شما هم عادت دارید چند کار را با هم پیش ببرید؟ حین ناهار خوردن پیامهای کاری را هم جواب میدهید؟ وقتی در حال تماشای فیلم هستید، مطلبی را برای اینستاگرام شرکت آماده میکنید؟ همزمان به کودکتان غذا میدهید و یک ویدیوی آموزشی در یوتیوب میبینید؟ همه این مثالهایی که گفتیم، به نوعی مالتی تسکینگ یا همان چندوظیفگی است. خیلی از افراد عادت به مولتی تسکینگ دارند و حتی این را ارزش و برتری میدانند. در این مطلب میخواهیم بررسی کنیم که مالتی تسکینگ چیست و آیا این توانایی واقعا خوب و مفید است یا نه ضررش بیشتر از منفعتش است. همچنین به این میپردازیم که مزایا و معایب Multitasking چیست و چطور میتوانیم آن را در خود تقویت کنیم.
مالتی تسکینگ چیست (Multitasking)
البته مغز انسان در لحظه فقط میتواند روی یک موضوع متمرکز شود و در واقع ما کارها را همزمان انجام نمیدهیم، بلکه چند کار را با سوئیچ کردن و بلافاصله پشت سر هم انجام دادن، پیش میبریم. نمیتوان دقیقا همزمان چند وظیفه را انجام داد، در حقیقت چیزی که اتفاق میافتد، تقسیم زمان است.
به بیان ساده اگر بخواهیم بگوییم مالتی تسکینگ چیست باید گفت مولتی تسکینگیعنی انجام همزمان چند کار.
درباره اینکه مولتی تسکینگ اساسا جزو مهارت های نرم به حساب میآید یا نه، حرف و حدیث زیاد است، با این حال به نظر میآید این کار گرچه یک مهارت است، اما به دلیل اینکه میتواند هم بُعد منفی و هم بُعد مثبت داشته باشد بهتر است بگوییم مهارت نرم نیست!
آیا مغز انسان با توانایی مالتی تسکینگ جور در میآید؟
همه ما میتوانیم همزمان دو یا چند کار را انجام دهیم، حتی بدون این که خودمان متوجه باشیم. مثلا وقتی غذا میخوریم تلویزیون هم نگاه میکنیم و با افراد سر میز هم صحبت میکنیم؛ اما در واقع همانطور که گفتیم، مغز ما فقط روی یکی از این فعالیتها تمرکز میکند و سپس فعالیت دیگری جای آن قبلی را میگیرد. این جابهجایی از یک کار به کار دیگر به قدری سریع اتفاق میافتد که احساس میکنیم چند کار را با هم انجام میدهیم.
حالا چه اتفاقی میافتد؟ مالتی تسکینگ مغز را وادار میکند خیلی سریع از فعالیتی به فعالیت دیگر جابهجا شود. خب این موضوع درباره کارهای سادهای مثل همزمان غذا خوردن و تلویزیون دیدن مشکلی ندارد؛ اما وقتی دو یا چند کار مهم و حساس را بخواهید اینگونه پیش ببرید و این را به عادت همیشگیتان تبدیل کنید، آن موقع است که مغزتان را نابود میکنید و اگر این موضوع را در کار وارد کنیم، ممکن است در برنامه ریزی روزانه هم دچار مشکل شوید.
مثالی از مولتی تسکینگ و پرش ذهنی
خب این مورد را واضحتر توضیح بدهیم. مثلا تصور کنید در حال نوشتن یک مطلب مهم هستید که جزئیات زیادی دارد و حسابی روی آن تمرکز کردهاید، همان موقع کسی صدایتان میزند و چیزی به شما میگوید.
در این موقعیت رشته افکارتان به اصلاح پاره پوره میشود، دچار پرش ذهنی میشوید و حداقل چند ثانیه طول میکشد تا بتوانید به کار قبلیتان برگردید و نوشتن را از سر بگیرید. دقیقا مولتی تسکینگ چنین کاری با ذهن انسان میکند و وقتی از کاری به کار دیگر میپرید، به مکث و وقفهای که این وسط اتفاق میافتد، اصطلاحا بهای جابهجایی میگویند.
با این وجود، به هر حال همه ما خیلی مواقع مجبور میشویم در محل کار یا هر جای دیگری مالتی تسکینگ باشیم. در این صورت، اول این که سعی کنید همزمان موضوعات خیلی مهم را با هم پیش نبرید و دوم این که روی وظایف مشابه تمرکز کنید. حالا در ادامه دقیقتر توضیح میدهیم که چطور میتوان معایب مولتی تسکینگ را به حداقل رساند.
معایب مالتی تسکینگ چیست؟
این که بتوانید چند کار را همزمان پیش ببرید، گاهی اوقات نقطه قوت شما محسوب میشود، بهخصوص در محل کار؛ اما اگر در مولتی تسکینگ اغراق کنید، از معایب آن هم در امان نخواهید ماند! موارد زیر را بخوانید تا بیشتر متوجه منظور ما شوید:
- کاهش کارایی و بهرهوری با مولتی تسکینگ
- افزایش احتمال خطا کردن (به ویژه اگر کارها پیچیده باشند)
- کاهش تمرکز و افزایش حواسپرتی
- تاثیر منفی روی حافظه کوتاهمدت
- افزایش استرس بابت تمام نشدن یا اشتباه انجام دادن کارها
- کاهش خلاقیت
آیا مولتی تسکینگ مزیتی هم دارد؟
این همه از مشکلات و معایب multitasking گفتیم، اما مولتی تسکینگ همیشه هم بد نیست. در حقیقت چندوظیفگی یا همان مولتی تسکینگ گاهی اوقات به ما کمک میکند که کارها را سریعتر پیش ببریم و در به نتیجه رساندن پروژهها موفقتر عمل کنیم. اکثرا کارفرمایان بهخصوص در استارتآپها این مهارت را از کارمندان خود میخواهند؛ اما حواستان باشد این کار را به عادت تبدیل نکنید.
چرا مولتی تسکینگ احساس خوبی در افراد ایجاد میکند؟
بعضی از افراد از این که توانایی مالتی تسکینگ دارند و میتوانند چندین کار را با هم پیش ببرند، حس خوبی میگیرند و به نوعی احساس ارزشمندی و مفید بودن میکنند. حتی گاهی افراد اگر نتوانند روی چندین کار تمرکز کنند، احساس سرخوردگی و ناامیدی کرده و فکر میکنند توانمند نیستند.
حالا ببینیم چرا مولتی تسکینگ به افراد حس خوبی میدهد؟ هورمون دوپامین مسئول خوشی و لذت و همچنین پاداشدهی در مغز است. وقتی مولتی تسکینگ باشیم و کارهای زیادی انجام دهیم، این هورمون در مغز ترشح شده و باعث میشود احساس خوشی و رضایت کنیم. لزوما نیاز نیست کار بزرگ و خاصی کنیم، همین که چند کار حتی کوچک را با هم انجام دهیم احساس میکنیم مفید هستیم، در نتیجه هورمون بیشتری تولید میشود و از چندوظیفگی لذت میبریم.
با این روشها مالتی تسکینگ را در خود تقویت کنید
گفتیم که نباید به مولتی تسکینگ عادت کرد، اما multitasking گاهی اوقات میتواند به شما در انجام کارهایتان کمک کند؛ به همین خاطر بد نیست روشهای تقویت مولتی تسکینگ را یاد بگیرید و بدانید که چطور باید معایب مولتی تسکینگ را کاهش داد. در واقع به این مسئله میپردازیم که چطور میشود اثرات منفی مولتی تسکینگ را کم کرد و آن را بهبود بخشید.
به اولویتبندی و برنامهریزی اهمیت دهید
برای این که کارهایتان درست پیش برود، بهخصوص اگر قرار است چند کار را با هم جلو ببرید، هیچ چیزی مهمتر از برنامهریزی و اولویتبندی نیست. قبل از شروع روز یا حتی از شب قبل، لیستی از اهداف و کارهایتان بنویسید و دقت کنید که منطقی و واقعگرایانه باشند، برای هر کدام اولویت تعیین کرده و برنامهریزی کنید.
وقتی این کار را انجام دهید، در واقع به ذهنتان نظم میدهید، میزان استرس شما کاهش پیدا میکند و کارها با دقت و سرعت بیشتری انجام میشوند. به این ترتیب میتوانید مهارت مالتی تسکینگ را بهبود ببخشید. در ضمن برای مدیریت زمان و انجام کارهایتان میتوانید از نرمافزارهایی مثل ترلو استفاده کنید.
کارهای مرتبط و مشابه را با هم پیش ببرید
وقتی شما بین وظایف مختلف جابهجا میشوید و چندین کار را با هم انجام میدهید، همین مولتی تسکینگ میتواند باعث به هم ریختن ذهن، کم شدن تمرکز و اتلاف وقت شما شود. برای این که چنین مشکلاتی را به حداقل برسانید، باید وظایف مشابه و فعالیتهایی که به هم مرتبط هستند را انتخاب کنید. در این صورت راحتتر میتوانید بین وظایفتان جابهجا شوید و از یک کار به کار دیگر بپرید! به حافظه کوتاه مدت خود نباید بیش از حد اطلاعات متنوع بدهید.
در نقطه مقابل اگر ماهیت کارها خیلی با هم متفاوت باشد و نقطه اشتراک نداشته باشند، بازدهی شما پایین میآید، تمرکزتان را از دست میدهید، میزان دقت کاهش مییابد و در نهایت زمان را از دست میدهید و کوهی از کارهای ناتمام برایتان باقی میماند. پس اگر سراغ مالتی تسکینگ هم میروید، ترجیحا کارها مشابه یکدیگر باشد.
حواسپرتیهای مداوم یعنی از دست دادن تمرکز
دنیای امروز، دنیای حواسپرتی است. این روزها همه ما به قدری مشغله داریم که مدام حواسمان به موضوعات ریز و درشت پرت میشود و تمرکزمان را از دست میدهیم. وقتی هم تمرکز پایین بیاید باعث میشود کارها به تعویق بیفتد. حالا چاره چیست؟ باید تا حد امکان عوامل حواسپرتی را از خود دور کنید!
عوامل حواسپرتی چیست؟ شبکههای اجتماعی که بین کارتان مدام آنها را چک میکنید، پیامها و ایمیلها، موبایلی که وقت و بیوقت زنگ میخورد، همکارتان که وسط کار شما را صدا میزند و…
تمام فعالیتهایی که باعث حواسپرتی شما میشوند را متوقف کنید و زمان مشخصی را برای انجام آنها در نظر بگیرید. مثلا یک ساعت گوشی را کنار بگذارید و با تمرکز کار کنید و بعد از آن، ۱۰ دقیقه سراغ شبکههای اجتماعی بروید یا به ایمیلها جواب دهید. نکته دیگر این که قبل از شروع کار از اطرافیانتان بخواهید در مدت زمانی که مشغول هستید اگر کار واجبی ندارند شما را صدا نکنند تا بتوانید تمام حواستان را صرف انجام کارهایتان کنید.
بدون استراحت بازدهی شما به شدت کم میشود
مالتی تسکینگ واقعا کار راحتی نیست و فرآیند پیچیدهای است. همین که بخواهید چند کار را با هم پیش ببرید، دشواریهای زیادی دارد و میتواند کارایی و بهرهوری را کاهش دهد، چه برسد به این که استراحت هم نکنید و بخواهید مدام و پشت سر هم کار کنید.
مولتی تسکینگ بدون وقفه و استراحت، شاید برای مدتی کوتاه فشار زیادی به شما نیاورد، ولی اگر همینطور پیش بروید و استراحت نکنید، ناگهان از پا میافتید و دیگر ذهن و بدنتان از عهده یک کار هم برنمیآید، مولتی تسکینگ که پیشکش! بنابراین هم بین کارهایتان، استراحتهای کوتاه در نظر بگیرید، هم این که بعد از چند ماه کار فشرده سعی کنید حتما دو سه روزی تعطیل کنید و به سفر بروید یا به هر حال کاری کنید که انرژی دوباره بگیرید.
گاهی کارها را واگذار کنید
بعضیها فکر میکنند هر طور شده باید همه کارها را خودشان انجام بدهند و کلا به واگذاری کارها هیچ اعتقادی ندارند! این تفکر کاملا غلط است. شما که ربات نیستید، اگر نیاز شد بخشی از کارهایتان را واگذار کنید تا برای کارهای مهمتر، تمرکز و زمان کافی به دست آورید.
وقتی قسمتی از کارهایتان را به دیگری بسپارید، روزانه میتوانید به کارهای بیشتری برسید و مهارت مالتی تسکینگ را در خود تقویت کنید.
آنچه درباره مولتی تسکینگ گفتیم
در این مطلب مهمترین نکاتی را که باید درباره مالتی تسکینگ بدانید توضیح دادیم. فراموش نکنید که توانایی همه آدمها یکسان نیست. شما هر چقدر هم برای تقویت مهارت مولتی تسکینگ تلاش کنید، باز هم ممکن است زمانی که میخواهید چندین کار را با هم پیش ببرید، دچار استرس و آشفتگی شوید. در این صورت کارهایتان را آرامتر پیش ببرید و وظایف و فعالیتهایتان را کمتر کنید تا کیفیت انجام کارها پایین نیاید. در ضمن این را هم یادتان باشد که اگر کارها را به روش مولتی تسکینگ پیش بردید، بعد از این که همه کارها انجام شد و پروژه به پایان رسید، حتما زمانی را به بازبینی و بررسی مجدد اختصاص دهید تا مطمئن شوید اشتباهی صورت نگرفته است. به هر حال در روش multitasking احتمال بروز اشتباه بیشتر است.