آموزش برنامه ریزی روزانه بدون آن‌که کسل شوید

همه ما به خوبی می‌دانیم که برنامه‌ریزی چقدر مساله مهمی است و در رسیدن به اهداف و پیش بردن کارهایمان چه تاثیری دارد. با این وجود چرا خیلی از ما از برنامه ریزی روزانه غافل می‌شویم و کارها را بدون برنامه و مدیریت زمان پیش می‌بریم؟ در واقع اهمال‌کاری می‌کنیم؛ چون احتمالا به نظرمان برنامه‌ریزی کاری سخت و کسل‌کننده است. اگر شما هم این مشکل را دارید، در این  مطلب می‌توانید روش برنامه ریزی را بدون این که کسل شوید یاد بگیرید و کارها و وظایفتان را اولویت‌بندی و زمان‌بندی کنید. مثالی از جدول برنامه ریزی را هم برایتان می‌آوریم. برنامه‌ریزی در دنیای مدرن و پرمشغله امروزی امری حیاتی و ضروری است؛ برای موفقیت در زندگی کاری و شخصی نباید از آن غافل شوید.

بدون برنامه ریزی روزانه، مقصر همه چیز خودتان هستید!

اگر بخواهیم مختصر و مفید برنامه‌ریزی را تعریف کنیم، باید بگوییم برنامه‌ریزی یعنی انجام کارها به صورت منظم، پیوسته و در زمان معین برای رسیدن به اهداف که این اهداف می‌تواند روزانه، هفتگی، ماهانه یا حتی سالانه باشند.

در واقع با برنامه ریزی [اعم از روزانه، ماهانه و سالانه] تصمیم می‌گیریم که چه کاری، چگونه، چه زمانی و توسط چه کسی انجام شود. برنامه‌ریزی را در اولویت همه کارهایتان بگذارید و به آن تقدم بدهید، زیرا با برنامه می‌توانید تصمیمات و فعالیت‌های لازم برای رسیدن به اهداف را تعیین کنید.

اهمیت برنامه ریزی روزانه چیست؟

اما چرا تا این حد برنامه ریزی در زندگی شخصی و کاری مهم است؟ در یک کلام، برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا به‌مرور زمان حس آرامش و بهره‌وری بیش‌تری داشته باشید و کارایی‌تان افزایش یابد. خب چه چیزی مهم‌تر از این؟

به این دقت کرده‌اید که بعضی از افراد همیشه منظم و دقیق هستند و به‌موقع به کارهایشان می‌رسند؟ چرا؟ چون زمان بیش‌تری نسبت به دیگران دارند؟ چون آن‌ها هیچ مانع و مشکلی برای انجام کارهایشان ندارند؟ خیر، از این خبرها نیست، آن‌ها فقط برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را یاد گرفته‌اند و به این ترتیب می‌توانند از زمانشان بهترین بهره را ببرند. برنامه‌ریزی هم مثل مهارت‌های دیگر یادگرفتنی است.

وقتی در دفتر برنامه ریزی روزانه خود برنامه‌هایتان را می‌نویسید، در واقع به‌نوعی نقشه‌برداری می‌کنید و همه چیز را دقیق و مرتب پیش چشمانتان دارید. با برنامه‌ریزی متوجه می‌شوید که چه کارهایی کرده‌اید، چه باید کنید، کجای مسیر هستید و… همین برنامه‌ریزی‌های کوچک و روزانه می‌توانند به‌راحتی شما را به موفقیت‌های بزرگ و باورنکردنی برسانند.

به این نکته توجه کنید که مدیران نیز برای استخدام به دنبال افرادی می‌گردند که دارای مهارت های نرم هستند. مدیریت زمان و برنامه ریزی روزانه نیز یکی از این مهارت‌هاست.

فواید برنامه ریزی در زندگی (از روزانه تا سالانه)

وقتی که یاد بگیرید به‌خوبی برنامه‌ریزی کنید، مهارت‌هایی مهم را در خود پرورش می‌دهید و در گذر زمان این نظم و برنامه‌ریزی برای شما فوایدی دارد که باعث می‌شود به برنامه‌ریزی معتاد شوید! برنامه‌ریزی یکی از موثرترین و مهم‌ترین عوامل پیشرفت انسان است.

