حسابداری انبار چیست؟ شرح وظایف حسابدار انبار

در تمامی کسب‌وکارها و کارخانجاتی که به تولید محصول مشغول هستند، موجودی انبار بدون تردید یکی از مهم‌ترین عناصر برای تعیین سود و زیان کسب‌وکار به شمار می‌رود. از این رو وجود یک سیستم جامع و دقیق برای شناسایی و تعیین ارزش مالی موجودی انبار امری ضروری است. اینجاست که پای حسابداری انبار به میان می‌آید. یک سیستم حسابداری انبارداری به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بتوانند سود خالص خود را به صورت شفاف تعیین کرده و برای تصمیمات آتی خود برنامه‌ریزی بهتری داشته باشند. این نوع از حسابداری با اطلاعات مالی مرتبط با تولید، خرید و فروش محصولات سروکار دارد. اگر دوست دارید در مورد حسابداری انبار و نکات پیرامون آن اطلاعات بیشتری کسب کنید، ما این مطلب را به همین موضوع اختصاص داده‌ایم؛ پس تا پایان همراهمان باشید.

حسابداری انبار چیست؟

حسابداری انبار مانند حسابداری دولتی، منابع انسانی، حقوق و دستمزد و… یکی از زیرشاخه‌های علم حسابداری است و به مجموعه‌ای از عملیات و فرآیندهای حسابداری اطلاق می‌شود که به منظور تعیین ارزش موجودی انبار صورت می‌گیرد. منظور از تعیین ارزش، مشخص شدن مقدار و تعداد محصولات موجود در انبار نیست؛ بلکه مقصودِ حسابداری انبار شناسایی ارزش مالی موجودی انبار است. در طی فرآیند حسابداری انبارداری، عملیات دیگری تحت عنوان انبارگردانی نیز انجام می‌گیرد که مربوط به تعیین میزان موجودی انبار است. این دو فرآیند در پایان هر دوره مالی انجام می‌شوند که معمولا در اغلب سازمان‌ها این دوره یک‌ساله است؛ با این وجود، برخی از کسب‌وکارها نیز دوره‌های مالی ۳ ماهه یا 6 ماهه را برای این کار در نظر می‌گیرند. در هر دو حالت ضروری است که بر اساس استانداردهای حسابداری، دست کم هر یک سال یک بار فرآیندهای انبارگردانی و حسابداری انبار صورت گیرند.

اهمیت و مزیت‌های حسابداری انبار

برای کسب‌وکارهایی که محصولات فیزیکی به بازار عرضه می‌کنند، حسابداری انبار و در کنار آن انبارگردانی اهمیت بسیار زیادی دارد. چرا که موجودی انبار در حقیقت تعیین‌کننده دارایی تجاری یک سازمان است و تأثیر مستقیمی در سود و مالیات پرداختی آن دارد. از این رو مدیران یک کسب‌وکار با تکیه بر اطلاعات موجودی انبار و گزارشات حاصل از انبارگردانی، در مورد مسائل مختلفی تصمیم‌گیری می‌کنند. از جمله این مسائل می‌توان به هزینه نگهداری موجودی انبار، زمان سفارش مواد اولیه، چگونگی تأمین مالی برای خرید کالا، تأمین کالا در زمان مناسب، جلوگیری از کمبود مواد اولیه، میزان تولید محصولات، کنترل میزان خروجی محصولات و… اشاره کرد. همه این بررسی‌ها به کمک حسابداری انبارداری امکان‌پذیر بوده و هدف نهایی آن دستیابی به وضعیت کمی و کیفی کالاها و در نهایت افزایش سود خالص شرکت است.

