در این مطلب که به شرح وظایف روابط عمومی خواهیم پرداخت، نکات ارزشمندی را متذکر شدیم که اگر در واحد روابط عموی فعال هستید، توصیه می‌کنیم حتما تا انتها همراه ما باشید. اگر در سازمان شما تمامی پرسنل مسئولیت‌های خود را به خوبی انجام دهند، اما پیوندی با بیرون سازمان نداشته باشند، رسیدن به موفقیت برایتان امری بسیار دشوار خواهد بود. واحد روابط عمومی به عنوان این پیوند دهنده عمل می‌کند تا پلی میان سازمان، مشتریان و کارکنان باشد. اهمیت وظایف روابط عمومی از آن جهت بالاست که به مدیریت گردش اطلاعات بین محیط درون و بیرون سازمان می‌پردازد و سبب شکل‌گیری و نگهداری یک تصویر صحیح و حرفه‌ای از برند شما می‌شود.
به این صورت که اتفاقات درون سازمان را به مخاطبان اطلاع می‌دهد و نظرات مخاطبان را به گوش پرسنل می‌رساند؛ اما ممکن است بخواهید به طور دقیق بدانید که وظایف روابط عمومی چیست و شامل چه مواردی می‌شود. به همین دلیل توصیه می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با وظایف واحد روابط عمومی، این مطلب را تا انتها مطالعه کنید.
در ضمن اگر شما تمایل داشته باشید این مفاهیم را به صورت عملی و کاربردی یاد بگیرید، می‌توانید در دوره فروش و روابط عمومی برنادل شرکت کنید.
شرح وظایف روابط عمومی چیست؟ [9 وظیفه مهم]
همان‌طور که اشاره کردیم، وظایف روابط عمومی شرکت شما حول محور ارائه یک تصویر مناسب از برندتان به مخاطبان شکل میگیرد. از این رو کارشناسان و متخصصان این واحد موظف‌اند از طریق همکاری با دیگر واحدهای سازمانی، درک نیاز مخاطبان و در نظر داشتن اهداف کسب‌وکار، از ابزارهای ارتباطی مختلف استفاده کرده و ارتباطات معنادار و مفیدی را خلق و مدیریت کنند.
علاوه بر این، واحد روابط عمومی در شرایط بحران به کمک سازمان می‌آید و با استراتژی‌های مناسب، از خدشهدار شدن شهرت و اعتبار برند جلوگیری می‌کند. در ادامه به 9 مورد از مهم‌ترین وظایف یک روابط عمومی خوب می‌پردازیم؛ این موارد عبارتند از:
- معرفی محصولات و خدمات
- ارتباط با رسانه‌ها (یکی از متداول ترین وظایف روابط عمومی)
- ارتباط با مشتریان
- ایجاد ارتباط موثر بین افراد درون سازمان
- کمک به سازمان برای خروج از بحران
- رصد نظرات مشتریان و کاربران
- مسئولیت اجتماعی
- رایزنی و مذاکره
- برگزاری رویدادهای مختلف
در ادامه هر یک از موارد بالا را شرح خواهیم داد.
1- معرفی محصولات و خدمات
اولین و مهم‌ترین وظیفه واحد روابط عمومی آن است که محصولات یا خدمات شما را به مشتریان و مخاطبانتان معرفی کند. این کار باید با همکاری واحد بازاریابی و تبلیغات سازمان انجام گیرد و موفقیت در آن مستلزم این است که کارشناسان روابط عمومی به طور کامل از روند پیشرفت فعالیت‌های کسب‌وکار آگاهی داشته باشند.
در این صورت با کمک گرفتن از ابزارهای مختلف مانند رسانه‌های آنلاین و یا ارتباط فیزیکی، افراد بیشتری را به سوی خرید محصولات یا استفاده از خدمات شما جذب می‌کنند.
2- ارتباط با رسانه‌ها (از مهم ترین شرح وظایف روابط عمومی)
در سازمان‌های متوسط و بزرگ که ارتباط با رسانه‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است، مدیریت این ارتباط جزو وظایف روابط عمومی قرار میگیرد. کارشناسان این واحد از طریق تعامل با خبرگزاری‌ها، شبکه‌ها و وبسایت‌های مختلف، می‌توانند سازمان را برای دستیابی هر چه بیشتر به اهداف خود یاری کنند.
برای مثال در شرایطی که نیاز به اطلاع‌رسانی و تشریح تغییرات جدید سازمان وجود دارد، این رسانه‌ها می‌توانند بسیار موثر باشند. علاوه بر این، گاهی اوقات ممکن است شایعات و شبهاتی در مورد سازمان به وجود بیاید که مختصصان روابط عمومی می‌توانند از طریق رسانه‌های مختلف، اقدام به شفاف‌سازی در مورد آن‌ها کنند.
3- ارتباط با مشتریان
یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین وظایف روابط عمومی را می‌توان ارتباط با مشتریان دانست. از آن‌جایی که واحد روابط عمومی پلی میان سازمان و مشتریان است، متخصصان این حوزه باید برای ارتباط سازنده با مشتریان، مهارت‌های ارتباطی بسیار قوی داشته باشند.
در این صورت می‌توانند در پاسخگویی به مشتریان و قانع کردن آن‌ها در تماس‌های تلفنی یا مراجعات حضوری موفق عمل کنند. تعامل با مشتریان ناراضی یا عصبانی نیز هنری است که کارشناسان روابط عمومی باید برای تسلط بر آن تلاش کنند تا بتوانند رضایت این مشتریان را با روش‌های مناسب جلب نمایند.