• تقویت مهارت‌های مدیریت زمان
• بهبود تمرکز و افزایش بهره‌وری
• تقویت مسئولیت‌پذیری و نظم در انجام امور
• نظارت بر روند پیشرفت و تنظیم برنامه‌ها به‌صورت واقع‌گرایانه
• شناخت اشتباهات و موانع در طول مسیر
• دوری از استرس و کمک به سلامت روان و بدن
• موفقیت و ارتقا شغلی
• افزایش اعتماد‌به‌نفس
• احساس رضایت‌مندی
• افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم با جدول برنامه ریزی کاری

برنامه‌ریزی را به عادت روزانه تبدیل کنید

برنامه‌ریزی را باید برای خود به یک عادت روزانه تبدیل کنید. نه فقط روزهایی که کارتان زیاد است یا انجام وظیفه خاصی بر عهده شماست، بلکه باید برنامه‌ریزی را هر روز و مداوم انجام دهید تا در ذهنتان تبدیل به عادت شود و  با این روش بتوانید کارهایتان را به بهترین شکل پیش ببرید.

منتظر نمانید تا برای یک کاری مثلا همین برنامه‌ریزی انگیزه بگیرید که شروعش کنید. انگیزه از عمل به دست می‌آید و این رویه معکوس نیست. چه روزهایی که پُر از انگیزه هستیم، چه روزهایی که اصلا حوصله نداریم از تخت بیرون بیاییم، به هر حال همیشه باید روزمان را شروع کنیم و به کارهایمان برسیم، با این حساب برنامه ریزی روزانه همواره مساله مهم و حساسی است.

زمان مشخصی را برای نوشتن برنامه‌ریزی تعیین کنید. مثلا هر روز صبح که از خواب بیدار می‌شوید اولین کاری که می‌کنید نوشتن برنامه روزانه باشد یا از شب قبل می‌توانید برنامه روز بعد را بنویسید.

همچنین با استفاده از اپلیکیشن‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی مثل Todoist برنامه را در طی روز به خود یادآوری کنید تا کارهایتان عقب نیفتد و به‌موقع انجام شود. وقتی نتیجه و تعهدتان به کار را ببینید، عادت برنامه‌ریزی آسان‌تر و سریع‌تر شکل می‌گیرد و نوشتن برنامه روزانه مثل یک غریزه می‌شود.

[لینک دانلود نرم افزار Todoist از گوگل پلی برای گوشی های اندرویدی]

برای برنامه ریزی روزانه ما یک پیشنهاد دیگر هم داریم و آن هم استفاده از تکنیک پومودورو است، در این باره بیشتر توضیح نمی‌دهیم؛ چراکه یک مطلب کامل درباره این تکنیک و مزیت‌های آن نوشتیم که می‌توانید آن مطلب را بخوانید، همچنین در آن مطلب لینک دانلود نرم افزار پومودورو را نیز قرار دادیم.

10 روش برنامه ریزی بدون خستگی و با اثربخشی بالا

تا این‌جا با مفهوم برنامه‌ریزی، اهمیت و فواید برنامه ریزی در زندگی شخصی و کاری آشنا شدید. حالا احتمالا این سوال برایتان پیش می‌آید که چگونه برنامه ریزی کنیم که زود خسته نشویم، برایمان کسل‌کننده نباشد و وسط کار جا نزنیم؟ به‌عبارتی دیگر چطور در برنامه‌ریزی موفق باشیم؟ به موارد زیر دقت کنید:

1- قبل از هر چیز خود را بشناسید

برای این که بتوانید برنامه خوبی بنویسید، باید به خودشناسی برسید. در واقع باید استعدادها و مهارت‌های خود را بشناسید و بر اساس آن برنامه‌ای بنویسید که برایتان قابل‌اجرا باشد. اگر مواردی که در برنامه ریزی روزانه یا برنامه ریزی هفتگی می‌نویسید، انجام آن‌ها از عهده شما خارج باشد، ناامید می‌شوید و دیگر کلا به برنامه عمل نمی‌کنید.

2- لیست اهداف را بنویسید

در این مرحله باید لیستی از اهداف و کارهای خود را شفاف و دقیق بنویسید، چه اهداف ممکن، چه کارهای دشوار یا حتی غیرممکن. کسی می‌تواند برنامه خوبی برای خود تنظیم کند که دقیقا بداند خواسته‌ها و اهدافش چیست.

بعد از این که لیست را نوشتید، حالا کارها را بر اساس شخصی که باید آن‌ها را انجام دهد، تقسیم‌بندی کنید. کدام کارها را خودتان باید انجام دهید؟ چه کارهایی را باید به دیگران بسپارید؟ چه مواردی را باید کلا حذف کنید؟ بعد از این که این تقسیم‌بندی را انجام دادید، لیست شما مرتب‌تر و جمع‌وجورتر می‌شود و کارهای مهم‌تر باقی می‌مانند که باید سراغشان بروید.