از جمله مزایای دیگر حسابداری انبار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تحویل، نگهداری و توزیع صحیح و سریع کالاها
• کنترل دقیق موجودی انبار و جلوگیری از کمبود یا ازدیاد بیش از حد آن
• صرفه‌جویی در هزینه‌ها و سرمایه در گردش
• اطمینان از وجود مقادیر کافی مواد اولیه و دریافت سفارش متناسب با آن
• امکان تولید کالا در بازه زمانی تعیین شده
• برآورد زیان مالی توسط قیمت‌های ثبت شده در صورت ورود خسارت
• کنترل و تسهیل عملیات حسابداری و تعیین ارزش واقعی دارایی‌های سازمان از طریق ثبت لیست محصولات موجود

انواع موجودی‌ها در انبار

یکی از مهم‌ترین نکات در حسابداری انبار، تعیین نوع موجودی انبار است. شاید تصور کنید که موجودی انبار صرفاً شامل کالا یا محصول تولید شده توسط یک شرکت می‌شود؛ در صورتی که کسب‌وکارهای مختلف بسته به اینکه تولیدی، بازرگانی یا خدماتی هستند، می‌توانند انواع مختلفی از موجودی را در انبارهایشان نگه‌داری کنند که هر کدام ویژگی‌های مخصوص به خود را دارند. در فرآیند حسابداری انبار لازم است تمامی این موجودی‌ها مورد بررسی و اندازه‌گیری قرار بگیرند و به طور کامل ثبت شوند.

انواع موجودی انبار شامل موارد زیر است که در ادامه به معرفی آن‌ها می‌پردازیم:

• مواد اولیه یا مواد خام
• مواد مصرفی برای تولید کالا
• کالای تولید شده
• اجناس خریداری شده
• مواد در جریان تولید کالا

مواد اولیه یا مواد خام

در شرکت‌ها و کارخانجاتی که به تولید محصول می‌پردازند، بخش مهمی از موجودی انبار را مواد اولیه تشکیل می‌دهد. با توجه به نقش کلیدی این مواد در تولید محصولات، وجود میزان کافی از آن‌ها در زمان مورد نیاز و برای فعال بودن خط تولید بسیار حائز اهمیت است.

مواد مصرفی برای تولید کالا

گروهی دیگر از موجودی‌ها که باید در حسابداری انبار مورد توجه قرار بگیرند، موادی هستند که به طور مستقیم در فرآیند تولید نقشی ندارند؛ اما وجود آن‌ها برای تولید محصولات نیاز است. برای مثال لوازم‌تحریری که در یک واحد تولیدی توسط پرسنل استفاده می‌شود، جزو مواد مصرفی برای تولید کالاست که به عنوان دارایی سازمان محسوب نمی‌شود.

کالای تولید شده

مهم‌ترین نوع موجودی که بیشترین تأثیرگذاری را در سود شرکت دارد، کالاها و محصولات تولید شده است. کنترل موجودی این نوع از کالاها به جهت رعایت توازن بین میزان موجودی و حجم تقاضای بازار بسیار اهمیت دارد. چرا که اگر موجودی محصول تولید شده کمتر از تقاضای بازار باشد، سود بالقوه سازمان از بین رفته و در صورت بالاتر بودن موجودی، هزینه اضافی جهت نگهداری آن در انبار به سازمان تحمیل می‌شود.

اجناس خریداری شده

شرکت‌های بازرگانی برخلاف شرکت‌های تولیدی، هیچ گونه محصولی تولید نمی‌کنند؛ بلکه محصولات تولید شده توسط شرکت‌های دیگر را خریداری کرده و بدون اعمال تغییر، آن‌ها را به بازار هدف خود عرضه می‌نمایند. برای این گونه از کسب‌وکارها، اجناس خریداری شده جزو موجودی انبار قرار می‌گیرند.

مواد در جریان تولید کالا

آخرین گروه از انواع موجودی‌ها که باید در حسابداری انبارداری لحاظ شوند، دسته‌ای از مواد هستند که جزو مواد اولیه محسوب نمی‌شوند؛ اما هنوز هم به محصول نهایی تبدیل نشده و در میانه فرآیند تولید قرار دارند. این گونه از موجودی‌ها در فرآیندهای تولید کارگاهی بسیار مشاهده می‌شوند. در این فرآیندها قسمت‌های مختلف محصول در بخش‌های جداگانه‌ای از خط تولید ساخته می‌شوند و ممکن است مدتی را به عنوان کالای در جریان تولید، در انبار قرار بگیرند. گاهی اوقات هم ممکن است خط تولید به دلایلی متوقف شده و کالاهای نیمه‌آماده تا شروع مجدد فرآیند، وارد انبار شوند.

اصول حسابداری انبار چیست؟ (بررسی اسناد قابل بررسی)

تا به اینجا با هم دیدیم که حسابداری انبار چیست و چه اهمیتی دارد. همچنین با انواع موجودی انبار هم آشنا شدیم. در گام بعدی لازم است تا اولین و مهم‌ترین کاری که باید در حسابداری انبار انجام شود را بشناسیم. این کار شامل شناسایی و بررسی اسناد مختلف مرتبط با انبار است که به 4 دسته تقسیم می‌شوند:

• اسناد خرید در حسابداری انبار
• اسناد انتقالی بین انبار
• بهای تمام شده سند تولید شده
• بهای تمام شده کالای صادره

بررسی این اسناد در حسابداری انبارداری از آن جهت مهم است که همگی آن‌ها با مواد اولیه، فعالیت‌های در حال انجام و کالاهای موجود در انبار مرتبط هستند و می‌توانند تصویر شفاف و روشنی از موجودی انبار و اطلاعات مربوط به آن به شما ارائه دهند. در ادامه به بررسی هر یک از این اسناد می‌پردازیم.

اگر دوست دارید در حوزه حسابداری و امور مالی به یک متخصص تبدیل شوید، ما به شما پیشنهاد می‌کنیم که در دوره اصول حسابداری و مالی برنادل شرکت کنید. شما با حضور در این دوره قادر خواهید بود مهارت‌های خود را برای ورود به بازار کار تا حد بسیار زیادی بالا ببرید.

اسناد خرید در حسابداری انبار

با توجه به اهمیت بالای هزینه‌ها در حسابداری، باید تمامی هزینه‌های صرف شده همراه با کلیه جزئیات اعم از تخفیف‌ها، ارزش‌های افزوده و مشخصات طرفین معامله مطابق با فاکتورهای موجود در اسناد خرید ذکر شوند. علاوه بر این، ثبت هزینه‌های جانبی مانند هزینه گمرک، حمل‌ونقل و… نیز ضروری است و بدون این کار نمی‌توان قیمت نهایی خرید را مشخص کرد.

اسناد انتقالی بین انبار

در جریان تولید محصولات در یک سازمان، ممکن است مواد اولیه، مواد در جریان ساخت یا کالاهای تولید شده بین بخش‌های مختلف جابه‌جا شوند. برای انجام این نقل و انتقالات باید قیمت سند حواله انتقالی انبار مبدأ تعیین شود که مبلغ آن برابر با بهای سند ورود مواد به انبار مقصد است. تنظیم این سند در فرآیند حسابداری انبار به برآورد هزینه‌ها، قیمت محصول و بررسی تطابق هزینه سند مواد وارد شده با خود مواد کمک می‌کند.

اسناد بهای تمام شده محصول نهایی

منظور از بهای تمام شده یک محصول در حقیقت تمام هزینه‌هایی است که برای تولید یک کالا صرف شده است. تهیه سند مربوط به بهای تمام شده امر بسیار دشوار و چالش‌برانگیزی در فرآیند حسابداری انبار است. زیرا علاوه بر هزینه مواد مصرفی برای هر محصول، بسیاری دیگر از هزینه‌های جانبی مانند هزینه گمرک، حمل‌ونقل، انبارداری، خرید مواد اولیه و… نیز همگی بر بهای تمام شده محصول تأثیرگذار هستند که باید به طور دقیق محاسبه شوند.

بهای تمام شده کالای خارج شده از انبار

در حسابداری انبار باید برای هر کالایی که از انبار خارج می‌شود، یک قیمت نهایی در نظر گرفت. برای این کار لازم است از سیستم‌های ارزیابی موجودی استفاده کرد که به شرکت‌ها برای استخراج و محاسبه اطلاعات مالی مورد نیاز در مورد هزینه‌های نوسانی و درآمدهای خود کمک می‌کند. دو سیستم ارزیابی موجودی وجود دارد که می‌توان از آن‌ها استفاده کرد:

• سیستم ارزیابی ادواری موجودی
• سیستم ارزیابی دائمی موجودی

سیستم ارزیابی ادواری موجودی

در کسب‌وکارهایی که دارای محصولات متنوع با بهای تمام شده پایین هستند، می‌توان از سیستم ارزیابی ادواری موجودی استفاده کرد. با استفاده از این سیستم، مبلغ کالاهای موجود تنها در پایان دوره مالی محاسبه شده و ارزش مالی آن‌ها بر اساس روش‌های گردش بهای تمام شده تعیین می‌شود. در نهایت بهای تمام شده کالای خروجی پایان دوره مالی از طریق کسر ارزش آن از بهای تمام شده کالای در دست محاسبه می‌گردد.

سیستم ارزیابی دائمی موجودی

استفاده از روش ارزیابی دائمی موجودی در حسابداری انبار، امکان ثبت مستمر و لحظه‌ای میزان تغییرات موجودی کالا را به شما می‌دهد. در این صورت نیازی به شمارش موجودی کالا در پایان دوره‌های مالی وجود نخواهد داشت. این موضوع تنها می‌تواند برای شرکت‌هایی با دوره‌های مالی کوتاه‌مدت (3 ماهه یا 6 ماهه) نکته مثبتی تلقی شود. چرا که تمامی سازمان‌ها موظف‌اند حداقل یک بار در سال، موجودی کالای پایان دوره را شمارش و تأیید کنند.

وظایف حسابدار انبار چیست؟

برای آن که محاسبات حسابداری انبارداری به صورت دقیق و بدون خطا انجام شود، حضور یک حسابدار انبار در سازمان لازم و ضروری است. چنین فردی می‌تواند اسنادی که پیش‌تر به آن‌ها اشاره کردیم را بررسی نموده و ارزش موجودی انبار را تعیین کند. با توجه به اهمیت بالای حسابداری انبار و برخورداری آن از جزئیات فراوان، حسابدار انبار دارای وظایف مختلفی است که عبارت‌اند از:

• نوشتن دفتر کل گزارش‌ها
• تنظیم و تحلیل گزارش موجودی انبار به صورت مستمر
• کنترل و برآورد هزینه‌های صورت گرفته
• کنترل فاکتورهای خرید مواد اولیه یا فروش محصولات
• دریافت سفارش‌ها و مطابقت دادن آن‌ها با موجودی انبار
• تشخیص اختلاف موجودی انبار با داده‌های ثبت شده
• کنترل ورود و خروج افراد
• تبدیل ارزش کالا به ارزش ریال
• همکاری با دیگر حسابداران در بخش‌های مختلف شرکت
• نگهداری مدارک و ارسال آن‌ها به مدیران شرکت

روش‌های مختلف ریالی کردن اسناد در ارزیابی موجودی

همان‌طور که اشاره کردیم، یکی از وظایف حسابداران در فرآیند حسابداری انبار، تبدیل ارزش کالا به ارزش ریال است. این کار در حقیقت برای ارزیابی و ثبت موجودی انبار انجام می‌گیرد و مطابق با اصول حسابداری، 4 روش اصلی برای آن وجود دارد:

• روش اولین صادره از اولین وارده – First in First out (FIFO)
• روش اولین صادره از آخرین وارد – Last in First out (LIFO)
• روش میانگین موزون و میانگین متحرک -Weighzed average
• روش شناسایی ویژه – Specific identification

روش اولین صادره از اولین وارده –   First in First out (FIFO)

روش فایفو رایج‌ترین روش ارزیابی موجودی‌ها در حسابداری انبار است که توسط اغلب کسب‌وکارها، به خصوص کسب‌وکارهای دارای موجودی فاسد شدنی مورد استفاده قرار می‌گیرد. بر اساس این روش، فرض می‌شود که قدیمی‌ترین کالاهای موجود در انبار زودتر از سایر کالاها به فروش رسیده‌اند؛ یعنی کالایی که زودتر وارد انبار شده (First in)، زودتر از بقیه هم ار انبار خارج می‌شود (First out). بسیاری از شرکت‌ها این روش را به کار می‌برند تا بتوانند موجودی‌های قدیمی‌تر خود را زودتر به فروش برسانند. به همین دلیل، محاسبه بهای تمام شده کالاهای فروخته شده با این روش نشان‌دهنده ارزش کالا خواهد بود.

روش اولین صادره از آخرین وارده –   Last in First out (LIFO)

روش لایفو دقیقاً نقطه مقابل متد فایفو است و در آن، جدیدترین کالاهای خریداری یا تولید شده، زودتر از بقیه کالاها به فروش می‌رسند. در حقیقت کالایی که دیرتر از همه وارد انبار شده (Last in)، زودتر از همه از انبار خارج می‌شود (First out). در صورت استفاده از این روش برای حسابداری انبار، جریان خروج هزینه برعکسِ جریان ورود هزینه بوده و مخارج رابطه نزدیکی با درآمدهای جاری خواهند داشت. این امر سبب تناسب هزینه‌ها با درآمد شده و در صورت وجود روند صعودی در درآمدها، جریان سود ناخالص و مالیات بر درآمد را به میزان کمتری محاسبه می‌کند. نتیجه آن نیز بهبود وضعیت نقدینگی و گردش وجوه نقد خواهد بود. با وجود مزیت‌هایی که این روش دارد، عیب بزرگ آن این است که تصویر نادرستی از ارزش موجودی ارائه می‌دهد؛ چرا که قیمت‌های ایجاد شده توسط آن در طول سال به شدت دچار نوسان می‌شوند.

روش میانگین موزون و میانگین متحرک –   Weighzed average

بر اساس این روش، ارزش نهایی موجودی کالا بر اساس میانگین بهای تمام شده اقلام خریداری و فروخته شده در یک دوره حسابداری خاص تعیین می‌شود. اگر کسب‌وکار شما در یک دوره مالی معین نوسانات شدید قیمتی را تجربه می‌کند، این روش ممکن است انتخاب مناسبی برای ارزیابی موجودی در حسابداری انبار نباشد؛ چرا که تفاوت‌های فاحش قیمتی سبب ایجاد اختلال در محاسبات می‌شود.

فرض کنید در ابتدای سال 40 کالا به ارزش هر کدام 10 ریال خریداری می‌کنید. در اواسط سال 30 کالای دیگر هر کدام به قیمت 15 ریال سفارش می‌دهید. در انتهای سال هم 20 محصول دیگر به قیمت 20 ریال می‌خرید. در این شرایط، موجودی شما 90 محصول است و در انتهای دوره مالی 15 عدد از آن‌ها را به فروش می‌رسانید. با این فرض، برای تعیین بهای تمام شده کالاهای فروش رفته باید از روش میانگین موزون استفاده کنید. بر اساس این روش، شما به طور کل مبلغ 1250 ریال برای خرید 90 کالا هزینه کرده‌اید که برابر است با میانگین 13.89 ریال برای هر کالا.

روش شناسایی ویژه – Specific identification

در روش شناسایی ویژه، همان‌طور که از نامش پیداست، هر یک از کالاهای موجود در انبار از زمان ورود به انبار تا هنگام فروش ردیابی می‌شوند. شما برای استفاده از این روش در محاسبات حسابداری انبارداری، باید بتوانید هر یک از محصولات را با تگ RFID  یا شماره سریال مخصوص به خود ردیابی کنید. به همین دلیل، با وجود اینکه این روش دقت ارزیابی موجودی‌ها را تا حد زیادی بالا می‌برد، اما تنها برای کالاهای باارزش و کمیابی که نسبت به سایر کالاها تعداد بسیار کمتری دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرند. کالاهایی که ویژگی‌های خاص و منحصربه‌فردی دارند و معمولاً گران‌قیمت هستند، مانند جواهرات و آثار هنری، گزینه‌های مناسبی برای استفاده در این روش محسوب می‌شوند.

سخن پایانی

در این مطلب به بررسی حسابداری انبار پرداختیم و با دلایل اهمیت آن و روش‌های بررسی موجودی انبار در سازمان‌های مختلف آشنا شدیم. این شاخه از حسابداری به دلیل تأثیر مستقیم موجودی بر روی سود و زیان شرکت، از اهمیت فوق‌العاده بالایی برخوردار است و باید بسیار مورد توجه قرار گیرد. دیدگاه شما در مورد حسابداری انبار چیست؟ اگر تجربه‌ای در خصوص این نوع از حسابداری دارید، حتما آن را در قسمت دیدگاه‌ها با ما به اشتراک بگذارید.