4- ایجاد ارتباط موثر بین افراد درون سازمان
شرح وظایف روابط عمومی تنها به ارتباط با مشتریان خلاصه نمی‌شود؛ بلکه پرسنل این واحد باید تلاش کنند تا با کمک واحد منابع انسانی، ارتباطات مفید و سازنده‌ای را میان کارکنان سازمان با یکدیگر و با مدیران شکل دهند.
در صورت وجود چنین ارتباطی، افراد وظایف خود را به شکل بهتری انجام می‌دهند و گردش اطلاعات در سازمان به صورت بهینه‌تر رخ می‌دهد؛ اشتیاق و انگیزه کارمندان برای کار بالاتر می‌رود و امکان شناسایی سریع خطاها و اصلاح نابسامانی‌ها فراهم می‌شود. در این زمینه توصیه می‌کنیم مطلب چگونه روابط عمومی خود را بالا ببریم را حتما بخوانید.
5- کمک به سازمان برای خروج از بحران
هرچقدر هم که اعضای سازمان شما عملکرد فوق‌العاده‌ای داشته باشند، به وجود آمدن بحران در برخی شرایط امری اجتناب‌ناپذیر است. درز کردن یک خبر محرمانه، یک توطئه مغرضانه توسط شرکت‌های رقیب یا انتشار دیدگاه‌های منفی در شبکه‌های اجتماعی می‌تواند تهدیدی برای اعتبار سازمان شما باشد.
مدیریت این گونه از بحران‌ها و تلاش برای بازگرداندن سازمان به شرایط باثبات یکی از وظایف روابط عمومی به شمار می‌رود؛ البته با همکاری سایر پرسنل. معمولا در چنین شرایطی واحد روابط عمومی با اقداماتی نظیر ارسال بیانیه یا ارائه اطلاعات صادقانه به مشتریان، اقدام به شفاف‌سازی و حل بحران می‌کند.
6- رصد نظرات مشتریان و کاربران
از آن‌جایی که واحد روابط عمومی وظیفه ارتباط با مشتریان را بر عهده دارد، مسئولیت رصد و پیگیری نظرات و دیدگاه‌های آنان نیز در زمره فعالیت‌های این واحد قرار میگیرد.
کارشناسان روابط عمومی با بررسی مداوم شبکه‌های اجتماعی، تالارهای گفتگو و سایر پلتفرم‌ها، از نظرات کاربران در خصوص سازمان خود آگاه شده و آن‌ها را به مدیران انتقال می‌دهند. در برخی شرایط لازم است با توجه به دیدگاه‌های موجود، تصمیمات مناسبی اتخاذ شود که متخصصان روابط عمومی در این تصمیم‌گیری با سایر اعضای سازمان مشارکت می‌کنند.
7- مسئولیت اجتماعی
سازمان‌های بزرگ معمولا برای افزایش اعتبار و محبوبیت برند خود، بخشی از زمان و هزینه‌‌شان را صرف انجام امور اجتماعی و عام‌المنفعه می‌کنند که اصطلاحا به عنوان مسئولیت اجتماعی شناخته می‌شود.
بخش اعظمی از فعالیت‌های مربوط به این موضوع جزو وظایف روابط عمومی به شمار می‌رود و کارشناسان این واحد مسئولیت ایجاد ارتباط و انجام هماهگی‌های لازم را با سازمان‌های مختلف مانند سازمان‌های خیریه، مردم‌نهاد و… بر عهده دارند.
8- رایزنی و مذاکره
از جمله مهم‌ترین وظایف روابط عمومی در جهت پیشرفت و توسعه کسب‌وکار، مذاکره با سازمان‌های مختلف و ایجاد فرصت‌های همکاری سودآور است.
رایزنی با سرمایه‌گذاران و سهام‌داران، ایجاد ارتباط با افراد فعال در حوزه فعالیت سازمان و همکاری با شرکت‌های مختلف می‌تواند منجر به گسترش ابعاد کسب‌وکار و افزایش تعداد مشتریان شود و در نهایت سود بیشتری را برای کسب‌وکار به همراه داشته باشد.
9- برگزاری رویدادهای مختلف
حضور در رویدادهای مختلف مانند سمینارها، همایش‌ها، نمایشگاه‌ها و… می‌تواند نقش بسزایی در نگهداری تصویر برند و شناساندن آن به مخاطبان بیشتر داشته باشد.
برنامه‌ریزی برای حضور در این رویدادها و یا برگزاری رویدادهای مختلف توسط خود سازمان جزو وظایف واحد روابط عمومی محسوب می‌شود. چنین موقعیت‌هایی می‌تواند فرصت‌های همکاری ارزشمندی را با دیگر سازمان‌ها یا افراد به وجود آورد که به هیچ وجه نباید از آن غافل شد.
سخن پایانی درباره وظایف روابط عمومی
در این مطلب تلاش کردیم تا به شما بگوییم وظایف روابط عمومی چیست و شامل چه مواردی می‌شود. همان‌طور که دیدید، این واحد نقش پررنگی در پیشبرد اهداف سازمان و رشد و توسعه آن دارد و مدیران باید توجه کافی را به آن داشته باشند. اگر این مطلب برایتان مفید بود، آن را برای دوستانتان ارسال کنید تا آن‌ها هم با مهم‌ترین وظایف روابط عمومی در سازمان آشنا شوند.