3- کارها را اولویت‌بندی و زمان‌بندی کنید

اقدام بعدی شما برای برنامه ریزی روزانه باید اولویت‌بندی کردن کارها باشد. در واقع باید بر اساس میزان اهمیت و فوریت، کارها را اولویت‌بندی کنید. انجام کارها بر اساس اولویت‌بندی صحیح، باعث می‌شود سریع‌تر پیشرفت کنید.

البته حواستان باشد کارهایی را در اولویت بگذارید که عمل کردن به آن‌ها برای شما ممکن است و واقعا زمان و توانش را دارید! بعد از این که فعالیت‌های موردنظرتان را اولویت‌بندی کردید، برای هر کدام زمان تعیین کنید و به زمان‌بندی متعهد باشید.

یک نکته مهم در این بین وجود دارد که بعضی افراد با درگیر کردن خود بین کارها که به آن مولتی تسکینگ می‌گویند، عملا راندمان خود را پایین می‌آورند بنابراین اگر اهل این نیستید که همزمان چند کار را باهم انجام دهید، دور چند وظیفه گی را خط بکشید.

از قانون 20 – 80 استفاده کنید

این قانون مدیریت زمان می‌گوید:

۸۰ درصد موفقیت‌هایی که به دست می‌آورید، حاصل ۲۰ درصد از فعالیت‌های شماست.

برای نوشتن برنامه روزانه از این قانون استفاده کنید. در واقع آن ۲۰ درصد کارها را پیدا کنید، در اولویت بگذارید و زمان بیش‌تری را به آن‌ها اختصاص دهید.

4- محدودیت‌ها را با راهکار بنویسید

زمانی می‌توانید برنامه خوب و قابل‌اجرایی بنویسید که محدودیت‌ها و موانع را نیز در نظر بگیرید. در واقع باید پیش‌بینی کنید مشکلات سر راه شما چیست تا بتوانید در برخورد با مشکلات عملکرد مناسبی داشته باشید.

حالا باید چه کار کنید؟ لیستی از محدودیت‌ها را بنویسید و در مقابل هر کدام از محدودیت‌ها و موانع، راهکارهایی که به ذهنتان می‌رسد را هم بنویسید تا بدانید در مواجهه با آن‌ها باید چه عملکردی داشته باشید.

برای مثال برای یک پروژه n تومان در نظر گرفتید. اگر هزینه پروژه 2n تومان شد باید چه کنید؟ وقتی از قبل به این مسائل فکر کنید، باعث می‌شود هنگام مواجهه غافلگیر و مضطرب نشوید.

5- کارهای مهم را برای آخر وقت نگذارید (قورباغه خود را نوش جان کنید)

در این مورد یک کتابی هم وجود دارد به نام قورباغه‌ات را قورت بده! در واقع باید کارهای مهم و کارهایی که سخت هستند و خیلی دوست ندارید سراغشان بروید و از آن‌ها فرار می‌کنید را در نظر بگیرید و همان آغاز روز سراغ این کارها بروید.

باید انجام این کارها در اولویت برنامه ریزی روزانه شما باشد. اگر اول روز را با انجام کارهای ساده و غیرمهم شروع کنید، دیگر انرژی و زمانی برایتان نمی‌ماند که سراغ کارهای مهم‌تر و سخت‌تر بروید. ذهن آدم‌ها اصولا آن‌ها را سراغ کارهای راحت می‌فرستد که گول بخورند و با خودشان فکر کنند بالاخره کاری انجام دادم و مفید بودم؛ اما شما گول ذهنتان را نخورید و سعی کنید اول کارهای مهم و سخت را انجام دهید.

6- زمانی را برای استراحت و تفریح در نظر بگیرید

ذهن ما بدون استراحت نمی‌تواند از تمام ظرفیت خود برای تمرکز استفاده کند. البته اگر بدون استراحت کردن و بی‌وقفه کار کنید، نه تنها ذهن شما دیگر یاری نمی‌کند، بلکه جسمتان هم خسته و فرسوده می‌شود.

شما دستگاه‌های تولیدی صنعتی در کارخانه نیستید که بدون استراحت کار کنید، انسان هستید و نیاز به استراحت دارید. حتما زمانی را برای آرامش و استراحت در نظر بگیرید و تفریحات موردعلاقه‌تان را انجام دهید. برنامه را طوری تنظیم نکنید که مدام کار کنید، چون در طولانی‌مدت آسیب‌های جدی به روح و جسم شما وارد می‌شود.

در زمان استراحت هم سعی کنید خیلی سراغ شبکه‌های اجتماعی نروید یا اگر هم سراغ گوشی رفتید زود کنار بگذارید، چون خیلی اوقات شبکه‌های اجتماعی ذهن شما را خسته‌تر می‌کنند و انرژی‌تان را می‌بلعند!

7- به خودتان پاداش بدهید

اگر توانستید برنامه‌های خود را به‌خوبی پیش ببرید و به اهدافتان برسید، به خودتان جایزه و پاداش بدهید. نیازی هم نیست جایزه بزرگ و گران‌قیمتی باشد. جایزه‌های کوچکی که خوشحال‌تان می‌کند کافیست؛ حتی خوردن یک بستنی یا دیدن فیلم. به این طریق برنامه ریزی روزانه شما بدون آن‌که کسل شوید اجرا می‌شود و برای انجام کارهایتان انگیزه می‌گیرید.

8- در آخر روز برنامه را تحلیل کنید

در آخر روز حتما فعالیت‌هایی که آن روز انجام داده‌اید را بررسی کنید و ببینید که کدام کارها انجام شده؟ کدام انجام نشده؟ چرا انجام نشده؟ چه مشکل و مانعی وجود داشته؟ همه موارد را تحلیل کنید تا به اشتباهات خود و همچنین کارهای مثبت و خوبی که در فرآیند نوشتن و اجرای برنامه انجام داده‌اید، پی ببرید.

به این طریق از انجام مجدد اشتباهات پرهیز می‌کنید و زمان بیش‌تری را به کارهایی که موفقیت‌آمیز بوده‌اند اختصاص می‌دهید.

9- زمان‌های تلف شده را حساب کنید

همه ما در طول روز زمان‌هایی را تلف می‌کنیم که گاهی این زمان‌های تلف شده، بدون این که خودمان هم چندان متوجه باشیم، خیلی زیاد می‌شود. مثلا وسط کار گوشی را برمی‌داریم تا ۱۰ دقیقه در اینستاگرام بچرخیم و دوباره برگردیم سرکارمان؛ اما به خودمان می‌آییم و متوجه می‌شویم ۲ ساعت گذشته است.

برای این که برنامه ریزی روزانه موفقی داشته باشید، یادداشت کنید که در طول روز چقدر وقتتان هدر می‌رود و این زمان را صرف چه کارهایی می‌کنید. وقتی نسبت به این موارد آگاه باشید، می‌توانید بهتر مدیریت زمان کنید.

10-توانایی و انرژی همه یکسان نیست

همان‌طور که قبلا هم اشاره کردیم باید با توجه به توانایی‌های خودتان برنامه بنویسید. نمی‌شود برای همه یک برنامه را تجویز کرد! آدم‌ها با هم فرق دارند و توانایی‌ها و میزان انرژی هیچ شخصی با دیگری یکسان نیست. ظرفیت و توانایی خودتان را بسنجید و ببینید چه زمانی از شبانه‌روز بیش‌ترین میزان انرژی را دارید، به‌قولی مورنینگ پرسن هستید یا نایت پرسن و… خلاصه بر اساس توانایی و انرژی خود برنامه مناسبی تنظیم کنید.

این اشتباهات را در برنامه ریزی روزانه انجام ندهید

از موارد زیر در برنامه ریزی روزانه جدا خودداری کنید:

• مکتوب نکردن برنامه (عده‌ای به اشتباه فکر می‌کنند نیازی به نوشتن برنامه ندارند و همه چیز را در ذهنشان ثبت می‌کنند.)
• کمال‌گرایی افراطی
• قرار دادن کارهای بیش از حد در برنامه
• عدم اولویت‌بندی مناسب
• تنبلی و اهمال‌کاری
• عدم توانایی در نه گفتن (اگر نه گفتن را یاد نگیرید نمی‌توانید برنامه‌تان را پیش ببرید.)
• انجام همه کارها توسط خودتان
• تخمین نادرست و غیرمنطقی زمان انجام کارها

طراحی جدول برنامه ریزی + چند نمونه خوب

در ادامه نمونه‌هایی از برنامه ریزی روزانه، هفتگی و ماهانه را می‌توانید ببینید.

برنامه ریزی روزانه را جدی بگیرید

در این مطلب سعی کردیم مهم‌ترین نکات و بایدها و نبایدها را درباره برنامه ریزی روزانه بگوییم تا با توجه به آن‌ها بتوانید برنامه‌ریزی موفقی داشته باشید، برنامه‌ای که بتوان به آن عمل کرد و کسل‌کننده نباشد. علاوه بر توجه به این نکات، هنگام برنامه ریزی این را هم در نظر بگیرید که آدم‌ها با هم تفاوت‌هایی دارند و برنامه‌ای که برای یک نفر دیگر جواب می‌دهد ممکن است برای شما مناسب نباشد. بیش از حد و بدون استراحت کار کردن هم نشانه موفقیت و برتری نیست. خودتان را تحت فشار نگذارید، فقط یاد بگیرید که چطور از زمان بهترین استفاده را کنید.