و با این که جمله‌ای کلیشه‌ای به نظر می‌رسد، اما حقیقت دارد که زمان برای کسی صبر نمی‌کند؛ پس باید از وقت خود به بهترین شکل استفاده کنیم و برنامه‌ریزی موثری در این مورد داشته باشیم.

افراد بسیاری درباره اهمیت زمان و مدیریت زمان سخن گفته‌اند، مثلا ویلیام پن می‌گوید:

زمان چیزی است که بیشتر از همه به دنبالش هستیم اما بدترین استفاده‌ها را از آن می‌کنیم.

اما قبل از این که درباره مدیریت موثر زمان توضیح دهیم، ببینیم اگر زمان‌بندی کارها را کنترل کنید و برنامه‌ریزی داشته باشید، چه مزایایی برایتان دارد.

مزایای مدیریت زمان چیست؟

واقعا کسانی که مدیریت زمان را درک کرده‌اند، به مزایای آن پی برده‌اند و چون مزایای آن را می‌دانند، هیچ وقت زمان خود را تلف نمی‌کنند، اما این مزایا چیست؟

• بهبود عملکرد
• تحویل به‌موقع کار
• کاهش سطح استرس
• برقراری تعادل بین کار و زندگی
• دسترسی به فرصت‌های شغلی بهتر
• افزایش اعتماد‌به‌نفس
• افزایش تمرکز و انجام کارها به صورت کارآمدتر

زمان را چگونه مدیریت کنیم؟ [9 روش موثر و امتحان شده]

اگر تا به حال در رابطه با برنامه‌ریزی و مدیریت وقت خود چندان موفق نبوده‌اید، فکر نکنید از این به بعد هم قرار نیست در این امر موفق شوید.

افرادی که کارهایشان را به‌موقع و با برنامه‌ریزی پیش می‌برند هم یکی مثل شما هستند و عجیب‌وغریب نیستند. در واقع کسی از بدو تولد مدیر و مدبر درباره انجام امور به دنیا نیامده؛ بلکه تکنیک‌ها، قواعد و نکاتی وجود دارد که با توجه به آن‌ها هر کسی می‌تواند مدیریت زمان را یاد بگیرد و تغییر مثبتی در زمان‌بندی کارهایش ایجاد کند.

البته برای این کار کتاب‌های زیادی نیز وجود دارد، به عنوان مثال مارک منچینی در همین رابطه کتابی با عنوان «مدیریت زمان» دارد که نسخه صوتی آن هم منتشر شده است که می‌توانید آن را خریداری کرد و مطالعه کنید.

در ادامه تعدادی از بهترین تکنیک‌ها را با شما در میان می‌گذاریم تا بتوانید بر زمان چیره شوید و کارهایتان به تعویق نیفتد

1- رد زمان را بزنید!

ردیابی زمان به این معناست که دقیقا بفهمید برای هر کاری چقدر زمان صرف می‌کنید. مثلا شاید با خودتان فکر کنید در طول روز فقط دو ساعت در اینستاگرام و سایر شبکه‌های اجتماعی وقت می‌گذرانید؛ اما به احتمال زیاد واقعیت متفاوت خواهد بود.

برای ردیابی زمان به صورت دستی باید هر کاری انجام می‌دهید را دقیق یادداشت کنید. همچنین می‌توانید از برنامه‌های رایگان مثل Rescue time کمک بگیرید.

در نهایت می‌توانید الگوها را دنبال کنید، بفهمید زمان‌تان را چگونه گذرانده‌اید و وقت شما چطور و کجا هدر می‌رود. حالا با آگاهی از این موارد، این امکان را دارید که برای استفاده بهینه از زمان خود برنامه‌ریزی کنید.

2- برای مدیریت زمان کارهایتان را اولویت‌بندی کنید

برای این که در امر مدیریت زمان موفق باشید، باید بتوانید کارهای خود را بر اساس کارهای مهم، فعالیت‌های کم‌اهمیت‌تر و کارهای فوری و غیرفوری اولویت‌بندی کنید. همیشه از روز قبل برای فردای خود برنامه‌ریزی کنید. البته برنامه‌ریزی می‌تواند هفتگی، ماهانه و سالانه هم باشد.

لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را بر اساس اولویت آن‌ها و میزان اهمیت و فوریتی که دارند، آماده کنید؛ سپس برای هر کاری محدوده زمانی اختصاص دهید و متعهد باشید که کارها را به‌موقع و بر اساس زمانی که تعیین کرده‌اید، پیش می‌برید.

3- چه زمانی بیش‌ترین بهره‌وری را دارید؟

در پاسخ به این سوال که زمان را چگونه مدیریت کنیم، باید بگوییم با پیدا کردن زمانی از شبانه‌روز که بیش‌ترین بهره‌وری را دارید. در واقع برخی از افراد سحرخیز هستند و صبح زود بهتر کار می‌کنند، اگر صبح‌شان از دست برود بقیه روزشان هم خراب می‌شود و کارهایشان پیش نمی‌رود.

اما در نقطه مقابل عده‌ای شب‌ها بهره‌وری بالاتری دارند و می‌توانند کارهایشان را به بهترین نحو انجام دهند. زمان بهره‌وری خود را پیدا کرده و بر اساس آن، برای انجام کارهایتان برنامه‌ریزی کنید. کارهای مهم را در زمان‌های اوج بهره‌وری خود انجام دهید و وقتی سطح انرژی و بهره‌وری‌تان پایین می‌آید، روی فعالیت‌های کم‌اهمیت‌تر تمرکز کنید.

4- نه گفتن را یاد بگیرید

برای مدیریت زمان و برنامه ریزی یکی از مهم‌ترین نکات این است که نه گفتن را بلد باشید و ترسی از این که نه بگویید نداشته باشید.

اگر برنامه کاری شما پُر است و زمانی برای انجام کار اضافه ندارید، یاد بگیرید که به پیشنهادات کاری نه بگویید. بیش از توان خود کاری را قبول نکنید تا بدقول نشوید و تحت فشار قرار نگیرید. مودبانه نه بگویید یا حتی می‌توانید با طرف مقابل‌تان صحبت کنید و قول زمان دیگری را به او بدهید.

5- از تکنیک پومودورو (pomodoro) استفاده کنید

پومودورو شاید تکنیک ساده‌ای به نظر برسد؛ اما اگر واقعا بتوانید به آن عمل کنید، نتایج بسیار خوبی خواهد داشت. بگذارید فرآیند پومودورو را برایتان دقیق توضیح دهیم.

• یک کار را انتخاب کنید. (فقط یک فعالیت، نه همزمان چند کار)
• تایمر را به مدت ۲۵ دقیقه تنظیم کرده و در این ۲۵ دقیقه، عمیق و بی‌وقفه فقط روی انجام آن کار تمرکز کنید.
• تایمر که به صدا درآمد و ۲۵ دقیقه تمام شد، کار را متوقف کنید.
• حالا ۵ دقیقه استراحت کنید.
• مراحل قبل را سه بار تکرار کنید و بعد از آن ۱۵ دقیقه به خودتان استراحت بدهید.

سعی کنید این کار را هر روز انجام دهید تا به آن عادت کنید و خودتان نتایج فوق‌العاده‌اش را ببینید. شاید فکر کنید ۲۵ دقیقه که چیزی نیست، ولی در واقع به شما احساس فوریت می‌دهد که در ۲۵ دقیقه باید تمام تمرکزتان را به یک کاری اختصاص دهید و کل روز را برای انجام آن کار وقت ندارید.

6- مالتی تسکینگ (Multitasking) همیشه خوب نیست!

مالتی تسکینگ (Multitasking) یا انجام همزمان چند کار، همیشه چیز خوبی نیست. در دنیای شلوغ و رقابتی این روزها خیلی اوقات به ما القا می‌شود که هر چه بیش‌تر کار کنید و کارهای زیادی را همزمان پیش ببرید، موفق‌تر می‌شوید.

این یک تصور کاملا غلط است. مالتی تسکینگ (چند وظیفه‌ای) همیشه چیز خوبی نیست، برعکس، گاهی نشان می‌دهد شما مدیریت زمان بلد نیستید. حواستان به این نکته مهم باشد که خیلی وقت‌ها مالتی تسکینگ می‌تواند کارایی شما را کاهش دهد. شما می‌خواهید با یک دست دو هندوانه بردارید؛ ولی هر دو هندوانه را به فنا می‌دهید!

