اصول مذاکره و فن بیان در زندگی شغلی و شخصی

عده‌ای از افرادی که به اهمیت اصول مذاکره پی نبرده‌اند، این‌گونه فکر می‌کنند که مذاکرات در واقع همان مکالمات عادی است و نباید کار خاصی انجام داد. چنین اشخاصی که اصول و تکنیک های مذاکره را نمی‌دانند؛ چندان نمی‌توانند در زندگی شخصی و کاری خود موفق باشند و معمولا به خواسته‌هایشان نمی‌رسند. در صورتی که اگر بلد باشید به خوبی مذاکره کنید و فن بیان قوی داشته باشید، این مهارت روی جنبه‌های مختلف زندگی شما تاثیر می‌گذارد و موفقیت‌های زیادی کسب می‌کنید. شما در هر جایگاهی که باشید، مدیر یا کارمند، خریدار یا فروشنده، والدین یا فرزند، شرکای تجاری ، رقبا و… در تمامی مراحل زندگی خود به نوعی در حال مذاکره با افراد مختلف هستید؛ بنابراین دانستن فنون مذاکره و فن بیان ضروری است. در این مطلب توضیح می‌دهیم که مذاکره چیست و چرا فنون مذاکره اهمیت دارد و همچنین به بررسی اصول و فنون مذاکره حرفه ای می‌پردازیم.

مذاکره چیست؟

قبل از این که درباره اصول مذاکره صحبت کنیم، باید به یک تعریف ساده اما دقیق از مذاکره برسیم. همان‌طور که گفتیم بخش قابل‌توجهی از تعاملات و ارتباطات میان‌فردی ما در زندگی شخصی، محل کار و… از جنس مذاکرات هستند، از مکالمه‌ای که بین دو دوست شکل می‌گیرد تا قراردادهای کاری، رفتن به مصاحبه شغلی، درخواست افزایش حقوق و…

مذاکره به این معناست که طرفین خواسته‌ها، انتظارات و نیازهایی دارند و درباره آن با هم صحبت می‌کنند. در ضمن مذاکره زمانی معنا پیدا می‌کند که طرفین، مذاکره را انتخاب کرده و پذیرفته باشند (اجبار یا التماس نباشد) و همچنین داد و ستد صورت بگیرد. در حقیقت ساختار مذاکره بر مبنای بده بستان است.

بیش‌تر بخوانید: در برخی مشاغل مثل مسئول دفتری و سایر کارهای اداری و دفتری، افزایش قدرت مذاکره اهمیت زیادی دارد. در دوره منشی گری برنادل، مهم‌ترین اصول و فنون مذاکره و فن بیان به شما آموزش داده می‌شود.

چرا دانستن اصول مذاکره اهمیت دارد؟

اغراق نیست اگر بگوییم آشنایی با فنون مذاکره و متقاعدسازی همه جای زندگی به کارتان می‌آید، در روابط دوستانه، خانوادگی، روابط عاطفی و همچنین زندگی شغلی و بسیاری دیگر از موقعیت‌ها. شما وقتی یاد بگیرید که مذاکره‌کننده خوبی باشید، می‌توانید به شیوه‌ای موثر با دیگران ارتباط برقرار کنید و به اهداف خود برسید. کسانی که انواع تکنیک های مذاکره را می‌دانند، اغلب در زندگی افراد موفق‌تری هستند، با اعتمادبه‌نفس می‌توانند خواسته‌هایشان را بیان کنند و چیزی که می‌خواهند را به دست آورند. اصول و فنون مذاکره هم سبب توسعه فردی می‌شود و هم این که توسعه و رشد سازمان‌ها را در پی دارد. برای مثال کارمندی که روی تقویت فن مذاکره کار کند، هم به ارتقاء شغلی می‌رسد و افزایش درآمد خواهد داشت، هم برای سازمان سودآوری و توسعه را رقم می‌زند.

به این نکته هم دقت کنید که وقتی مهارتهای ارتباطی و فنون مذاکره در کسب و کار و اصول مذاکره در زندگی شخصی را بلد باشید، به جای بحث‌های تنش‌زا و دعوا و درگیری، با طرف مقابل خود صحبت و مذاکره می‌کنید و با آرامش روابطتان را پیش می‌برید و نیازهای خود را رفع می‌کنید.

بیش‌تر بخوانید: با مطالعه مقاله مهارت ارتباطی چیست می‌توانید با انواع این مهارت‌ها آشنا شوید و روش‌های تقویت مهارت‌های ارتباطی را یاد بگیرید.

اصول مذاکره موفق و حرفه ای چیست؟

حالا که مذاکره را تعریف کردیم و می‌دانید که تقویت مهارت فن مذاکره تا چه میزان اهمیت دارد، بپردازیم به این که با چه تکنیک‌هایی می‌توان مذاکره موفقی داشت. البته اگر فکر می‌کنید که آدم‌هایی که خوب می‌توانند مذاکره کنند از بدو تولد این ویژگی را داشته‌اند، باید بگوییم که کاملا در اشتباه هستید. مهارت مذاکره و فن بیان و دیگر مهارت‌های ارتباطی را می‌توان به مرور زمان با رعایت یک سری اصول و تمرین و تکرار بهبود بخشید. در واقع مهارت مذاکره و متقاعدسازی و همچنین فن بیان خوب، مهارت‌های آموختنی و اکتسابی است و اصولش را که یاد بگیرید و در مذاکرات خود از آن‌ها استفاده کنید، شاهد این خواهید بود که چقدر ارتباطات شما بهبود می‌یابد و اعتمادبه‌نفس‌تان بالا می‌رود. در ادامه تعدادی از موثرترین و کاربردی‌ترین تکنیک ها و اصول مذاکره حرفه ای را توضیح می‌دهیم.

بیش‌تر بخوانید: در برخی مشاغل مثل اکانت منیجری و ارتباط با مشتریان افزایش قدرت مذاکره حائز اهمیت است. در دوره مدیریت ارتباط با مشتری برنادل، اصول و فنون مذاکره و فن بیان آموزش داده می‌شود.

اهداف را مشخص کنید و آمادگی داشته باشید

یکی از مهم‌ترین اصول فن مذاکره این است که از قبل اهدافتان را مشخص کرده و آمادگی کامل داشته باشید. به طور دقیق به این سوالات پاسخ دهید که اهداف مذاکره چیست؟ در نهایت چه چیزی می‌خواهید؟ چه انتظاراتی دارید؟ اولویت‌بندی خواسته‌ها و نیازهایتان به چه صورت است؟ جواب این سوالات را که بدانید می‌توانید مذاکره را در مسیر درستی پیش ببرید. در صورتی که اگر خودتان دقیق ندانید چه می‌خواهید و هدفتان چیست، چطور می‌خواهید درباره آن‌ها با طرف مقابل مذاکره کنید؟! در ضمن به منابعی که در اختیار دارید و همچنین منافع خود و طرف مقابل فکر کنید. خلاصه این که تا حد امکان با آمادگی کامل، اطلاعات دقیق و شناخت از خودتان و طرف مقابل، برای مذاکره اقدام کنید.

برای مذاکره موفق زمان‌بندی کنید

زمان‌بندی درست و برنامه‌ریزی کردن برای صحبت‌هایی که می‌خواهید مطرح کنید، یکی دیگر از اصول مذاکره حرفه ای است. در واقع شما باید برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کنید که چطور مذاکره را شروع کنید، چگونه پیش ببرید و در نهایت چطور مذاکره را به پایان برسانید و به هر کدام زمانی را اختصاص دهید. برای خودتان مهلت‌های زمانی تعیین کنید، چون به هر حال زمان که نامحدود نیست. اگر حواستان به زمان نباشد و وقت کم بیاورید، در مضیقه قرار می‌گیرید و ناخودآگاه در موضع ضعف قرار خواهید گرفت.

بیش‌تر بخوانید: اگر یاد بگیرید که زمان خود را مدیریت کنید، موفقیت شما تضمینی است. با تکنیک پومودورو آشنایی دارید؟ یک روش عالی برای مدیریت زمان است.

خط قرمز تعیین کنید

شما فنون مذاکرات اداری و کاری را یاد می‌گیرید که مذاکره را به بهترین نحو و با در نظر گرفتن منافع طرفین پیش ببرید، اما قرار نیست به انجام هر کاری راضی شوید. بنابراین حتما برای مذاکرات خود خط قرمز تعیین کنید تا مشخص شود که حاضرید حداکثر چه امتیازاتی به طرف مقابل بدهید یا حداقل خواسته‌های خود شما چیست. وقتی با توجه به اصول مذاکره خط قرمزها را تعیین کنید، نه از خواسته‌های خودتان کوتاه می‌آیید و نه مجبور می‌شوید به طرف مقابلتان بیش از حد امتیاز و باج بدهید!

غرق در گذشته‌ها نشوید

زمانی که می‌خواهید مذاکره جدیدی را شروع کنید، می‌توانید از ارتباطات و مذاکرات قبلی درس بگیرید؛ اما زیاد در آن‌چه گذشت! غرق نشوید. اگر به جای این که روی آینده و مسیر پیش رو تمرکز کنید، مدام فکرتان درگیر هزینه‌ها، تصمیمات و سختی‌های گذشته باشد، این موضوع روی تصمیم‌گیری شما تاثیر می‌گذارد و ممکن است در یک مذاکره‌ای که بیش‌تر زیان دارد تا سود بمانید. اگر مذاکرات گذشته و تصمیماتی که قبلا گرفته‌اید، غلط است، شهامت داشته باشید و از اشتباهات عبور کنید. به این فکر نکنید که چقدر زمان و هزینه صفر کرده‌اید؛ چون هر چه بیش‌تر در مسیر اشتباهی بمانید، بیش‌تر هم هزینه خواهید پرداخت.

در مذاکرات خود صداقت داشته باشید

یکی دیگر از مهم‌ترین اصول مذاکره و ارتباطات این است که صداقت داشته باشید تا دیگران بتوانند به شما اعتماد کنند. در این صورت مذاکره‌ای بر پایه اعتماد و اطمینان شکل می‌گیرد و طرف مقابل این‌طور برداشت می‌کند که شما منافع، حقوق و خواسته‌های او را نادیده نمی‌گیرید. اما اگر صادق نباشید و بخواهید افراد را گمراه کنید، ممکن است ادامه مذاکره و روابط تجاری و کاری شما به خطر بیفتد و اعتبارتان را از دست بدهید. وقتی طرفین به طور متقابل احترام بگذارند و اعتماد یکدیگر را جلب کنند؛ آن‌گاه فنون مذاکره و ارتباطات را به درستی اجرا کرده‌اند و می‌توانند همکاری بلندمدتی داشته باشند.

زبان بدن در مذاکره را جدی بگیرید

در مورد فنون مذاکره با کارفرما و حتی اشخاص دیگر، چه در روابط کاری چه شخصی، باید این را بدانید که زبان بدن موضوع بسیار مهمی است. برای این که بتوانید اصول مذاکره را با موفقیت انجام دهید و تاثیر مثبتی روی دیگران بگذارید، باید یاد بگیرید چطور درست و به‌موقع از زبان بدن استفاده کنید. همه چیز فقط با کلمات و صحبت کردن پیش نمی‌رود، بلکه ارتباطات غیرکلامی و زبان بدن اهمیت زیادی دارد و خیلی از موارد را مشخص می‌کند. نوع نگاه شما، مدل نشستن، حرکت دست‌ها، تکان دادن سر و … می‌تواند روی فرد مقابل شما تاثیر بگذارد.

از طرفی باید به نشانه‌های غیرکلامی و زبان بدن طرف مقابل هم توجه کنید. ممکن است شخصی حرف‌هایی که می‌زند با حقیقت ماجرا و خواسته‌هایش یکی نباشد. شما اگر به زبان بدن مسلط باشید، تا حدود زیادی می‌توانید تشخیص دهید فردی که برای مذاکره روبه‌روی شما نشسته، احساساتش مثبت است یا منفی، با شما موافق است یا مخالف، صحبت‌هایش با نشانه‌های غیرکلامی همسو هستند یا خیر و چنین مواردی.

بیش از حد انتظارات را بالا نبرید

یادگیری اصول مذاکره به شما کمک می‌کند تا موفقیتتان در مذاکرات تضمین شود. مثلا اگر بیش از آن‌چه که توان و ظرفیت شماست و میزان منابع در دسترس، وعده بدهید، شاید مذاکره در ظاهر خوب جلو برود؛ اما بعدا که زمان عمل به وعده‌ها می‌رسد، چه جوابی می‌خواهید به طرف مقابل بدهید؟ این که وعده‌های الکی، عجیب و فراتر از واقعیت ندهید، از فنون مذاکره و ارتباطات است که باید یاد بگیرید. یادتان نرود اگر انتظار طرف مقابل را خیلی بالا ببرید، در این صورت نمی‌توانید به قول خود عمل کنید یا اگر هم کار را به سرانجام برسانید با تاخیر این اتفاق می‌افتد که در هر دو صورت نارضایتی به باور می‌آورد.

خوب گوش دهید

یکی از فنون مذاکره موفق این است که خوب به طرف مقابل گوش دهید. گوش دادن با شنیدن فرق دارد. این که صرفا حرف‌های دیگران را بشنوید کافی نیست؛ مهارت گوش دادن فعال یعنی با توجه کافی به افراد گوش دهید، به آن‌ها توجه و احساساتشان را درک کنید و واکنش مناسب و درستی به حرف‌هایشان نشان دهید. به این طریق طرف مقابل متوجه می‌شود که برای او و خواسته‌هایش ارزش زیادی قائل هستید و می‌توانید ارتباط خوب و موثری برقرار کنید. مهارت ارتباط موثر هم که از مهم‌ترین اصول مذاکره و فن بیان است. بی‌تفاوتی، حواس‌پرتی و نشان ندادن هیچ واکنشی از سمت شما، قطعا برای طرف مقابلتان خوشایند نخواهد بود.

برای این که روابط عمومی خود را تقویت کنید، تمرین خوب گوش دادن بسیار موثر است. روش‌های دیگر را هم می‌توانید در مطلب چگونه روابط عمومی خود را بالا ببریم بخوانید.

همیشه گزینه جایگزین داشته باشید

برای این که دست بالا را در مذاکره داشته و اصول مذاکره را رعایت کرده باشید، باید سعی کنید حداقل یک گزینه جایگزین در نظر بگیرید. اگر گزینه‌های جایگزین داشته باشید، قدرت چانه‌زنی و مذاکره شما هم بالاتر می‌رود؛ زیرا فقط به یک گزینه وابسته نیستید و مجبور نمی‌شوید تحت هر شرایطی حرف‌ها و درخواست‌های طرف مقابل را بپذیرید. با در اختیار داشتن چند گزینه، می‌توانید همه موارد را بررسی کنید و آن چیزی که برای شما بهتر است را بپذیرید. مثلا فرض کنید برای مصاحبه به یک سازمانی رفته‌اید و با مسئول استخدام صحبت می‌کنید؛ اگر قبل از این جلسه مصاحبه با چند جای دیگر هم مصاحبه و مذاکره کرده باشید و به طریقی این را به شخص مصاحبه‌کننده بفهمانید، او متوجه می‌شود که شما گزینه جایگزین دارید و در صورت تمایل به همکاری با شما، سعی می‌کند شرایط و پیشنهادات بهتری برایتان فراهم کند تا جذب سازمان شوید.

این مورد از مهم‌ترین فنون مذاکره با کارفرما است. اگر می‌خواهید بدانید دیگر نکات مهم مصاحبه استخدامی چیست مطلب مصاحبه شغلی چیست را بخوانید.

در مذاکرات انعطاف‌پذیر باشید

مطالعات و پژوهش‌ها در زمینه اصول مذاکره حرفه ای و انواع تکنیک های مذاکره نشان می‌دهد که باید در مذاکرات انعطاف‌پذیری داشت. بنابراین قبل از جلسه مذاکره، حتما بررسی کنید که در چه مواردی و به چه طریقی می‌توانید انطعاف داشته باشید، تا چه میزان می‌توانید پیشنهادات طرف مقابل را بپذیرید و حتی در مواردی کوتاه بیایید در حدی که ضرر هم نکنید و… به هر حال باید با انعطاف‌پذیری، بین منافع خود و طرف مقابل تعادل برقرار کنید به‌طوری که تا حد امکان مذاکره برد، برد باشد.

واضح و رسا صحبت کنید

یکی دیگر از اصول فن بیان در مذاکره این است که رسا و واضح صحبت کنید تا دیگران به درستی متوجه حرف‌های شما و منظورتان شوند و تاثیر مثبتی روی آن‌ها بگذارید. طنین صدای شما و تن و لحن صدایتان، قضاوت‌های دیگران را درباره شما شکل می‌دهد. اگر خیلی بلند یا خیلی آهسته صحبت کنید، زیاد تند حرف بزنید یا خیلی کند و آرام پیش بروید، ناواضح صحبت کنید و… همه این‌ها می‌تواند مخاطب را خسته، عصبی و بی‌حوصله کند. واضح و رسا صحبت کردن از مهم‌ترین فنون مذاکره تلفنی و حضوری است.

در دوره مسئول دفتری و اکانت منیجری برنادل در کنار مهارت‌های تخصصی مهارت‌های عمومی را هم یاد می‌گیرید و می‌توانید مذاکرات حرفه‌ای و موفقی داشته باشید.

دایره واژگان خود را افزایش دهید

اصول مذاکره و فن بیان می‌گوید اگر می‌خواهید مذاکره خوبی داشته باشید، باید دایره واژگان خود را تقویت کنید. انواع تکنیک های مذاکره از جمله تقویت دایره لغات را که در نظر بگیرید، مذاکرات شما با موفقیت بیش‌تری جلو می‌رود. داشتن دایره واژگان قوی و مناسب نشان می‌دهد شما فردی حرفه‌ای و مسلط هستید و اعتمادبه‌نفس بالایی دارید. اما اگر نتوانید خوب صحبت کنید و کلمه کم بیاورید، قطعا تاثیر خوبی در ذهن طرف مقابل نخواهد داشت.

چند پیشنهاد برای گسترش دایره واژگان:

• افزایش مطالعه
• بیش‌تر نوشتن و استفاده از کلمات جدید در نوشته‌ها
• توجه و دقت زیاد به صحبت دیگران
• پیدا کردن مترادف و متضاد کلمات
• تمرین تندگویی
• بازی با کلمات (حل جدول، بازی‌های حدس کلمه و…)
• تماشای فیلم
• پیدا کردن ریشه کلمات

برای متقاعدسازی عجله نکنید

در رابطه با فنون مذاکره و متقاعدسازی باید بگوییم که عجله و شتاب‌زدگی در فرآیند متقاعدسازی، به هیچ وجه کار درستی نیست. در واقع متقاعد کردن دیگران از این‌جا ریشه می‌گیرد که می‌خواهید فرد مقابل نظرش را تغییر دهد و به نظر شما نزدیک کند. بنابراین در اصول مذاکره به این دقت کنید که تغییر دادن نظر افراد اصلا کار ساده‌ای نیست و باید با حوصله و بدون عجله این کار را انجام دهید؛ وگرنه اگر بخواهید سریع نظر کسی را تغییر دهید و متقاعدش کنید، آن شخص هم مقاومت بیش‌تری نشان می‌دهد و دیرتر قانع می‌شود یا شاید اصلا قانع نشود!

نشان دهید که اعتمادبه‌نفس دارید

تا این‌جا مهم‌ترین تکنیک‌ها و اصول مذاکره را توضیح دادیم و با رعایت این موارد می‌توانید به بهترین نحو مذاکرات خود را جلو ببرید. یک مورد مهم دیگر که برای تقویت فن مذاکره باید به آن اشاره کنیم، داشتن اعتمادبه‌نفس است. در واقع شما باید از خودتان مطمئن باشید، اعتمادبه‌نفس داشته باشید و در نهایت این را در صحبت کردن و مذاکرات خود نشان دهید؛ زیرا افراد ناخودآگاه جذب کسی می‌شوند که به خودش مطمئن است و اعتمادبه‌نفس بالایی دارد. اعتمادبه‌نفس عامل اصلی موفقیت انسان‌ها در تمامی جنبه‌های زندگی محسوب می‌شود و مذاکرات را نیز می‌تواند به شدت تحت تاثیر قرار دهد.

البته برای این که بتوانید محکم و با اعتمادبه‌نفس در مذاکرات و جلسات حاضر شوید و این را به طرف مقابل هم نشان دهید، باید به چند نکته دقت کنید؛ از جمله این که از قبل آماده شوید، اطلاعات کافی داشته باشید، ارتباط چشمی برقرار کنید، خود را با کسی مقایسه نکنید و…

آیا همیشه می‌توان در مذاکرات برنده شد؟

وقتی اصول و فنون مذاکرات را تمرین کنید و آن‌ها را در روند مذاکره‌های خود به کار بگیرید، می‌توانید مذاکراتی موفق و حرفه‌ای داشته باشید و به اهداف خود برسید. اما به این توجه کنید که نباید رویکردتان برنده شدن خودتان و بازنده شدن طرف مقابل باشد. رویکرد صحیح در مذاکرات، رویکرد برد-برد با در نظر گرفتن خواسته‌ها و منافع طرفین است. به‌عنوان یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای باید به دنبال راهکارهایی باشید که هم شما را به اهداف و نیازهایتان می‌رساند، هم خواسته‌های دیگری را تامین می‌کند. در حقیقت هدف از مذاکره برد-برد این است که به راه‌حل قابل‌قبولی برای هر دو طرف برسید.

یادگیری اصول مذاکره حرفه ای با دوره آموزش مسئول دفتر و اکانت منیجر برنادل

همان‌طور که بالاتر هم اشاره کرده بودیم برخی مشاغل مثل مسئول دفتری، اکانت منیجری و سایر مشاغل دفتری و اداری، روابط عمومی، فروش و … چه در سطح کارشناسی، چه در سطوح بالاتر مدیریتی، بیش‌تر از سایر شغل‎ها نیاز به مهارت‌های مذاکره و یادگیری مهارتهای ارتباطی و فنون مذاکره در کسب و کار دارند. در این راستا در دوره های آموزشی مسئول دفتری برنادل که در سه سطح دوره مهارت‌های عمومی، دوره مهارت‌های تخصصی مسئول دفتری و مهارت‌های مالی و نرم‌افزاری تهیه شده است، می‌توانید صفر تا صد امور اداری و دفتری را یاد بگیرید و با شرکت در دوره اکانت منیجری، نحوه ارتباط با مشتریان را بیاموزید. برای تقویت فن مذاکره و یاد گرفتن اصول مذاکره تکنیک‌های آن، شرکت در دوره آموزش مسئول دفتری و اکانت منیجری می‌تواند بسیار به شما کمک کند. ضمن این که علاوه بر مهارت مذاکره سایر مهارت‌های عمومی هم به شما آموزش داده می‌شود.

دوره‌های برنادل متناسب با نیاز بازار کار طراحی شده است و اساتید حرفه‌ای این حوزه تجربیات و دانش خود را در اختیار دانش‌پذیران قرار می‌دهند. ضمن این که دوره آفلاین است و هر زمانی بخواهید می‌توانید طبق برنامه‌ریزی خود ویدیوها را تماشا کنید؛ در نتیجه محدودیت زمانی و مکانی ندارید. همچنین در طول دوره و تا شش ماه پس از آن نیز پشتیبانی می‌شوید و اگر سوالی داشتید می‌توانید با ما ارتباط برقرار کنید. در پایان دوره نیز مدرک معتبری از سمت مجتمع فنی و حرفه‌ای برنادل به شما اعطا می‌شود و به این طریق آسان‌تر و سریع‌تر می‌توانید وارد بازار کار شوید.

سوالات متداول