وظایف مدیر داخلی چیست؟

یک سازمان، فارغ از این که شرکت کوچک یا بزرگی است، برای این که به اهدافش برسد، در حوزه‌های مختلف به افراد متخصصی نیاز دارد. در این میان یکی از کلیدی‌ترین و مهم‌ترین مشاغل هر سازمان، مدیر داخلی است. اگر می‌خواهید ارتباطات درونی و بیرونی شرکت به بهترین نحو و با نظم و سرعت پیش برود، باید برای استخدام مدیر داخلی توانمند اقدام کنید. در این مطلب وظایف مدیر داخلی و همچنین مهارت‌هایی که یک شخص باید داشته باشد تا بتواند به مدیر داخلی موفقی تبدیل شود را بررسی می‌کنیم. اگر به‌عنوان مدیرعامل یا مدیر اجرایی مشغله زیادی دارید و به دلیل کمبود وقت به خیلی از کارهایتان نمی‌رسید، مطمئن باشید مدیر امور داخلی می‌تواند بار زیادی از روی دوش شما بردارد و بسیاری از مشکلات سازمان را حل کند.

مدیر داخلی کیست؟

مدیر داخلی یک شرکت رابطی بین کارمندان یک شرکت با مدیرعامل و همچنین رابط شرکت با سازمان‌های دیگر است. در واقع هم ارتباطات داخلی و هم ارتباطات بیرونی سازمان را مدیریت می‌کند. مدیران ارشد معمولا وقت کافی ندارند که خودشان به تنهایی همه مسائل را حل کنند، با همه کارکنان ارتباط بگیرند و از مشکلاتشان باخبر شوند، در این صورت مدیر داخلی وظیفه رسیدگی به امور مختلف، هماهنگی‌ها، ارتباطات و حل مشکلات را بر عهده دارد. در بخش‌های بعدی مقاله، جزئی‌تر درباره وظایف مدیر داخلی و این که کار مدیر داخلی چیست صحبت می‌کنیم؛ اما به طور کل این شخص زیر نظر مدیرعامل فعالیت می‌کند و نقطه مرکزی سازمان به حساب می‌آید. پیگیری‌ها، هماهنگی‌ها، امور اداری و بخشی از امور اجرایی، توسط مدیر داخلی یا تحت نظر او انجام می‌شود و در مجموع برنامه‌ریزی و سازماندهی کارها وظیفه مدیریت امور داخلی است.

استخدام مدیر داخلی برای همه سازمان‌ها ضروری است؟

حالا که می‌دانید در مجموع وظایف مدیر داخلی چیست حتما این سوال در ذهنتان ایجاد می‌شود که همه شرکت‌های کوچک و بزرگ نیاز به مدیر داخلی دارند یا نه فقط سازمان‌های پرجمعیت باید کسی را برای سمت مدیر داخلی استخدام کنند. در حقیقت هر چه سازمان شما بزرگ‌تر باشد، مسلما کارها نیز بیش‌تر می‌شود و افراد و تیم‌های زیادی در سازمانتان مشغول به کار هستند؛ بنابراین استخدام مدیر داخلی باتجربه و توانمند ضروری است تا کنترل امور و هماهنگی‌ها را به دست بگیرد. البته نمی‌توان گفت سازمان‌های کوچک نیاز به مدیر داخلی ندارند؛ اتفاقا شرکت‌های کوچک به‌خصوص اگر اول مسیر و کارشان باشد، با وجود مدیر داخلی راحت‌تر و سریع‌تر و با نظم بیش‌تری می‌توانند کارها را پیش ببرند و رشد کنند.

به طور کل پیشنهاد می‌کنیم حتما یک مدیر داخلی کاربلد و مسئولیت‌پذیر در سازمانتان استخدام کنید تا ببینید چنین فردی چقدر می‌تواند در بهبود فرآیندهای سازمانی تاثیرگذار باشد. عده‌ای نقش مدیر امور داخلی در سازمان را به نقش مادر در خانواده تشبیه می‌کنند، از این جهت که امور مختلف را مدیریت و شیرازه سازمان را حفظ می‌کند.

بیش‌تر بخوانید: مهارت مسئولیت‌پذیری یکی از مهم‌ترین مهارت‌های نرم است که مدیر داخلی باید آن را در خود تقویت کند. راهکارهای افزایش این مهارت را در مطلب مهارت مسئولیت پذیری چیست بخوانید.

سمت مدیر داخلی با مدیر اجرایی یکسان است؟

بعضی از افراد تصور می‌کنند که این دو سمت شغلی با هم یکی هستند و تفاوتی ندارند و می‌توان برای هر دو سمت یک نفر را استخدام کرد. این تصور کاملا غلطی است. البته وظایف مدیر داخلی و مدیر اجرایی در مواردی شبیه به هم است و تعامل بسیاری با هم دارند؛ اما تفاوت‌هایی نیز وجود دارد و هر کدام دارای شغل و تخصص متفاوتی هستند.

مدیر داخلی به صورت عمومی سازمان را کنترل می‌کند و به نوعی دست راست مدیرعامل محسوب می‌شود. این شخص از هر چیزی که در سازمان می‌گذرد اطلاع دارد و پل ارتباطی مدیرعامل با کارکنان است. البته ارتباط با شرکای تجاری و مشتریان هم از دیگر وظایف مدیریت امور داخلی است. حالا بپردازیم به سمت شغلی مدیر اجرایی. مدیر اجرایی در سازمان‌های مختلف ممکن است جایگاه متفاوتی داشته باشد، اما معمولا منظور از مدیر اجرایی همان مدیرعامل اجرایی است و این شخص مافوق مدیر داخلی محسوب می‌شود. از لحاظ تفاوت وظایف مدیر داخلی و اجرایی نیز به طور کل مدیر اجرایی روی عملکرد مدیران ارشد سازمان از جمله مدیر مالی، منابع انسانی، فروش و… نظارت دارد؛ اما نظارت مدیر داخلی بیش‌تر بر روی کارمندان است و بین کارکنان با مدیران ارشد و مدیرعامل ارتباط ایجاد می‌کند.

مدیر داخلی چه وظایفی دارد؟

وظایفی که مدیر داخلی بر عهده دارد، به اندازه و اهداف سازمانی که در آن مشغول به کار می‌شود بستگی دارد. اما در حالت کلی می‌توان گفت مهم‌ترین و اولین وظیفه مدیر داخلی، کنترل و رسیدگی به ارتباطات و امور داخلی است. وظیفه دیگر مدیر داخلی، مربوط به تعاملات و ارتباطات برون سازمانی است. بنابراین در جواب این که کار مدیر داخلی چیست باید بگوییم در دو دسته کلی قرار می‌گیرد:

• ارتباطات درون سازمان
• ارتباطات برون سازمانی

ارتباطات درون سازمان و رسیدگی به امور داخلی

همان‌طور که گفتیم یکی از اصلی‌ترین وظایف مدیر داخلی رسیدگی به ارتباطات درون سازمانی و ایجاد هماهنگی بین کارکنان، مدیران ارشد و مدیرعامل است. مدیر داخلی قسمتی از امور اجرایی و امور اداری شرکت را مدیریت می‌کند و همچنین بر فرآیندهای مالی نظارت دارد. هر زمان که مشکلی در سازمان باشد، پیگیری‌ها را انجام می‌دهد و در مجموع کنترل عمومی شرکت بر عهده اوست. با وجود مدیر داخلی دیگر مدیرعامل بابت این موضوع نگرانی ندارد که کار تیم‌های مختلف چطور پیش می‌رود، آیا کارمندان چالش و مشکلی دارند، از زیر بار مسئولیت شانه خالی می‌کنند یا مسئولیت‌پذیر هستند و… چرا که یک مدیر داخلی به این موارد رسیدگی  و به مدیرعامل برای کنترل و رهبری سازمان کمک می‌کند. خلاصه که مدیریت امور داخلی یکی از مهم‌ترین سمت‌های سازمانی و یک مدیر داخلی همیشه سرش شلوغ است.

ارتباطات برون سازمانی از دیگر وظایف مدیر داخلی

در هر سازمانی بهره‌گیری از ارتباطات موثر برای رسیدن به موفقیت ضروری است. برقراری ارتباط با شرکای تجاری، سازمان‌های دیگر و مشتریانتان و رسیدگی به آن‌ها، برای تقویت برند اهمیت بسیاری دارد. مدیرعامل همیشه زمان کافی ندارد که به ارتباطات بیرونی رسیدگی کند، به همین خاطر اصولا شرکت‌هایی که می‌خواهند ارتباطاتشان را حرفه‌ای و اصولی پیش ببرند، این کار را به مدیر داخلی واگذار می‌کنند. مدیر داخلی باید آداب معاشرت و ارتباط صحیح و موثر را به خوبی بلد باشد تا بتواند هماهنگی‌ها و ارتباطات خارج از سازمان را به خوبی پیش ببرد و اگر مشکلی وجود دارد در اسرع وقت آن را حل کند.

شرح وظایف مدیر داخلی

مدیر امور داخلی بعد از مدیرعامل گسترده‌ترین حوزه ارتباطی را در اختیار دارد. در نتیجه کسی که مدیریت امور داخلی را بر عهده می‌گیرد، باید به اصطلاح سازمان را مثل کف دستش بشناسد، از تمام رده‌های سازمانی و وظایف آن‌ها آگاهی داشته باشد، از روند انجام کارها باخبر باشد، نیازها و درخواست‌های کارکنان را بداند و بسیاری موارد دیگر. بالاتر بررسی کردیم که در رابطه با درون و بیرون سازمان، مدیر داخلی چه وظایفی دارد؛ اما در این قسمت می‌خواهیم جزئی‌تر وظایف مدیریت امور داخلی را برایتان لیست کنیم.

• ایجاد ارتباط بین مدیرعامل و کارکنان
• ایجاد ارتباط بین مدیران ارشد (مدیران تیم‌های مختلف) با مدیرعامل
• نظارت بر روابط برون سازمانی برای مثال روابط با شرکا
• نظارت بر فرآیندهای مالی
• کنترل و نظارت بر فرآیندهای اداری سازمان
• نظارت بر عملکرد واحدهای مختلف، از مهم‌ترین وظایف مدیر داخلی
• تهیه گزارش از امور انجام‌شده در سازمان
• ارائه گزارش و اطلاع‌رسانی درباره اتفاقات سازمان به مدیرعامل
• نیازسنجی و برنامه‌ریزی برای آموزش کارکنان
• انجام مکاتبات اداری، دریافت، ارسال و پیگیری نامه‌ها
• مدیریت زمان و برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسات
• تنظیم صورت‌جلسات و پیگیری مصوبات
• پیگیری کارهای مربوط به سفرهای داخلی و خارجی مدیریت سازمان
• کنترل منابع و تجهیزات سازمان، در صورت لزوم خرید تجهیزات و تعمیر و سرویس‌دهی وسایل

این موارد تعدادی از مهم‌ترین وظایف مدیر داخلی هستند؛ اما به این نکته توجه کنید که وظایف هر مدیر داخلی با توجه به سازمانی که در آن کار می‌کند متفاوت خواهد بود و کم‌تر یا بیش‌تر می‌شود.

ویژگی ها و مهارت های مدیر داخلی چیست؟

مدیر داخلی با وجود وظایف زیاد و حساسی که دارد، یکی از مهم‌ترین پست‌های سازمانی است و برای استخدام مدیر داخلی باید سراغ فردی توانمند با مهارت‌های اجرایی و مدیریتی رفت. از آن‌جایی که کار اصلی مدیر داخلی مربوط به ارتباطات درون و برون سازمانی می‌شود، این شخص باید دارای روابط عمومی بالا و فن بیان قوی باشد و تکنیک‌های ارتباطی را بداند. همچنین به این دلیل که مدیر داخلی بسیار پرمشغله است، باید مدیریت زمان و برقراری نظم را بلد باشد، مسئولیت‌پذیر بوده و بتواند به همه امور رسیدگی کند و هماهنگی‌های لازم را انجام دهد. دقیق بودن، توانایی تصمیم‌گیری اضطراری، دلسوزی، تعهد، انعطاف‌پذیری، خوش‌رویی و صبوری از دیگر خصوصیات مدیر داخلی موفق است. دانش اولیه در زمینه مسائل مالی و حسابداری، کار با نرم‌افزارهای آفیس، CRM و… برخی از مهارت‌های موردنیاز برای یک مدیر امور داخلی است.

بیش‌تر بخوانید: در مطلب چگونه روابط عمومی خود را بالا ببریم، 10 روش تضمینی برای تقویت روابط عمومی را یاد می‌گیرید.

تقویت مهارت های مدیر داخلی با دوره آموزشی رئیس دفتری برنادل

با توضیحاتی که دادیم حتما حدس می‌زنید که اغلب شرکت‌ها برای جذب مدیر داخلی به دنبال افرادی می‌گردند که در رشته‌های مرتبط تحصیل کرده‌اند یا چند سال سابقه شغلی در این زمینه دارند. چون به هر حال شغل مهمی است و فردی که نابلد باشد نمی‌تواند از پس وظایف مدیر داخلی بربیاید، با کارکنان درست ارتباط برقرار کند و در نتیجه سازمان را دچار بی‌نظمی و آشفتگی می‌کند. البته مهم‌تر از تحصیلات مرتبط، این است که اشتیاق به یادگیری داشته باشید و دانش کافی در زمینه مدیریت امور داخلی کسب کنید.

اگر به دنبال یادگیری هستید و می‌خواهید به یک مدیر داخلی توانمند و موفق تبدیل شوید، دوره آموزش مسئول دفتری برنادل می‌تواند به شما کمک کند تا مهارت‌های خود را تقویت کنید. دوره مسئول دفتری برنادل به طور تخصصی برای مسئولین دفاتر، رئیس دفاتر و مدیران داخلی طراحی شده تا دانش خود را به‌روز کنند. در این دوره بسیاری از مباحث مربوط به حسابداری و مالی مقدماتی، تنخواه‌گردانی، کار با نرم‌افزارهای آفیس، ابزارهای گوگل، تایپ سریع و حرفه‌ای، مدیریت جلسات، مکاتبات اداری و گزارش‌نویسی و… توسط اساتید حرفه‌ای و باتجربه آموزش داده می‌شود. همچنین در دوره رئیس دفتری، مهارت‌های عمومی و نرم مانند فن بیان، مدیریت استرس و شخصیت‌شناسی که در این شغل بسیار اهمیت دارد را می‌آموزید. در پایان دوره نیز به شما مدرک معتبری داده می‌شود که حضورتان در دوره را گواهی می‌کند و می‌توانید در شرکت‌های معتبر مشغول به کار شوید.

سخن پایانی درباره وظایف مدیر داخلی

در این مطلب برنادل همه چیز را درباره شغل مدیر داخلی از جمله وظایف مدیر داخلی و ویژگی‌ها و مهارت‌های مدیریت امور داخلی توضیح دادیم. همچنین گفتیم که با شرکت در دوره جامع مسئول دفتری، هر آن چیزی که برای موفقیت در این شغل و ارتقای مهارت‌هایتان نیاز دارید به شما آموزش داده می‌شود. وقتی مهارت‌های خود را بالا ببرید، مسلما کارفرماها به شما بیش‌تر اعتماد می‌کنند  و امکان استخدام در بهترین سازمان‌ها و همچنین رشد و ارتقای شغلی برایتان فراهم می‌شود. در رابطه با حقوق مدیر داخلی هم اگر بپرسید حقوق مدیر امور داخلی چقدر است باید بگوییم یک مدیر داخلی حداقل ماهانه 11 الی 12 میلیون دریافت می‌کند. همچنین میانگین حقوق مدیریت امور داخلی 20 میلیون است و این عدد می‌تواند بسته به نوع سازمان و توانمندی‌ها و سابقه کاری مدیر داخلی، به 50 میلیون و بالاتر هم برسد.

سوالات متداول