7- عوامل حواس‌پرتی را از خود دور کنید

معمولا چه چیزی حواس شما را هنگام کار پرت می‌کند؟ زنگ خوردن تلفن؟ نوتیفیکیشن گوشی؟ شبکه‌های اجتماعی؟

حقیقتا همه چیز زیر سر موبایل‌ها و شبکه‌های اجتماعی است و خیلی بیش‌تر از آن‌چه فکر کنید تمرکز شما را به هم می‌ریزد.

موقعی که می‌خواهید کارتان را شروع کنید، گوشی و هر چیزی که باعث حواس‌پرتی می‌شود را کنار بگذارید و خودتان را کنترل کنید که سراغشان نروید، آن‌وقت می‌بینید که چقدر کارهایتان بهتر و سریع‌تر پیش می‌روند.

8- گاهی کارها را واگذار کنید

باور کنید لزومی ندارد که همه کارها را خودتان انجام دهید. گاهی واقعا لازم است تفویض اختیار کنید تا کمی سرتان خلوت‌تر شود، زمان به دست آورید، بتوانید مدیریت زمان و برنامه ریزی کنید و به کارهای مهم‌تر بپردازید.

در واقع می‌توانید کارهایی را که دیگران بهتر انجام می‌دهند یا اهمیت و اولویت‌شان در درجه پایین‌تری قرار دارد، به آن‌ها واگذار کنید و برای کارهای مهم‌تر زمان بخرید.

9- زمانی را به استراحت اختصاص دهید

این روزها بی‌وقفه کار کردن از نظر بعضی‌ها تبدیل به فضیلت شده، در صورتی که این مساله می‌تواند بسیار آسیب‌رسان باشد. اگر می‌خواهید کارهایتان به خوبی پیش برود و بتوانید زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید، باید بتوانید بین کار و استراحت تعادل برقرار کنید.

واجب است که زمانی را به استراحت و آرامش اختصاص دهید، در غیر این صورت شاید برای یک مدتی کارهایتان ظاهرا خوب پیش برود و مشکلی پیش نیاید، شما هم خوشحال باشید که چقدر زیاد کار کردید، اما طولی نمی‌کشد که خسته می‌شوید و بهره‌وری شما به‌شدت پایین می‌آید. کار مداوم بدون استراحت، می‌تواند به شما آسیب ذهنی و جسمی بزند.

به خواب روزانه‌تان هم خیلی دقت کنید که خواب کافی و باکیفیت تاثیر قابل‌توجهی بر روی تمرکز شما خواهد داشت و باعث می‌شود کارهایتان با نظم بیش‌تری انجام شود.

نرم افزارهای مدیریت زمان و برنامه ریزی

تا این‌جا گفتیم که مدیریت زمان چیست و باید زمان را چگونه مدیریت کنیم. در ادامه چند برنامه را معرفی می‌کنیم که می‌توانند در امر برنامه‌ریزی و مدیریت موثر زمان به شما کمک کنند. این برنامه‌ها اغلب اپلیکیشن هم دارند و روی گوشی خود می‌توانید نصب کنید، هم می‌توانید از سایت‌ استفاده کنید.

• ترلو (Trello)
• واندرلیست (Wunderlist)
• تودویست (Todoist)
• تایملی (Timely)
• Evernote
• Rescue Time

نرم‌افزارهای ایرانی:

• تسکولو
• میزیتو

سخن پایانی درباره مدیریت زمان

مدیریت زمان و برنامه ریزی از چنان اهمیتی برخوردار است که می‌تواند ابعاد مختلف زندگی شما را تحت تاثیر قرار دهد. هنگامی که بتوانید در امر مدیریت زمان و برنامه ریزی موفق باشید، به‌طور کل می‌توانید بر زندگی خود نیز تسلط و کنترل بیش‌تری داشته باشید. وقتی کنترل امور را به دست بگیرید و فعالیت‌ها را طبق زمان تعیین‌شده و برنامه‌ریزی پیش ببرید، مسلما احساس قدرت می‌کنید و استرس و تنش کاری نیز کم می‌شود. در این مطلب سعی کردیم مهم‌ترین نکات درباره اصول مدیریت زمان را توضیح دهیم تا با توجه به این نکات و تکنیک‌ها، از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید.